ビジネスでは日々メールを使ってさまざまなやり取りを行いますが、メールにはフィッシング詐欺や内容改ざんなどのリスクもあります。そのリスクを防ぐために用いられるのが、電子署名付きメールです。
今回は電子署名付きメールの概要や重要性、作成方法について解説します。重要なメールのやり取りを行う機会がある方は、ぜひ参考にしてみてください。
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1. 電子署名付きメールとは？
電子署名付きメールは、その名のとおり電子署名を施したメールのことです。
従来手紙で重要なやり取りを行う際には、自筆の署名や捺印によって、送信者が正しいと認めた内容であることを証明することができました。しかし、メールの場合は、自筆の署名や捺印ができません。そこで、署名や捺印と同じ効力を持つ電子署名をメールに施すことによって、そのメールがなりすましではないことや、内容の改ざんが行われていないことを証明します。
2. 電子署名付きメールの重要性
メールでのやり取りはビジネスシーンだけでなく、日常的に行われていますが、近年企業やショッピングサイトになりすましてのフィッシング詐欺が増えています。
詐欺師は企業などになりすまし、お金を送るように指示するメールを送ってきますが、なりすましメールは作れても、電子署名を偽造することはできません。電子メールに電子署名を施せば、取引先や顧客がフィッシング詐欺被害に遭ってしまうのを避けられます。
また、送信者が確認したことの証明である電子署名付きメールなら、内容の改ざんがないことの証明も簡単です。実はハッキングやクラッキングなどの知識やスキルを持っていれば、特定のメールの内容を見ることや改ざんすることは難しいことではありません。重要な情報を日々やり取りしている場合、情報漏洩は大問題になりますし、内容の改ざんによるトラブルも大きな被害に繋がってしまう可能性があります。
電子署名付きメールを利用して、顧客や取引先に電子署名がないメールを開かないように伝えておけば、なりすましによるフィッシング詐欺被害や、情報漏洩、内容の改ざんなどのリスクを防ぐことができます。
メールはビジネスにおいて欠かせないものになっているからこそ、リスクを未然に防ぐために対処しておくことが重要です。
3. 電子署名付きメールの仕組み
電子署名付きメールを送信するためには、送信者が信頼できる認証局から発行してもらう必要があります。認証局からは電子証明書・公開鍵・秘密鍵が発行されますので、この電子証明書をメールに添付できるのは証明書を発行してもらった本人だけです。
送信者は、メールを送信するときに電子証明書をメールに添付して送信します。重要なメールにだけ添付することも、すべてのメールに添付する設定にすることも可能です。メールには電子署名付きであることを示すマークなどが表示され、受信者は詳細の情報も確認できます。詳細の情報の中には、認証局の情報も含まれており、受信者は簡単に信頼できる機関として登録されている認証局かどうかを確かめられます。
4. 電子署名付きメールの作成方法
では、電子署名付きメールはどのようにして作成すれば良いのでしょうか。順を追って作成方法を解説します。
4-1. S/MIME対応メールソフトの導入
電子署名付きメールを作成するには、暗号化方式のひとつであるS/MIMEという規格に対応しているメールソフトが必要です。OutlookやiPhone標準メールはS/MIMEに対応していて、GmailはS/MIMEの受信のみ対応しています。それ以外のソフトを利用している場合は、S/MIME対応可かどうかを確認し、非対応なら対応しているメールソフトを導入しましょう。
4-2. 電子署名を追加する
電子署名付きメールを作成するためには、電子証明書をメールソフトにインポートする必要があります。ここでは、Outlookの場合のインポートの流れを紹介します。
① 電子証明書をインストールする
ひとつのメールに電子署名を追加する方法と、すべてのメールに追加する方法がありますが、どちらの場合でも、まず電子証明書をインストールしなければいけません。
まず「ファイル」タブから「オプション」を選択し「トラストセンター」を選んで「トラストセンターの設定」を選択します。
「電子メールのセキュリティ」で「インポート／エクスポート」を選んだら「既存のデジタルIDのインポート」にチェックを入れましょう。あとは「選択」からダウンロードした電子証明書を選び、パスワードの入力をして「OK」をクリックします。
② ひとつのメールに電子署名を追加する場合
まず、メッセージの「オプション」タブを選択し「アクセス権」から「メッセージに署名を追加」をオンにすれば設定完了です。
もし「メッセージに署名を追加」のチェックボックスが出てこない場合は、メッセージから「オプション」を選択し「その他のオプション」で右下隅にあるダイアログボックス起動ツールをクリックしましょう。「セキュリティ設定」をクリックして「このメッセージにデジタル署名を追加する」をオンにし「OK」をクリックして閉じてください。
③ すべてのメールに電子署名を追加する方法
まず「ファイル」タブから「オプション」を選択し「セキュリティセンター」を選んでください。「Microsoft Outlook セキュリティ センター」で「セキュリティセンターの設定」を選びます。
「電子メール セキュリティ」タブにある「暗号メール」で「送信メッセージにデジタル署名を追加する」のチェックボックスをオンにしましょう。
S/MIME セキュリティを使用していない受信者がメールを読めるようにする場合は、「署名されたメッセージを送信する際は、クリア テキストで送信する」のチェックボックスをオンにしましょう。
電子署名したメールが意図した受信者によって変更されていないかを確認する場合は、「すべての S/MIME 署名済みメッセージに 対して S/MIME 受信を要求する」のチェックボックスをオンにします。この設定をオンにしておくと、メールを開いたユーザーと開いた時点の通知を要求できます。
いくつかの証明書から使用するものを選択したい場合など、その他の設定をする場合は「設定」から変更してください。最後に開いている各ダイアログボックスで「OK」を押します。
4-3. 電子署名付きメールを確認する方法
電子署名付きメールを受信した際に、Outlookでその署名の有効性や本物かどうかを確認する方法を紹介します。
電子署名付きメールの場合、日付のすぐ下に赤いリボンのようなマークが現れます。このマークがある場合は、電子署名付きということです。また、宛先の下には署名者が表示されます。
署名の有効性や本物かどうかを確認するためには、赤いリボンのようなマークをクリックしましょう。すると、差出人・署名者・電子署名の有効性が表示されますので、内容を確認してください。さらに「詳細」を選択すると、電子署名の詳細な情報が表示されます。
5. 電子署名付きメールでセキュリティを強化しよう
最近はセキュリティソフトやパソコン自体の性能も良くなっていますが、それでもなりすましメールによるフィッシング詐欺被害やメールの改ざんによるリスクは潜んでいます。
重要なメールをやり取りする機会があるのなら、メール自体のセキュリティを強化することも大切です。
電子証明書さえ発行してもらえば、電子署名付きメールは簡単に作成できます。リスクをできるだけ防ぐためにも、電子署名付きメールを導入してみましょう。
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ジンジャーサイン編集部
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