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電子契約サービスjinjerサイン(旧Signing)のワークフロー機能のご紹介


※電子契約サービス業界(2021年8月24日時点 当社調べ)

社内ワークフロー機能は、ベーシックプラン、プロプラン、旧スタンダードプランをご契約中の企業様でご利用いただけます。

 

システム管理者権限、法務管理者権限、テンプレート設定の権限が付与されている従業員のみ設定することができます。

 

操作の手順

管理者画面>テンプレート設定>テンプレート>新規作成>社内ワークフローより
テンプレートに対して、社内ワークフローを設定することができます。

 

※作成済のテンプレートに対して設定する場合は、[編集]からも設定可能です。

 

① 社内ワークフローの編集権限を設定する

送信者(書類作成をおこなう従業員)に対して、承認者の追加・変更・削除を制限することができます。

mceclip2.png

 

選択肢 詳細
追加、変更、削除を許可しない 送信者は、承認者の追加、変更、削除をおこなうことができません。
追加のみ許可する 送信者は、承認者を追加することのみ許可されます。
管理者が設定した承認者を削除、変更することはできません。
追加、変更、削除を許可する 送信者は、承認者の追加や変更を自由におこなうことが許可されます。

 

② 最終承認後のフローを設定する

社内の最終承認者の承認後の取引先へ締結依頼メールを自動送信の可否を選択します。

mceclip3.png

 

選択肢 詳細
自動で署名・確認依頼を送信する 最終承認者が承認した後、自動で取引先に署名・確認依頼メールが送信されます。
自動で署名・確認依頼を送信しない 最終承認者が承認した後、承認依頼者(書類送信者)が取引先へ書類送信をおこないます。
※書類のステータスは「送信待ち」になります。

 

③ Step(段階)/承認者/承認条件を設定する

mceclip4.png

 

項目 詳細
Step ワークフローの段階を設定します。
※Step1は【第1承認者】となります。
※承認ルートの段階を増やす場合は、+追加ボタンをクリックします。
※Stepは5段階まで設定することができます。
承認者 従業員登録がされている従業員から承認者を選択できます。
1Stepに対して最大30人まで設定できます。
承認条件 設定した承認者全員の承認を必要とするか、
複数承認者のうち1名のみの承認を必要とするか選択します。
※承認者が1名のみの場合は、設定を変更する必要はありません。
アクション ゴミ箱ボタンをクリックすると、設定した承認者を削除することができます。

④[次へ]をクリック

 

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署名・確認依頼までの流れ

社内ワークフローを設定している書類を送信する場合の流れは以下の通りです。

①[送信者(担当者)]が書類作成→[第一承認者]に承認依頼をおこなう

送信者が、テンプレートを用いて書類作成をおこないます。
必要手順をすべて終えて[送信]をクリックすると、第一承認者に承認依頼が届きます。

②[承認者]は承認作業をおこなう

承認者あてに、承認依頼メールが届きます。
メール本文内のURLまたは従業員画面より書類を確認し、承認または却下をクリックします。
詳細はこちら

③[送信者or承認者]の取引先への送信対応

最終承認が完了すると、送信者に承認完了メールが届きます。

・最終承認後、自動送信と設定されている場合
→最終承認者が承認をクリックすると、自動で取引先へ署名・確認依頼メールが送信されます。

 

・最終承認後、自動送信が許可されていない場合
→送信者が従業員画面より取引先へ書類送信をおこないます。

最終承認が完了した書類は[送信待ち]というステータスに変わります。

注意事項

・社内ワークフローは各テンプレートごとに設定することができます。新しくファイルをアップロードして書類を作成する場合は、社内ワークフローは設定することができません

 

・社内ワークフローは社内承認のための機能であるため、承認者が承認ボタンを押した際は、電子署名は付与されません。電子署名は取引先に書類を送信するタイミングで施されます。

 

・社内ワークフローで承認依頼や、再依頼をしても送信料は発生しません。取引先へ書類を送信する場合に送信料が発生します。

 

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