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社内回覧を電子化する方法やメリットをわかりやすく解説

人事周り
社内で共有しておきたい文書を回覧することを社内回覧といいます。
重要な書類や伝達事項を口頭ではなく文書で知らせる大切な役割があります。
しかし、わざわざ文書を印刷して回覧する必要を感じない方もいるでしょう。
当記事では、社内回覧を電子化できるのかどうか、電子化する際の注意点について解説していきます。


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1. 社内回覧は電子化できる?

はてな
結論からいえば、社内回覧は電子化できます。
社内回覧を電子化することで、より効率的に物事を進めることができることも少なくありません。
では、社内回覧の種類や電子化のメリットについてご紹介します。

1-1. 社内回覧の種類

社内回覧といっても、書類にはいくつかの種類があります。
自分の上司にだけ見てもらえばいい書類、あるプロジェクトや業務に関係している社員全員が確認しなければならない書類、さらに社内イベントやレクリエーションなど全社員に見てもらいたい書類などがあるでしょう。
たとえば、上層部に意見を求めて決裁してもらう上申書が例として挙げられます。
会議の内容や結論を記録して周知する議事録も社内回覧すべき書類の一つです。
業務に関連した指示を伝える指示書、社内イベントの案内文、業務に関する連絡事項を閲覧してもらう依頼分なども、社内回覧の一種といえます。

1-2. 社内回覧の課題

社内回覧を紙の書類で行っている場合、いくつもの課題が浮き彫りになってきました。
たとえば、社内回覧は人によって閲覧にかなりの時間がかかるため、必要な人すべてに情報が行きわたるのが遅れてしまうことがあります。
短期間で情報を知らせなければならないケースでは、期限に間に合わないことがあり得るのです。
さらに社内回覧を紙の書類で行うと、書類を確認したあと次の人に回しに行く手間がかかります。
出勤している社員の仕事の手を止めることになりますし、テレワークの場合にはそもそも次の人に渡しに行くことができません。
情報共有が遅れれば、情報が更新された際にどの情報が本当に正しいものなのか分からなくなってしまうこともあり得ます。
紙の書類を使った社内回覧は、こうしたいくつもの課題があるのです。

2. 社内回覧を電子化する方法

しくみ

社内回覧を電子化する方法は、それほど難しくありません。
回覧する書類を電子的に保存し、その書類を閲覧すべき社員に送るだけです。
文章管理システムを使用すれば、簡単に書類を電子化でき社内回覧を簡素化できるでしょう。
ただし、社内回覧を電子化する場合には、いくつかの点に注意しなければなりません。
社内回覧を電子化する際の注意点について見ていきましょう。

2-1. 社内回覧の電子化のルールを決める

社内回覧は、一度書類を回して終了ということはほとんどありません。
回覧した書類を再度見直したり、確認したりする必要性が出てきます。
書類を保存する際のルールを細かく決めておかないと、回覧した書類を探すことができなくなってしまいます。
どんなフォルダに保存するのか、ファイル名はどのようなものにするのかを決めておくことで、社内回覧をスムーズに進められます。

2-2. 文書管理システムは操作方法が簡単なものを選ぶ

社内回覧を電子化するために文書管理システムを使うのであれば、操作方法ができるだけ簡単なものを選びましょう。
文書管理システムの操作方法が複雑になると、高いコストをかけて導入したもののあまり使われなくなってしまうリスクがあります。
社内回覧を電子化するために文書管理システムはとても有効ですが、使われなければ意味がないので導入の際に注意が必要です。

2-3. 部門を横断したプロジェクトチームによる検討が必要

社内回覧を電子化する文書管理システムは、部門を横断したプロジェクトチームを作って検討するのが効果的です。
ある部門にとって使いやすい文章管理システムであっても、他の部門にとって使いやすいかどうかはわかりません。
社内回覧はどの部門も使用するものなので、それぞれの部門の希望を取り入れてシステムを選ぶことが重要です。

3. 社内回覧を電子化するメリット

メリット

社内回覧を電子化することには多くのメリットがあります。
紙の書類を回すよりもはるかに効率的に行える部分もあるので、電子化のメリットについて見ていきましょう。

3-1. 業務スピードが向上する

社内回覧を電子化すれば、業務スピードが劇的に向上する可能性があります。
紙の書類を回す場合、閲覧するべき人が席を外していたり出張していたりすれば確認が遅れていたことでしょう。
社内回覧を見るのに数日程度かかってしまうことも考えられます。
しかし、電子化された書類を回すことにすれば、出張先や自宅でも社内回覧を見ることができるので、確認のスピードが速くなるのです。
スマートフォンを持っていれば、移動中でも書類が確認できるようになるかもしれません。
全員に情報が行きわたるスピードが上がるので、業務が効率よく進むようになるでしょう。

3-2. 過去の文書が検索・確認しやすくなる

社内回覧を電子化すると、検索性が向上します。
電子化された書類の保存ルールを決めておけば、必要な書類をすぐに探し出せるでしょう。
紙の書類の場合、かなり細かいルールにしたがって保存しておかないと探すのが大変でしたが、電子化すればスピーディーに文書を探せるようになります。
結果的に業務のスピードアップにもつながるでしょう。

3-3. 閲覧状況がわかりやすい

ワークフローシステムを導入すれば、今誰が社内回覧を見ているのか、誰がまだ見ていないのかをリアルタイムで把握できます。
紙の書類の場合、作成した文書の他に回覧リストを一緒に回して、誰がすでに閲覧しているのかチェックしなければなりませんでした。
リアルタイムで閲覧状況が分かれば、その人に向けてリマインドできスムーズに閲覧が進むよう取り計らえます。

3-4. 情報の鮮度が保てる

社内回覧を電子化すれば、情報の鮮度を保ちやすくなります。
たとえば、すでに回し始めてしまっている情報が更新されても、すぐに更新された情報を全員に送ることができるので、どれが正しい情報なのか混乱が生じにくくなるでしょう。
紙の書類でよく見られる、回ってくる順番が遅いと古い情報が回ってくるという現象を防げます。

3-5. コストを削減できる

紙の社内回覧にはいろいろなコストがかかっていますが、電子化すればそうしたコストを削減できます。
紙の社内回覧では、書類の印刷コストや紙のコスト、印刷の手間がかかっていました。
さらに、製本や押印、回覧文書を運ぶ手間もかかっていたはずです。
社内回覧を電子化すると、ほとんどすべてのコストや手間を省けるでしょう。
もちろん、文章管理システムを導入する場合にはコストがかかるので、どの程度メリットがあるのか確認する必要があります。

4. メリットが大きい社内回覧を採用しよう

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社内回覧は電子化することができ、多くのメリットがあります。
業務の効率化やコストの削減、更新された情報をすぐに知らせられることなど、電子化のメリットについてよく理解しておくことが重要です。
ただし、社内回覧を電子化するためのコストが発生するので、メリットが大きいかどうかを確認してから電子化を進めるようにしましょう。

ワークフローの電子化をご検討中の方へ

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ワークフローを電子化する場合、現状のフローをシステム上で再現できるかが鍵となります。そのためには、必要な機能を確認することも大切ですが、システムを入れた後にどのような社内体制を作るかも考慮する必要があります。

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