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人材派遣で電子契約は利用できる?メリットや注意点を徹底解説

派遣社員

人材派遣会社が労働者と派遣契約を結ぶためには、契約書を取り交わす必要があります。

これまでは書面でやり取りするのが一般的でしたが、近年は電子契約で派遣契約を締結する企業も増えてきました。

そこで今回は、人材派遣で電子契約を利用するメリットと注意点を解説します。


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1. 人材派遣において電子契約は利用できる?

電子契約

「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則(労働者派遣法施行規則)」の第21条第3項では、労働者派遣契約の当事者は、規定によって定めた事項を書面に記載しておかなければならない、と定められています。[注1]

そのため、従来は契約内容を定めた書面を紙で作成し、対面や郵送などでやり取りするのが一般的でした。

しかし、2021年1月1日に施行された「労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則及び厚生労働省の所管する法令の規定に基づく 民間事業者等がおこなう書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令の一部を改正する省令」により、人材派遣の契約書の電子化が認められることになりました。[注2]

ここでいう「電磁的記録」とは、いわゆる電子データのことで、労働派遣契約書をパソコンなどで作成し、データとして記録・保存することを意味します。

これまでは、同じパソコンで作成した契約書でも、いちいちプリントアウトし、書面として交付しなければなりませんでしたが、2021年1月1日以降は、パソコンで作成した電子データのまま交付することが可能となっています。

[注1]労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則|e-Gov法令検索
[注2]労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律施行規則の一部を改正する省令案等についてp2|厚生労働省

2. 人材派遣で電子契約を利用するメリット

メリット

人材派遣に係る契約に電子契約を利用するメリットは大きく分けて5つあります。

2-1. 契約書に関わる手間が省ける

紙媒体の契約書を作成するには、パソコンで打ち込んだデータをプリントアウトし、製本したり、労働者に書面を郵送したりしなければなりませんでした。
電子契約を利用すれば、パソコンで作成したデータを相手の電子メールに送信するだけで済みます。

2-2. 契約締結までにかかる時間を短縮できる

紙の契約書の場合、労働者のもとに届くまでの時間と、労働者から返送されるまでの時間を考慮しなければなりません。
電子契約なら、データをリアルタイムで送受信できるため、早ければ即日契約を締結することも可能です。

2-3. コストの削減になる

紙の契約書を作成するには、用紙代のほか、印刷代や郵送代などのコストが毎回発生します。
電子契約なら、用紙や印刷、郵送などのコストを丸ごとカットできるため、コストの削減に繋がります。

2-4. 管理が楽になる

青色申告を行っている法人は、契約書を含む帳簿書類を整理し、起算日から七年間にわたって保存することが義務づけられています。[注2]

人材派遣会社は毎年多くの労働者と契約を取り交わすため、ファイリングに手間がかかるのはもちろん、七年分もの契約書を保管するためのスペースを確保しなければなりません。
また、特定の契約書を見返したいと思った場合、膨大な量の契約書の中から目当ての書類を見つけ出すには、かなりの手間と時間がかかってしまいます。

電子契約なら、コンピューターやサーバーに電子データを保管しておけるため、物理的なスペースは必要ありません。
検索機能システムを活用すれば、労働者の名前や契約期間などの条件に応じて契約書を検索できるので、書類探しの手間と時間も省けます。

2-5. テレワークやリモートワークに対応しやすい

近年は働き方改革や新形コロナウイルスの感染対策として、テレワークやリモートワークを導入する会社が増えています。

人材派遣会社もそのひとつですが、労働派遣契約書を書面で作成・交付する場合、わざわざ会社に出向かなければならず、テレワークやリモートワークの普及を阻害する一因となっています。

電子契約を利用すれば、インターネット環境下ならいつでもどこでも契約を締結することができるため、会社以外の場所でも契約手続きをスムーズに進められます。

3. 人材派遣で電子契約を利用するときの注意点

注意

人材派遣で電子契約を利用する際に気をつけるべき点を4つご紹介します。

3-1. ワークフローの見直しが必要

電子契約と書面を用いた契約とでは、ワークフローに大きな違いがあります。

工程数そのものは短くなりますが、新たに「電子署名を付与する」「相手の電子メールにファイルを添付して送信する」といった手続きが必要になるため、紙文書でのやり取りに慣れている従業員の中には戸惑う人もいるでしょう。

ワークフローの見直しにあたっては、基本的なマニュアルを用意したり、やり方をレクチャーしたりと、従業員へのサポートが必要になります。

3-2. 労働者の承諾を得る必要がある

電子契約を締結するためには、相手方である労働者の承諾を得る必要があります。

現代は多くの方がパソコンやスマートフォンを利用する時代ですが、中には電子データをやり取りする術がないという人も存在します。
また、手段はあっても電子データでのやり取りに不安があるという方に、電子契約を強制させることはできません。
その場合、従来のように書面での契約締結を行う必要があるため、完全に電子契約に移行するのは難しいかもしれません。

3-3. 紛失、セキュリティの問題がある

電子契約では、コンピューターまたはサーバーにデータを保管します。
紙の契約書に比べると、物理的な紛失や盗難などのリスクはありませんが、一方でコンピューターが壊れた場合、ハードディスクに保存していたデータが失われてしまうおそれがあります。

また、クラッキングなどのサイバー攻撃を受けた場合、コンピューターやサーバーに保管しているデータを第三者に閲覧されたり、改ざんされたりする可能性があります。

こうしたトラブルを防ぐためには、データをクラウドサービスなどに別途保存する、セキュリティ性の高いシステムを導入するなどの対策を講じる必要があります。

3-4. 電子契約システムのコストがかかる

電子契約を行うには、電子契約に対応したシステムを導入する必要があります。

電子契約システムにはさまざまな種類がありますが、その多くは月額制あるいは年額制で、初期コスト並びにランニングコストが発生します。
紙書面に比べると、用紙代や印刷代、郵送代などのコストは節約できますが、一方でシステム利用料という新たなコストが発生することに注意が必要です。

電子契約システムの費用は、アカウント数や送信上限数、1通あたりの電子署名利用料などによって異なりますので、自社が月に取り交わす契約書の数などに応じて選択することが大切です。

4. 人材派遣で電子契約を導入するとさまざまなメリットがある

笑顔の派遣社員

人材派遣で電子契約を導入すると、業務の効率化や契約締結までの期間短縮、コスト削減などさまざまなメリットがあります。

近年普及しているテレワークやリモートワークへの対応も容易になりますので、働き方改革やコロナ対策に取り組んでいるのなら、電子契約の導入を検討してみましょう。

ただ、既存のワークフローの見直しや、相手方の承諾、システム利用に伴うコストの発生など、いくつか注意しなければならない点もあります。

導入後に困ることのないよう、事前に準備や環境を整えておくことをおすすめします。

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