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NDA(秘密保持契約書)は電子契約でも締結できる?安全性は大丈夫?

 

製品開発やソフトウェア開発の分野では、共同で研究開発をおこなったり、開発の一部を他社に委託するケースが多々あります。

 

その際に大切なのが、開示した秘密情報の漏えいを防ぐ仕組みづくりです。

 

外部企業やパートナー企業を通じて、秘密情報が別の企業に渡ったり、不正な目的で利用されると、自社に多大な不利益が生じます。

 

そのため、あらかじめNDA(秘密保持契約)を結び、秘密情報の定義や秘密保持義務について定めるのが一般的です。

 

最近は、電子契約でNDAを締結し効率的に協業・事業提携をおこなう企業も増えてきました。

 

電子契約は安全性も高く、これからNDAの締結を考える企業にもおすすめの方法です。

 

この記事では、電子契約の仕組みや安全性、NDAの締結に電子契約がよく利用される理由を解説します。

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NDA(秘密保持契約)とは

 

NDA(秘密保持契約、機密保持契約)とは、他社と協業・事業提携をおこなう際、秘密情報の漏えいや不正利用を防止する目的で取り交わす契約です。

 

秘密情報のやりとりが生じる前に、あらかじめ秘密情報の定義や利用範囲を決めておくことで、秘密情報の目的外使用を防げます。

 

また、外部企業やパートナー企業に守秘義務や秘密情報の返還義務を課すことで、業務委託契約が満了した後も、秘密情報が第三者に渡るリスクを減らせます。

どんな場面で使われるのか

NDAは、具体的にどんな場面で締結されるのでしょうか。秘密保持契約書の作成が推奨されるのは、他社と次のような関係を結ぶ場合です。

 

■新規取引開始時

新規取引を開始する前の商談フェーズで、検討材料として自社の技術情報などを提供する可能性があります。商談中に得た情報をそれ以外の目的で使用させないため、あらかじめNDAを締結する必要があります。

 

■業務委託やアウトソーシングの依頼時

業務委託やアウトソーシングでは、業務の円滑な進行のため、自社の技術情報のほか、顧客情報などの個人情報を開示するケースがあります。たとえば、コールセンター業務を委託するケースです。

 

■業務提携や資本提携の締結時

戦略的提携やM&Aなどの資本取引について話し合う場合、自社の技術情報や経営情報などの重要情報を相手方に開示します。

 

重要情報が外部に漏洩すると、競争優位性を失う要因になりかねないため、あらかじめNDAを締結することが一般的です。

 

■共同制作や共同開発で、技術情報などを開示する際

そのほか、製品開発やソフトウェア開発などで相手方と協力するとき、秘密情報を開示する場合があります。

 

自社の技術情報の盗用、漏えい、目的外使用を防ぐため、NDAを締結する必要があります。万が一、自社に損害が発生した場合、NDAを締結していれば、損害賠償請求を起こすことが可能です。

締結時の注意点や契約書の作成の仕方

NDA締結時に協議をおこない、明確に決めておくべき点は4つあります。

 

・秘密情報の定義
・秘密保持義務の範囲
・秘密保持義務に違反した場合の措置
・契約期間の定めと契約終了後の義務

 

まず、どの情報が秘密情報にあたるかを明確に定義しておきましょう。

 

ただし、秘密情報を開示する前に相手方が保有している情報や、すでに広く知られているような情報は、秘密情報には当たりません。

 

秘密情報の定義に基づき、相手方の秘密保持義務の範囲を決めます。たとえば、秘密情報の管理方法や、秘密情報にアクセス可能なユーザーの制限などを指定します。

 

同時に、秘密保持義務に違反した場合の措置についても、秘密保持契約書に盛り込みましょう。たとえば、損害賠償請求が可能かどうか、秘密情報の利用の差止めなどが可能かどうかを契約書に記載します。

 

最後に、秘密保持義務が発生する期間や、契約終了後に相手方が負う義務を定めます。たとえば、秘密情報の返還または破棄について定めておくことで、契約終了後に秘密情報が漏洩するリスクを減らせます。

NDA締結までの流れ

 

NDAの締結は、次のような流れになることが一般的です。

 

1. NDAの締結を相手方に提案する
2. 秘密情報の定義や秘密保持義務について協議する
3. 秘密保持契約書を作成し、内容を確認する
4. NDAを締結し、秘密保持契約書を取り交わす

 

まず、秘密情報のやりとりが発生する前の段階で、NDAの締結を相手方に提案します。あらかじめ、社内でNDA締結に向けた議論をおこなっておくとスムーズです。

 

次に秘密情報の定義や範囲、相手方が負う秘密保持義務の大枠について議論します。合意形成に至ったら、秘密保持契約書の素案を作成し、細部を詰めていきます。

 

スムーズな契約締結には、こちらの要望を押し付けるのではなく、自社に不利益が生じない範囲で歩み寄りを見せる姿勢も大切です。

 

なお、秘密保持契約書を書面で取り交わす場合、双方の記名押印が必要です。紙の契約書は2部作成し、双方が1部ずつ保管します(2社間のNDAの場合)。

 

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電子契約の仕組みと安全性

 

コロナ禍により、非対面の契約手続きの需要が増した結果、NDAを電子契約で締結する事例が増えています。

 

電子契約では、記名押印の代わりに電子署名を利用します。電子署名は「公開鍵暗号方式」によって暗号化された、安全な本人確認の手段です。

 

公開鍵暗号方式では、「公開鍵」「秘密鍵」の2種類の鍵を使います。公開鍵と秘密鍵はペアになっており、公開鍵は第三者も利用できますが、秘密鍵は本人しか利用できません。

 

電子契約では、契約書を送る企業(甲)が秘密鍵で暗号化をおこない、契約書を受け取る企業(乙)が、秘密鍵とペアになった公開鍵(電子証明書)で復号化します。

 

秘密鍵は、第三者機関である認証局によって甲と紐付けられています。乙は電子証明書を確認することで、相手先が甲かどうかの本人確認が可能です。

 

このように電子契約は信頼性が高く、秘密保持契約にも利用できる方法です。

NDAでは電子契約がよく利用されている

 

NDAを電子契約で締結すれば、他社との協業・事業提携をより効率化できます。NDAは、あらかじめ秘密情報の定義や秘密保持義務について協議する必要があり、契約締結までに時間がかかります。

 

電子契約サービスなどを利用し、記名押印の手間を省けば、少しでも契約締結をスピードアップできます。

 

とくにコロナ禍により、移動や対面でのやりとりが制限される現状、オンラインで契約締結する仕組みがあれば、契約手続きの業務負荷を大きく削減可能です。

 

そのため、企業規模に関わらず、NDAの締結には電子契約が利用されています。

 

電子契約なら、効率的に他社と協業・事業提携が可能

外部企業に技術情報などを提供する必要があるとき、自社の利益を守るためにNDAを締結するのが一般的です。

 

NDAを締結せずに秘密情報を提供すると、秘密情報の目的外使用や、第三者への漏えいといったリスクがあります。

 

近年、より効率的に他社と協業・事業提携するため、電子契約でNDAを締結する事例が増えています。

 

電子契約は記名押印の代わりに電子署名を付すことで、安全に秘密情報をやりとりできる手段であり、NDAは電子契約でも締結できます。

 

そのためオンラインでのNDA締結を検討中の場合は、電子契約を利用しましょう。

 

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