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<よくある課題>4社の電子契約サービス導入事例

 

電子契約サービスを導入検討する際のよくある課題と、実際に導入した4社の事例についてご紹介いたします。

 

 

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、電子データで契約書などの締結や保管ができるサービスを指します。
従来の書面による契約とは異なり、電子契約では物理的な押印が必要ありません。そのため、本人が署名したことを証明するために、電子証明書やタイムスタンプを付与する機能がついています。

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電子契約サービス導入事例

導入事例A社

▼契約書の電子化による印紙税削減

(業務委託契約書=4,000円|注文書=発注額により変動)

 

書面で契約書を締結する際は「印紙税」がかかりますが、電子契約を交わす際は印紙税が不要です。

 

取引が多く契約単価も高いA社は印紙税が高額になったため、電子契約を導入することで大幅にコストを削減できました。

 

(※国税庁の見解や国会の答弁より、電子契約の取り交わしにおいて印紙税は発生しない、ことが言及されています。)

電子契約だとなぜ印紙税がかからないか法的根拠が気になる方もいらっしゃるでしょう。そこで当サイトでは、印紙税について詳しく解説し、電子契約で印紙税が不要な理由や、導入により費用削減に成功した事例をまとめた資料を無料で配布しています。電子契約導入後の印紙税削減についてより詳しく知りたい方は、こちらから「【ガイドブック】電子契約で印紙税削減」をダウンロードしてご確認ください。

導入事例B社

▼雇用契約書・労働通知書の電子化

(書類作成・印刷・郵送・締結・回収の業務工数削減)

 

雇用が多い業界は、担当者が膨大な量の「雇用契約書・労働通知書」などの書類関連の雑務でほぼ毎日残業…というケースも少なくありません。実際にB社は毎月150人分の雇用契約書の対応に追われていました。

 

そのような課題の解決策として、雇用契約書を電子化することで、業務効率化に成功しました。

 

書面の場合、人数に応じてかなりの対応工数が発生しますが、電子契約では契約書を一括送信することができるので郵送作業の工数を大幅に削減できます。

雇用契約書・労働通知書を電子化するにあたってのメリットはまだあります。

当サイトでは、人事労務書類を電子化するメリット・デメリットや、電子化した際の実際の業務フローについて解説した資料を無料で配布しています。雇用通知書・労働通知書を電子化すると、具体的にどのように業務が効率化されるか詳しく知りたい方は、こちらから「【ガイドブック】人事労務書類の電子化」をダウンロードしてご確認ください。

導入事例C社

▼内部統制の強化

(事前承認の義務化・誤送信リスク低減・契約書管理の徹底)

 

電子契約サービスは内部統制を強化することもできます。

 

C社では、内部統制を強化させるため、

・契約書の回覧と承認のフロー設計

・契約書管理の電子化

を電子契約サービスで行いました。

 

現場営業担当からではなく、最終承認者契約書による送信を義務付けることで誤送信や不正のリスクを減らすことはもちろん、電子管理をすることで大事な契約書がどこにあるのかわからないという事態も防ぐことに成功しました。

 

電子契約サービスはセキュリティも万全なものが多いため、社内情報や契約書データを安心して管理できる点もポイントです。

 

導入事例D社

▼取引先との柔軟な契約交渉が可能

(契約締結のトラブルの備え、書面契約と電子契約双方への対応)

 

取引先との契約の際に特に大切なのは、契約内容についてトラブルにならないための備えです。

 

D社は立ち上げ初期における取引先との契約締結の不安を解消するため、電子署名やタイムスタンプが付与された電子契約サービスを活用して契約締結の法的効力や非改ざん性を担保しました。

 

取引先から電子契約の利用を断られる場合もあります。

 

まずは「セキュリティ面や法的効力による安全性」「業務工数や経費の削減」の2点をアピールしましょう。取引先側の操作方法がわからない場合はサポートセンターに問い合わせて解決できるため、電子契約サービスを選ぶ際はサポート体制も確認するとよいでしょう。

 

ただし、どうしても受け入れてもらえない場合は、取引先に合わせて柔軟に対応しましょう。

 

D社の場合は書面で締結した契約書データをインポートできる電子契約サービスを利用して、書面契約と電子契約どちらも対応できるように体制を整えています。

 

 

その他の具体的な導入事例(会社名あり)はジンジャーサインのサイト内でご紹介しています。

詳しくはこちらからご覧ください

 


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ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

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