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電子契約とは?|メリットとデメリット、おすすめサービスを解説

 

テレワーク導入をきっかけに電子契約サービスを取り入れる企業が増えてきました。

 

電子契約によって業務の効率化を実現するためには、適切なサービスを選定することが重要です。

 

ここでは、電子契約を導入するメリットやデメリットをご説明いたします。

 

また、電子契約サービスについてもご紹介いたしますので、チェックしてみてください。

 

 

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電子契約とはインターネット上で締結する契約

 

電子契約とは、従来書面で締結していた契約を電子データでおこなうことです。

 

まずは、書面での契約と電子契約の違いについて触れたうえで、電子契約に関わる法律について説明します。

 

書面契約と電子契約の違い

一般的に、書面での契約は紙の契約書に契約者の署名や捺印をおこない、契約締結日を記載します。

 

契約者同士が離れた場所にいる場合、契約締結のために書類を郵送する必要もあります。

 

一方、電子契約は印鑑の代わりに電子署名が用いられていることが多いです。

 

インターネット上で契約締結が完了するため、書類作成や郵送などの手間が省けます。

 

なお、電子契約に必要とされる要素が、「本人証明」「非改ざん証明」「存在証明」です。

 

3つの要素を満たすシステムを用いれば、電子データでも完全性の高い電子契約を交わすことが可能です。

 

電子契約に関わる法律

電子契約に関わる主な法律には、電子署名法と電子帳簿保存法があります。

 

電子署名法は、電子署名を書面における署名や捺印と同等に扱うためのルールが記載された法律です。

 

一方、電子帳簿保存法は、国税関係書類や契約書類、領収書などを電子データとして保存する際のルールについて定めた法律です。

 

これらの法律に基づいた電子契約においては、書面契約と同等の効力をもち、紙の契約書の保存が不要となっています。

 

電子契約を導入する3つのメリット

 

電子契約には業務効率化やコストダウンなど多くのメリットがあります。

 

以下で詳しく解説します。

 

契約業務の効率化

電子契約システムを導入することによって得られる最も大きなメリットは、事務処理の負担を防ぎ作業を効率化できるという点にあります。

 

従来の紙の契約書を使用する場合には、書類作成や郵送などの手間がかかっていました。

 

しかし電子契約に切り替えれば取引先に瞬時に契約書を送付でき、スピーディーに手続きを進められます。

 

契約締結にかかるコストの削減

インターネット上で契約を完結させることができれば書類を郵送する費用もかかりません。

 

また、紙の契約書を取り交わすときには印紙税が必要となりますが、電子契約であれば収入印紙も不要となります。

 

また、クラウド上で書類を一括管理できれば保管スペースが必要なくなり、人件費も削減できます。

 

企業のコンプライアンスの強化

書面での契約の場合、書類紛失のリスクがあり、書類の管理や保管の手間もかかります。

 

その点、情報漏えいや書類紛失のリスクを回避できるのも、電子契約を導入する大きなメリットといえるでしょう。

 

電子契約システムを導入する2つのデメリット

 

電子契約システムの導入にはメリットも多い一方で、次のようなデメリットもあるので注意が必要です。

 

電子契約システムを取引先にも導入してもらう必要がある

契約を結ぶどちらかが電子契約システムを導入していれば契約業務は進められますが、取引先によっては電子契約自体に難色を示されることがあります。

 

手軽に導入できる電子契約システムも増加していますが、取引先によっては電子契約自体に難色を示されることもあります。

 

こういった場合には導入メリットを詳しく説明して協力を仰ぐか、紙の書類と電子契約書類を使い分けるなどの対応が必要となります。

 

電子契約ができない契約書類もある

契約書類の中にはそもそも電子契約が不可とされるものもあるので注意しましょう。

 

定期建物賃貸借契約、定期借地契約、不動産取引における重要事項説明書などマンション管理業務委託契約、特定継続役務提供などにおける契約前後の契約等書面、金融商品クーリングオフ書面などは紙の書類でのやり取りが必須となります。

 

トラブルを防ぐために、ルールを正しく把握しておくことが重要です。

 

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電子契約システムは機能性や費用面などを徹底比較して選ぼう!

 

電子契約システムには多くの種類があります。

 

それぞれのシステムが提供する機能や費用、セキュリティ対策などの特徴は大きく異なります。

 

自社のスタイルに合っていない電子契約システムを導入した場合には、うまく使いこなせずにコストばかりがかかってしまうこともあるので注意しましょう。

 

ここでは、電子契約システムを選ぶときのチェックポイントをご紹介いたします。

 

自社のニーズに合っているか

電子契約システムを導入する理由は企業によって異なります。

 

書類をクラウド上で管理しスムーズにやり取りをしたいと考えている企業もあれば、業務フローを簡略化したいという目的でシステム導入を検討する企業もあります。

 

また、海外の取引先とのやり取りのために電子契約システム導入を考える企業も少なくありません。

 

まずは自社のニーズを洗い出した上で、電子契約システムのサービス内容を比較するのがおすすめです。

 

機能性の高いシステムや手軽に操作できるシステム、多言語に対応しているシステムなど、バラエティ豊かな電子契約システムの中から、自社に合ったものを選んでみましょう。

 

予算面に問題がないか

適切な電子契約システムを選択すれば、業務にかかる費用を大きく削減できます。

 

ただし、電子契約システムの利用には費用が必要になることがほとんどなので注意しましょう。

 

電子契約システムを選ぶときには、費用対効果を見極めることが重要です。

 

トータルで考えたときにお得になるようなシステムを選び、業務の中で効率よく活用しましょう。

 

セキュリティ面に問題がないか

電子契約システムを使う上で心配なのはやはりセキュリティ面です。

 

費用対効果を重視し安全性の低いサービスを選ぶと、取引時にトラブルが起き信頼の失墜につながる可能性も考えられます。

 

最近では実際に、サイバー攻撃やデータの漏えいといった重大なトラブルが大手企業を中心に発生しています。

 

トラブルを防ぐためには、サービスのセキュリティ対策をチェックし、信頼できるサービスを選ぶことが肝心です。

 

 

おすすめの電子契約システムを5つご紹介!

 

電子契約システムを選ぶときには、機能の多さや使いやすさ、費用対効果などを総合的にチェックしましょう。

 

無料のトライアルプランが用意されているシステムを使用すれば、使い勝手を把握しやすくなります。

 

ここからは、おすすめの電子契約システムを5つご紹介いたします。

 

 

▼電子契約サービスの機能・料金を比較したい方は下記の記事を参照ください!

・電子契約サービス比較表
・電子契約サービスの比較のポイント
・電子契約サービスの特徴・料金を比較【おすすめ21選編】

【比較表付き】電子契約サービスを機能・料金別に比較|おすすめの電子契約サービスとは?

 

jinjerサイン(旧Signing

jinjerサインは、2021年に運用をスタートした株式会社ネオキャリアの新しい電子契約サービスです。

 

jinjerサインは使用料金が比較的リーズナブルなので導入しやすいという良さがあります。

 

安いからといって機能性が低いということはなく、直感的に操作できる電子契約システム、タイムスタンプやAdobe認定証明書の発行システム、契約ステータスの管理システムなど必要な機能が揃っており便利に使えます。

 

自社がjinjerサインのユーザーであれば、取引先がサービスを利用していなくても問題なく契約を締結することができます。

 

また、jinjerサインは電子帳簿保存法に対応しているので、電子書類を適切に管理したい企業におすすめです。

 

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クラウドサイン

弁護士ドットコム株式会社のクラウドサインは、既に15万社以上が導入している、注目の電子契約サービスです。

 

ウェブ完結型のシステムであることや、無料で契約締結の処理をおこなえることが、クラウドサインの大きな特徴です。

 

また、書類の作成をサポートする機能やアラート通知機能、紙の契約書をスキャンし保存する機能などさまざまなシステムが揃っており、使いやすいという良さもあります。

 

電子契約サービスを利用する上で気になるのはやはりセキュリティ面ですが、クラウドサインは2要素認証に対応しているので安心です。

 

DocuSign(ドキュサイン)

DocuSignはアメリカのDocuSign Inc.が開発した電子契約サービスで、現在世界66万社以上で使用されています。

 

13の言語で文書を作成できるほか、43のローカライズ言語による署名に対応しているため、世界各地で愛用されているのです。

 

DocuSignにはワークフローや一括送信などの基本的な機能が揃っており、システムを使い慣れていない方でも直感的に使用できます。

 

また、暗号化や改ざん防止のシステムも整えられているなど、セキュリティ面の不安もありません。

 

ただし、契約書を保管したい場合には他サービスとの連携が必要となります。

 

NINJA SIGN

NINJA SIGNは、株式会社サイトビジットが開発し、ソースネクスト株式会社が販売しているシステムです。

 

電子契約締結機能やタイムスタンプ機能に加え、契約書一括作成機能やPDFアップロード機能など、契約業務の効率をアップさせる各種機能が搭載されており、電子契約書の作成から管理までを一括してサポートしてくれます。

 

弁護士監修が監修したシステムであり、詳しい使い方などについては随時チャットで問い合わせることも可能なので安心です。

 

ホームズクラウド

株式会社Holmesのホームズクラウドには、URLを送付するだけで簡単に契約書のやり取りができるという良さがあります。

 

契約書の作成に加えて締結業務やデータ管理業務、タスク管理業務なども一括でおこなえるので、業務の効率化が見込めます。

 

また、ホームズクラウドはクラウドサインやDocuSignと提携しているため、システムの壁を超えて契約書を柔軟に管理できます。

 

自社と取引先がお互いに快適に使える電子契約サービスを選びましょう

電子契約システムを導入すれば、書類作成や契約に関する業務のIT化が実現できます。

 

自社の都合だけでなく、相手となる契約先の都合も考えてサービスを選定することが、導入成功のカギとなります。

 

ご紹介した電子契約サービスは一例で、ほかにも各社が開発したさまざまなシステムが運用されています。

 

それぞれの電子契約サービスの機能性や価格帯を比較し、最適なシステムを導入してみましょう。

 

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