「幼・青・老の共生」のスローガンのもと、本社の福岡県北九州市から有料老人ホームを中心とした介護事業を全国展開している、株式会社さわやか倶楽部様。

 

同社は、コロナ禍における介護業界の変化への対応や、膨大な契約締結業務の効率化を図るため、電子契約サービスの選定に着手し、ジンジャーサインをご導入いただきました。

 

また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とジンジャーサインを組み合わせた契約書フォーマットへの情報入力作業の自動化に向けて、現在社内検証を進められています。

 

ジンジャーサインの選定理由や今後の活用方法、具体的に削減した費用について、株式会社さわやか倶楽部の取締役の石本様と親会社である株式会社ウチヤマホールディングス総務部長の川上様にお話を伺いました。

電子契約サービス導入の背景

「対面での説明に課題を感じていた」

―ジンジャーサインを導入する以前に御社内で抱えていた課題をお伺いできればと思います。

 

石本様：コロナ禍により、入居者様のご家族と対面でお話しすることができなくなったことが大きな課題でした。

 

介護のご契約の際は、施設や費用の説明に加え、重要説明事項の説明や事故に対するリスクの説明など、お話しすることが多岐に渡るため契約をするために1時間以上お話しすることもございました。

 

このような状況から、契約がスムーズに進まないことはもちろん、対面での説明ではご家族の方々にご心配をかけてしまうということから、顔を合わせず契約締結が可能な電子契約サービスの導入検討を始めました。

 

川上様：契約書は入居契約書や利用契約書など複数あるため、保管がかさばりますし、書面をすぐに取り出しての内容確認が難しいです。また、契約締結後の契約書の確認作業の手間もグループ全体で省いていきたいと思っておりました。

 

―全国に拠点があると思いますが、各拠点で契約書を締結する際はどのようなフローで契約締結をしていたのですか。

 

石本様：基本的には各拠点で契約締結を進めるのですが、契約書への押印はすべて本社でおこなっていました。

 

そのため、北海道から九州までのすべての施設で契約締結の際は契約書を一度本社に送るという工数が発生しておりました。

 

川上様：さらに契約に関する行政の実地指導を現場で対応する必要があるため、押印後の原本は各拠点に本社から送り返すという工数が発生します。

 

石本様：在宅系のデイサービスに関しては契約書の作成を各拠点でおこなっており、行政の実地指導のためにエリアマネージャーが現地に行き、契約書を1から全部確認する必要がありました。

 

そのため電子契約サービスを導入すれば、現地に行く際の手間が大幅に削減できる点もメリットと感じています。

ジンジャーサインに導入を決めた理由

―そういった業務効率やコスト面の課題があって電子契約サービスを検討される中、選定ポイントはどの部分だったのでしょうか。

 

川上様：複数の会社から電子契約サービスの詳細は聞いていましたが、他社様と比べてジンジャーサインは価格が圧倒的に安いにも関わらず、機能も充実していました。

 

契約の締結だけでなく、契約書の保管や管理が同じシステム内でできることは非常に魅力でしたが、さらに魅力だったのがセキュリティの部分です。

 

他社様の電子契約サービスですと、サービスを扱う社員が誰でも管理権限などの情報を変更できてしまいました。

 

ジンジャーサインなら、本部の社員だけが管理権限を持つ設定ができるため、セキュリティ面が安全かつ運用しやすいと感じました。

 

―ありがとうございます。本部様で権限を管理統制できる安心感や電子データの保管・管理など費用対効果も含めてマッチしていたことがわかりました。

RPAを活用して更なる業務効率UPへ

 

―これから契約書作成をRPAで自動化する動きがあると聞いております。

 

川上様：はい、来月の中旬からRPAを活用して自動で契約書を作成できるかテストをする予定です。

 

新規の入居者様の情報をデータ化し抽出することは成功しているので、このデータをジンジャーサインの契約書フォーマットへ反映させることで、契約書作成を自動化したいと思っています。

 

―そのようなRPAの取り組みを御社がされるのはどういった背景があるのでしょうか。

 

川上様：デイサービスやショートステイまで含めると月間で数百件の契約書の新規作成があります。事業所の規模が増えるごとに新規作成する契約書の件数やそれに伴う郵送作業が増えていきます。

 

現状のフローですと、事業所から総務に契約書が郵送されて、会社の印鑑を押したものを事業所に返送して、そこから御家族様にお渡しする流れとなります。契約書締結に関する各事業所負担を軽減することで事業所の担当者が入居者様へのサービス提供業務に集中する時間を増やすことができると考えております。

 

今後、新規施設開設やM&A等で事業規模が急激に拡大した場合、人の手だけでは現在の作業に対応しきれなくなると思い、RPAに着手しました。いきなりすべての業務を効率化しようとするのではなく、まずはグループ全体の業務の中でも10～20%くらいを試験的に対応することで、体制を整える基礎を築いていこうと思っております。

 

―ありがとうございます。ご利用予定の契約書の種類は何でしょうか。

 

石本様：契約書は入居契約書と重要事項説明書、利用契約書が中心です。契約書以外ですと同意書や入居の際に必要となるものの通知書なども電子化し、ジンジャーサインで入居者様のご家族にお送りできればと思っています。

 

―月間の締結数はどのくらいになりますか。

 

川上様：新規入居で150件ぐらいです。

 

石本様：今管理できていないショートステイやデイサービスも含めると、合計300件ぐらいになります。
これらの契約工数が削減できることもメリットですが、契約締結までのリードタイムが短縮できるのも大きなメリットです。

 

川上様：例えば北海道からだと契約書が本部に届くまでに2日間はかかります。郵送の内容で不備があればまた戻さなければならないこともあるので、早くても契約締結までに1週間はかかっていました。

 

これが即日締結完了となるのですから、我々はもちろん入居者のご家族にとってもありがたいサービスです。

ジンジャーサインで契約書1通あたりの送信料を約85%削減可能

―契約にかかる工数や郵送費のコストは、ジンジャーサインによってどのくらい削減できそうでしょうか。

 

川上様：契約締結をおこなう際、本社と事業所間、事業所とご家族様間で合計二往復の郵送がおこなわれています。契約書はレターパックで郵送しているので、一回の契約締結に約1500円かかっていることになります。

 

また、入居に関する契約だけでも月間約150件なので、年間300万円程度の郵送費が発生していたと思います。

 

―ITへの理解が一定増えて電子契約の締結数も増えれば、コストカットのメリットがより大きくなりますね。

 

川上様：今は一部の契約書のみの電子化にとどまっていますが、徐々に活用が進めばさらに費用メリットは大きくなっていきます。

 

活用状況が1年で大きく変わらなくても、5年後もしくは10年後を考えた場合、スマートフォンの普及率などを見ると電子契約に対する理解が深まり利用率が上がることが見込まれます。それがこれから続いていくと思えば現在試算できる年間数百万円より更に大きな費用メリットになると考えています。

 

―ジンジャーサインを今後どのように利用していきたいですか。

 

川上様：入居契約以外にも請負契約の契約書も対応できれば、十数万かかっていた印紙代も削減できるので非常にありがたいです。

 

各従業員と締結する労働契約書も同じように、本社と事業所で郵送し合っているため、ジンジャーサインに入社書類を全部設定して業務効率化できれば、利用する部署も広がってグループ全体のメリットが大きくなることが期待できます。

 

石本様：人事書類も同じく、現場で契約して1回本社に郵送してまたそれを返送しているため、非効率だと感じています。

 

川上様：人事書類の情報入力作業もRPAとジンジャーサインで代替できることが見込まれます。入社書類の作成も必要情報を事業所からシステムに入力してもらい、入った情報を抽出して、RPA上で書類作成したものをジンジャーサインで各職員に送付するなどのイメージを持っていますので、お力を貸していただければと思います。