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物品加工注文請書とは?書き方や収入印紙の取扱いについて詳しく解説

バインダーに記載する

物品加工注文請書とは、加工を内容とする物品の注文をする際に作成する注文請書のことです。注文請書は法令で必ず作成しなければならない書類ではありませんが、注文請書を作成することでトラブルを避けられます。

今回は物品加工注文請書の概要や物品加工注文書との違い、書き方や収入印紙の取り扱いについて詳しく解説します。収入印紙を不要にする方法も紹介しますので、参考にしてみてください。

物品加工注文請書とは

物品を確認する様子

まず注文請書とは、注文を受けた際に発行する書類のことで、発注請書とも呼ばれます。物品加工注文請書は、塗装など物品の加工を内容とする注文を受けた時に発行する書類です。注文を受けた側が発行する書類で、物品加工の注文内容や、契約条件等を明確に記載して、受注の証明となります。

1-1. 物品加工注文書との違い

名前が似ている物品加工注文請書と物品加工注文書ですが、この二つには決定的な違いがあります。それは、物品加工注文請書を発行するのが受注した側であるのに対し、物品加工注文書を発行するのは発注した側であるということです。

物品加工注文請書と物品加工注文書は対の関係にあり、まず発注する側が物品加工注文書を発行して送り、それを受け取った受注側が物品加工注文請書を発行します。この2つの書類が揃うと、契約が成立したとみなされます。

1-2. 物品加工注文請書は発行義務はない

物品加工注文請書は物品加工注文書に対して、受注した側が発行する書類とお話ししました。しかしこれまで物品加工注文書を受け取っても、物品加工注文請書は発行したことがないという方もいるのではないでしょうか。

実は現在の日本の法律において、売買契約や請負契約を結ぶ際に書面を発行する義務はありません。そのため物品加工注文請負書だけでなく、物品加工注文書にも発行義務はないのです。ミスを防ぐために注文書を作成するのは一般的ですが、メールや電話で注文を行うケースも少なくありません。

物品加工注文書を受け取った受注側は、メール等で「注文書を受け取りました」などと返信することで、注文を請け負ったことを伝えることが多いです。物品加工注文書と物品加工注文請書の内容がほとんど同じであることと、注文があった際に受注側が受注拒否をするケースが少ないことから、物品加工注文請書の発行を簡略化していることが要因として考えられます。

1-3. 物品加工注文請書を発行するとトラブル防止になる

物品加工注文請書を発行しなくても法律的に問題ありませんし、実際に発行しないケースは多いです。しかし、物品加工注文請書を発行しておけば、受発注ミスを未然に防げます。発注した側がミスを防ぐために物品加工注文請書の発行を依頼してくるケースもあるので、注文書を受ける立場にある場合は、物品加工注文請書の作成方法は理解しておきましょう。

物品加工注文請書の書き方

バインダーとペン

物品加工注文請書の書類形式は決まっていません。ただ、万が一の時に証拠となる物品加工注文請書となるように、以下の5項目は必ず記載します。

・注文請書の発行日(取引日)
・発注者の名称と担当者名、住所、電話番号
・受注者の名称と担当者名、住所、電話番号
・注文内容(具体的な加工内容や単価、数量など)
・納期、納品方法、支払い条件

物品加工注文請書の発行日は、必ず物品加工注文書を受け取った日付より前にならないように気をつけましょう。物品加工注文請書は物品加工注文書を受け取ってから発行する書類ですので、日付が先になってしまうと整合性がなくなってしまいます。物品加工注文書を受け取ったその日に発行するのであれば、同じ日付でも構いません。

誰が発注して誰が受注したのかを明確にするために、発注者・受注者の会社名だけでなく、担当者の名前まで記載するようにしましょう。住所や電話番号は必須ではありませんが、記載しておくとよりわかりやすいです。

注文内容は加工内容の詳細を記載します。ただ内容を記載するだけでなく、単価や数量も明記し、合計金額も記載しましょう。合計欄には税抜額・消費税額・税込額をそれぞれ記載してください。

納期や納品方法、支払い条件を記載しておくことで、支払いのトラブルを避けられます。ただ、請求書は後ほど発行することになりますから、物品加工注文請書に支払い先情報を記載する必要はありません。

物品加工注文請書に収入印紙は必要?

電卓とペン

物品加工注文請書は請負業務の注文請書になるため、消費税抜きの契約金額が1万円以上の時には収入印紙が必要になります。収入印紙の税額は、契約金額によって以下のように決まっています。

 

1万円以上100万円以下:200円
100万円を超え200万円以下:400円
200万円を超え300万円以下:1千円
300万円を超え500万円以下:2千円
500万円を超え1千万円以下:1万円
1千万円を超え5千万円以下:2万円
5千万円を超え1億円以下:6万円
1億円を超え5億円以下:10万円
5億円を超え10億円以下:20万円
10億円を超え50億円以下:40万円
50億円を超えるもの:60万円
契約金額の記載のないもの:200円

 

消費税抜きの契約金額が1万円未満の場合は、収入印紙は不要です。収入印紙税を明確にするためにも、物品加工注文請書には税抜きの合計額も必ず明記しておきましょう。契約金額1万円以上で収入印紙を貼った場合は、必ず印鑑で消印を押しておきます。消印に使用する印鑑に指定はなく、担当者の印章で構いませんし、署名でも問題ありません。

契約金額が1万円以上なのに収入印紙が貼られていない場合は、納付しなければならない収入印紙税の3倍の金額を過怠税として徴収されることがあります。収入印紙に消印を押していない場合も過怠税徴収の対象となりますので、忘れないようにしておきましょう。

3-1. 電子化することで収入印紙は不要に

物品加工注文請書を含め、請負業務の注文請書は消費税抜きの契約金額が1万円以上だった場合、収入印紙を貼らなくてはなりません。

しかし、物品加工注文請書を電子化すれば、契約金額がいくらであっても収入印紙は不要になります。これは、収入印紙税の課税対象が、相手に交付することを前提として発行された書面のみだからです。

印紙税法では​​「相手方に交付することを目的として作成された課税文書」が、相手に交付された時点で行使されたものとみなされます。

前述のとおり、請負契約や継続する売買契約に関する注文請書には収入印紙が必要です。しかし、収入印紙税の課税対象となるのは、相手方に交付することを目的とした書面(紙)のみです。同じ物品加工注文請書でも、メールで送信したデータや電子ファイルは課税文書としてみなされないため、収入印紙税を支払う必要がありません。

トラブル防止のために物品加工注文請書を発行しよう

握手する様子

物品加工注文請書の発行は義務ではありませんが、発行することで受注ミスを防げます。また相手が発行を依頼してくることもあるので、必ず書き方を覚えておきましょう。

物品加工注文請書は消費税抜きの契約金額が1万円以上の場合、収入印紙が必ず必要になります。ただ、電子化すれば支払う必要はありません。物品加工注文請書を電子化すれば、収入印紙税を抑えられるだけでなく、作成から管理にかかる手間や時間、書類の印刷にかかるコストなども大幅に削減できます。

物品加工注文請書を原本で保管する必要もありませんから、管理に使用していたスペースにも余裕ができるでしょう。膨大な書類の中から必要な書類を探すときも、データ管理ならすぐに見つかります。日々受発注業務をおこなっているのなら、物品加工注文請書の電子化はメリットが大きいので、ぜひ検討してみてください。

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