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労働条件通知書は電子化できる?電子化に必要な3要件、注意点などをチェック

 

企業が労働者と雇用契約を結ぶうえで、労働条件の明示は欠かせません。その手段として、2019年4月より電子交付による明示が可能になりました。

 

しかしながら、まだまだ未対応の企業が多いのが実態です。

 

この記事では、労働条件通知書の電子化における制度概要と、交付の要件や注意点などを解説します。

 

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労働条件通知書とは?

 

労働条件通知書の定義、法的義務や電子化のメリットについてまとめました。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、契約期間や賃金など労働契約の条件や内容について、企業が労働者に対して明示するために作成する書類のことです。

 

労働基準法第15条1項では、以下のように定められています。

 

“「使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない」”

[引用] 厚生労働省|労働基準法の基礎知識

 

労働条件通知書の明示は使用者(企業)の遵守義務であり、雇用する際は労働者に対し、必ず明示しなければなりません。

 

労働条件通知書の交付の対象となる労働者には、正社員はもちろんのこと、非正規雇用社員やパート・アルバイトに及びます。

 

契約書ではないため、労働者の署名や押印は不要ですが、確実に明示することが求められます。

労働条件通知書を未交付の場合は罰則あり

もし「労働条件通知書をもらっていない」「通知された労働条件が労働基準法の条件を満たしていない」という事態が発生した場合は、労働基準法15条違反およびパートタイム労働法第6条違反となります。

 

労働基準法では30万円以下の罰金、パートタイム労働法では10万円以下の罰金が科されるため、注意が必要です。

 

雇用契約においては労働条件通知書に加えて、事業者と労働者が雇用契約書を交わす場合があり、両者の違いは法的に必要かどうかにあります。

 

労働条件通知書は労働基準法で締結が定められている一方、雇用契約書は法的に締結が求められているわけではありません。

労働条件通知書を電子化するメリット

労働条件通知書の電子化が認められるようになり、以下のようなメリットが挙げられます。

 

● 契約締結までの期間短縮
● 対面での契約が不要
● 記名や捺印の作業が不要
● 印刷・郵送コスト削減

 

いずれも業務の効率化につながるメリットといえます。また、対面での契約不要や郵送コスト削減という点は、テレワークでの勤務にも対応できるメリットでしょう。

労働条件通知書の電子化による変更点

 

2019年4月より、労働者が希望する場合は、労働条件をFAXやメール・SNS等で明示できるように変更されています。

 

労働条件通知書は原則として書面交付が基本です。しかし、IT化の進行や、企業や労働者の負担削減を背景に、制度の見直しが進められました。

 

見直しによって、Eメールはもちろん、Yahoo!メールやGmailなどのWebメールサービスも使用できます。さらにLINEやメッセンジャーなどのSNSメッセージ機能も使用可能です。

 

なお書面は直接手渡しに限らず、自宅へのFAXも可能です。

 

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労働条件通知書の電子化に必要な3つの要件

 

企業が労働条件通知書の電子化を進めるにあたって必要な要件は、以下の3つです。

要件1. 労働者が電子化を希望すること

大前提として、労働者が電子交付を希望していることが要件です。労働者が希望していないにもかかわらず、「電子交付は会社の決定事項だから」と、一方的にメールで明示することはできません。

 

労働者が希望していない場合は、原則どおり書面で交付するようにしましょう。

要件2. 本人だけが閲覧できるようにすること

 

労働条件通知書は、労働者本人だけが閲覧できるような対策をとる必要があります。賃金や雇用条件には、他社に知られたくない情報も含まれているためです。

 

メールやSNSなどは個別交付にて問題はありませんが、複数の人が閲覧可能な社内共有フォルダやアプリなどに、パスワードもかけずに保存するのは厳禁です。

要件3. 労働者が自身で出力して書面が作成できること

さまざまな電子交付の方法が認められていますが、これらは労働者が出力して書面を作成できることが要件です。

 

労働者の個人的な事情にかかわらず、一般的に書面印刷が可能かどうかが求められます。

 

メールやSNSで送付する場合は、本文に直接記載するのではなく、添付ファイルで送付することで、印刷や保存がしやすくなります。

労働条件の明示に関する注意点

 

必要な要件を満たしたうえで、労働条件の明示に関して注意すべき点を4つご紹介します。

 

トラブルに発展することがないよう、しっかりと確認しておきましょう。

注意点1. 明示しなければならない項目に変更はない

明示の方法が拡大するからといって、明示しなければならない項目が変更されるわけではありません。

 

電子交付によって企業や労働者の手間や作業負担は軽減されますが、労働条件通知書には重要な内容が含まれています。

 

労働者が主体的に、正しく確認できるような工夫が求められます。

注意点2.SNSは禁止ではないが、望ましくはない

SNSでの明示は認められてはいるものの、文字数の制限や情報の保存期間などの問題もあり、推奨できる方法ではありません。

 

電子交付をおこなうなら、できるだけ管理のしやすい電子メールを活用することがおすすめです。

注意点3. 本当に届いているか、本人に確認する

メールを送付した後は、受診しているか、内容を確認できているか、必ず労働者本人に確認するようにしましょう。

 

電子交付の場合、一方的に送付により、労働者に正しく届いているかどうか確認することができません。

 

また、メールアドレスが誤っていたなどの問題が生じる可能性もあります。

注意点4. 送付した日時や担当者の名前を記載する

義務とはされていませんが、送付したメールには明示した日時や担当者の名前などは必ず明記しておきましょう。

 

そうすることで、労働条件の明示におけるお互いの事実確認として、後のトラブルを防ぐことができます。

 

まとめ

労働人口の減少や在宅勤務の推進などにより、あらゆる業務において効率化が求められています。

 

IT技術の進化が進む中、電子化を進めることで、企業にとっても労働者にとっても、業務負担を大幅に軽減させることが可能になります。

 

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