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請求書は電子化できる?メリット・デメリットや関連法律をチェック!

 

ペーパーレス化やコロナ禍の影響を受けて、請求書の電子化を検討している企業が増えています。

 

請求書の電子化が実現できれば、請求書を発行する側・受け取る側の双方がさまざまなメリットを得ることができます。

 

しかし、きちんと事前準備を行った上で証明書の電子化を導入する必要があります。

 

そこでこの記事では、請求書の電子化についての基本的な情報をわかりやすく解説します。

 

そもそも電子請求書とは何か、法律的に問題ないのか、請求書を電子化できるのか、メリット・デメリットは何かなど、電子請求書の疑問や不安を解消していますので、ぜひ最後までお読みください。

 

 

電子請求書と関連法律

 

そもそも電子請求書とは何なのでしょうか。また、電子化しても法的な効力はあるのでしょうか。

 

「e-文書法」と「電子帳簿保存法」という2つの法律について解説します。

電子請求書とは

電子請求書とは、WEB上で発行した請求書をPDFファイルなどの電子データでクライアントに送るものです。

 

これまで紙ベースで作成していた請求書を電子データで送付できるため、書面でのやり取りが必要ありません。

 

また、電子請求書の導入を検討する人の多くは、「電子化した請求書を送付しても法律的に問題ないのか、法的な効力があるのか」という疑問を感じているかと思います。

 

電子請求書の法的効力については下記2つの法律によって認められています。

 

e-文書法とは

e-文書法とは、これまで紙ベースで保存することが義務付けられていた書類(一部)でも、一定の要件を満たしていればスキャンした電子データとして保存することを認めた法律です。

 

この法律は2005年に施行され、2015年、2016年の税制改正によって要件が緩和されています。

 

現在では、スマートフォンで撮影した画像も電子データとして保存することができるため、業務の効率化に大いに役立っています。

 

なお、電子化が認められている書類には以下のようなものがあります。

 

● 請求書
● 領収書
● 納品書
● 見積書
※いずれの書類も「写し」を含んでいます。

電子帳簿保存法とは

一方、電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類の電子データ化を認めた法律です。

 

この法律は経済界からの強い要望を受けて策定され、1998年に施行されました。

 

電子帳簿保存法は国税関係の帳簿書類に関する法律なので、データの改ざんが行われないように厳しい要件が化されていました。

 

しかし、2020年に法改定され、請求書を受領した側のタイムスタンプの付与が一部不要となったり、電磁的記録の内容を改変できないシステムの利用が認められたりと、徐々に規制が緩くなっています。

 

ちなみに、請求書の保存期間は紙の請求書・電子請求書のいずれにおいても提出期限の翌日から7年間と定められています。

 

欠損金のある年度については保存期間が10年となるので注意しましょう。

 

また、電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は

電子帳簿保存法とは?電子契約導入の際のポイントをご紹介!」の記事をご確認ください。

請求書の電子化に必要な要件

 

請求書の電子化は法律で認められています。しかし、いくつかの要件を満たす必要があるので確認しておきましょう。

自社とクライアント双方の合意が必要

請求書を作成・受領する目的は、自社とクライアント双方が請求内容を確認することなので、この目的が達成されていれば請求書を電子化しても問題ありません。

 

ただし、クライアントによっては紙での請求書を希望することもあるので、まずは電子請求書に変更することを承認してもらわなくてはなりません。

基本的にはPDF

ExcelやWordなどで電子化した請求書は、送付側も受領側も簡単に内容を改ざんすることができます。

 

そのため、請求書の電子化は基本的には編集できないPDF形式で作成しなくてはなりません。

 

また、PDFで作成した請求書に印鑑を捺印する必要はありません。

 

請求書というと社判などが捺印されているイメージがありますが、そもそも請求書は捺印を必要としない書類です。

 

捺印がなくても請求書としての効力はあるので心配いりません。

 

ただし、クライアントによっては捺印した請求書を必要とすることがあるので、事前に確認しておきましょう。

 

もし捺印が必要になった場合は、一度PDFで作成した請求書を印刷して捺印し、再度PDF化して送信するなどの対応を取りましょう。

請求書を電子化することのメリット

 

請求書の電子化は義務ではありません。自社にとってメリットがあると判断した場合は、具体的に導入を検討することをおすすめします。

 

ここでは、請求書を電子化することのメリットを「請求する側」「受領する側」の2つの視点から紹介します。

請求する側のメリット

請求する側の最大のメリットは、業務の効率化です。これまでは請求書を発行してから印刷、捺印、封入、郵送などを行う必要がありました。

 

しかし、電子化によってこれらの4つの工程を省くことができ、郵送の代わりにメール送信などによる送信作業が必要になるだけです。

 

郵送に比べて時間のロスが少ないので、請求書の必着日などが迫っていても慌てることなく業務に専念することができるでしょう。

 

2つ目のメリットは、コスト削減です。

 

従来の方法であれば、用紙代、封筒代、郵便代、書類保管費用などのコストがかかりますが、電子化できればこれらのコストを大幅に削減できます。

 

また、郵送や請求書の保管などにかかる人件費の削減にも効果があり、郵送時のミスを減らすことにもつながります。

 

3つ目のメリットは、働き方改革につながることです。請求書を電子化できればわざわざ出社する必要がなくなり、自宅でも業務を進めることができます。

 

人との接触機会が減り、リモートワークを実現できるため、電子請求書はこれからの働き方に欠かせないツールとなるでしょう。

受領する側のメリット

受領する側にもメリットがあります。まずは即日で請求書を受け取ることができるので郵便物が届くのを待つ必要がなくなり、受領する側の業務も効率化できます。

 

また、紙ベースで請求書を保管しなくても良いので、書類管理が簡素化されて保管スペースも不要になるため、メリットは十分にあると言えるでしょう。

請求書を電子化することのデメリット

請求書を電子化することにはデメリットもあります。デメリットを考慮した上で、本当に導入が必要かどうかを検討しましょう。

社内規定の整備

請求書を電子化してデータ保存するためには、「e-文書法」などの要件を満たす必要があります。

 

そのため、費用をかけて新たな設備が必要になったり、電子署名やタイムスタンプのシステムを導入するなど、何からの初期投資をしなくてはなりません。

 

また、新しい業務フローに対応するため研修を行ったりする必要があるので、事前準備をしっかりと行い、スムーズに運用できるように対策しましょう。

税務署への届出が必要

受領した請求書を電子データで保存する場合には、「電子帳簿保存法」が適用されます。

 

そのため、帳簿の備え付け開始日まで、もしくは、スキャナ保存の開始日3ヶ月までに税務署へ承認申請書を届け出る必要があります。

トラブルへの備え

電子請求書はデータなので、サーバーやセキュリティのトラブルが起こる可能性があります。

 

そのため、使用するシステム以外にデータのバックアップを取ることが必須です。

 

また、トラブルが起きた場合の対処法についてもルールを決めておくといざという時に安心で、素早く対処できるでしょう。

 

新しい働き方に欠かせない「請求書の電子化」

請求書の電子化は法律でも認められているため安心して導入できます。

 

また、業務の効率化にも貢献するため、これからの働き方を後押しするに違いありません。

 

請求書の電子化は導入時にやや手間や費用がかかりますが、長い目で見ればメリットの方が多いので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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