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土地賃貸借契約書とは?電子化によるメリットや注意点も紹介!

タブレットで地割図を見る様子

土地賃貸契約書は土地を借りたり貸したりする際に必要となる契約書です。この土地賃貸契約書ですが、今までは電子化ができませんでしたが、法改正によって電子化が可能となりました。

本記事では土地賃貸契約書を電子化するメリットや注意点について詳しく解説をしていきます。

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土地賃貸借契約書とは

押印する様子

土地賃貸借契約書とは土地における賃貸借契約書のことです。賃貸借契約書は誰かが所有しているものを借りて使用する際に利用する契約書のことであり、他の誰かが所有している土地を借りて利用する際に土地賃貸借契約書が必要となります。

あくまでも借りて利用する場合に賃貸借契約書は必要となるので、土地を購入する際には賃貸借契約書を取り交わす必要はありません。土地に限らず不動産関係で家などを借りる際にも賃貸借契約書が必要となるので覚えておいてください。土地賃貸借契約の中でも普通借地契約、定期借地契約の2つに分かれており、つずつ解説していきひとつずつ解説していきます。

1-1.普通借地契約と定期借地契約の違い

普通借地権とは、一度契約して、その契約を更新しつづければ、ほぼ永久にその土地に住むことができる権利です。
定期借地権とは契約する際に契約期間を決め、その年数が経つと土地を地主に返還する必要があります。また定期借地権の中でも一般定期借地権、建物譲渡特約付借地権、事業用定期借地権、一時使用目的などあらゆる種類があります。

1-2. 土地賃貸借契約書の主な記載事項

土地賃貸借契約書には以下のような内容が記載されています。

 

・土地の所在地
・土地の面積、構造
・土地に付属しているもの
・契約期間と更新について
・賃料
・契約会場や明け渡しの条件

 

土地を借りる際に必要な情報は全て土地賃貸借契約書に記載されていると考えてください。

土地賃貸契約を結ぶ際の注意点と確認事項

土地賃貸借契約を行う際は前の章で解説した普通借地権と定期借地権のどちらの契約かということをしっかり確認しておく必要があります。普通借地権であれば借地人から地主に対して建物の買取を依頼できる買取請求権という権利があります。

他にも禁止事項など契約書に記載されている場合があり、気づかないうちに違反をすると契約の解除につながるケースもあるのでしっかり確認しておきましょう。

他にも契約を進めるにあたって気をつけるべきことが多くあるので弁護士や司法書士のような専門家に相談することがおすすめです。

土地賃貸契約書を電子化するメリット

段ボールの家を持つ人

土地を借りる際に欠かせない土地賃貸借契約書ですが、今までは電子化することができませんでした。しかし、法改正によって現在では電子化できるようになっています。
ただし、土地賃貸借契約書の電子化を進めるためには電子契約サービスなどを導入しなくてはいけません。それらを導入してまで電子化をする必要があるのか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

土地賃貸借契約書を電子化すると数多くのメリットがあります。ここではそのメリットについて解説致します。

2-1. 業務効率化につながる

今までは土地賃貸借契約書を使って契約を締結する際に、相手と対面する必要がありました。対面ができない場合は、郵送などで書類を渡して相手に送り返してもらうという作業が必要であり、これらは非常に効率が悪かったのです。

まず相手と対面するにはスケジュールを調整しなくてはいけません。しかし、不動産会社は数多くの顧客を相手にしています。スケジュールが限られていることも珍しくはありません。そして相手にも都合がありますから、いつまでもスケジュールが合わずに契約を進めることができないといった事態になる可能性もあったのです。

そして郵送にもいろんなデメリットがあります。まず郵送には届くまでに時間がかかります。そして届いたとしても相手がすぐに返却してくれるとは限りません。対面であればその場で書類を記入してもらうことが可能なのですが、郵送であれば時間ができたときに記載すればいいと思われかねず、いつまでも契約書が返却されないといった事態に陥る可能性もあります。

これらの問題を全て解決できるのが電子化です。まず土地賃貸借契約書を電子化するということは、土地賃貸借契約書の内容についての説明もオンライン上で行うことになります。土地賃貸借契約書をメールやチャットで送ればいいので、相手に届くまでに時間がかかることはありません。

そしてオンライン上で説明をしながら相手に記載してもらうことができるので、契約書がなかなか返ってこないという事態も防止できます。このように電子化することで業務を効率よく進めることが可能なのです。

2-2. 印紙税をゼロにできる

土地賃貸借契約書には印紙税が発生する場合があります。状況によっては印紙税が発生しないケースもあるのですが、何もない土地を借りる場合は基本的に印紙税が発生すると考えてください。

この印紙税ですが、1つの契約に発生する金額はさほど高額でなかったとしても、企業全体で見たときには非常に膨大になります。年間数十万、数百万の印紙税を支払っている企業もあるかもしれません。印紙税に悩んでいる不動産会社は多いのです。

そんな印紙税ですが、実は土地賃貸借契約書を電子化すれば印紙税が発生しなくなります。なぜなら法律で印紙税は、紙の契約書にのみ発生すると定められているからです。電子化した土地賃貸借契約書は紙の契約書ではないため、印紙税の課税対象ではないのです。

これは他の契約書に関しても同様です。土地賃貸借契約書を始めとしていろんな契約書を電子化することで、それらに発生する印紙税を全てゼロにすることができます。これは大幅なコストカットにつながるのです。

2-3. セキュリティが強化される

電子データで契約書をやり取りすると、情報漏洩などのリスクが気になるという方がいるかもしれません。確かにオンライン上で重要なデータを管理する際には、どうしても情報漏洩のリスクがあります。しかし、電子契約には電子証明書などの発行によるセキュリティ対策が施されているのが一般的です。

わかりやすく説明をすると、電子化のためのサービスを利用すれば、第三者による文書の閲覧や改ざんができないようになっているということです。つまり、書面で保管をするよりもセキュリティ面では強化されているといえるのです。

また、パソコンが破損することによってデータが紛失してしまうのが気になるという方もいるかもしれません。しかし、データをクラウド上で保管しておくことで、会社のパソコンが破損したり大規模災害によってオフィスがなくなったりしても、データだけは保護することができます。

このように電子化をするとセキュリティ面で不安を感じる人は多くいますが、実際には書面での管理よりもセキュリティが強化されているのです。

土地賃貸契約書を電子化する際の注意点

契約内容の説明を受ける男性

土地賃貸契約書を電子化するといろんなメリットがあります。しかし、注意しなければならないポイントもあるので、それらを理解したうえで電子化を進めてください。

3-1. 顧客に理解を求める必要がある

土地賃貸契約書は顧客との間で交わす契約書です。こちらが一方的に電子契約を求めたとしても、相手がそれに応じてくれなければ契約を成立させることはできません。顧客の中にはどうしても対面で契約したいと考えている方がいるかもしれません。そういった方に対しての対応を考えておく必要があります。

3-2. ワークフローの整備

土地賃貸契約書を始めとした契約書を電子化すると今までとは違った業務形態になります。そのため、今まで運用していたワークフローを最適化して電子化に対応させなくてはいけません。

電子化しても従業員がそれに対応できなくてはいけないので、従業員がわかりやすくすぐに業務として実践できるような内容のワークフローを整備することが大切です。

3-3. 電子契約サービスの選定

土地賃貸契約書を電子化するためには、電子契約サービスを導入するのが便利です。この電子契約サービスにはいろんな種類があり、それぞれメリットや特徴が異なります。契約書を電子化できるだけではなく、業務をより効率よく進められるような内容の電子契約サービスを選定しなくてはいけません。

自社に合った電子契約サービスで土地賃貸契約書に関する業務を効率化しよう

地割図を見て話し合う人

土地賃貸契約書を電子化すると業務が非常に楽になります。しかし、導入するサービス次第では電子化の恩恵を受けられない場合もあるため、慎重に電子契約サービスを選ぶ必要があります。

ジンジャーサインのような電子契約サービスであれば、非常に使いやすく業務の効率化にも役立ってくれます。電子契約サービスの選定でお悩みの方は、ジンジャーサインを導入してみてはいかがでしょうか。

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ジンジャーサイン編集部

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