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電子契約のワークフロー機能で業務効率UP!選定ポイントも解説

 

昨今、「ペーパーレス」や「はんこレス」が日本中で進んでいます。

 

電子契約サービスは、これまで扱ってきた紙媒体に代わって大活躍してくれるでしょう。

 

また、電子契約サービスの導入によって、ワークフローも大きく変わります。ワークフロー機能を活用すれば、従来よりも業務効率を大幅に改善できるでしょう。

 

今回は、電子契約サービスのワークフロー機能を活用することで変わる業務効率について、システムを選ぶポイントと合わせて詳しく解説します。

 

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電子契約サービスとワークフロー

 

これまで紙媒体で扱ってきたものを電子ファイルに変えることで、業務効率の大幅な改善が期待できます。

 

また、電子ファイルの特性上、場所を問わず必要な作業がおこなえるのもポイントです。

 

電子契約サービスとワークフローについて、まずはそれぞれの特徴について見ていきましょう。

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、これまでは紙で作成していた契約書に対して、実物の印鑑で押印をするのではなく、電子署名やタイムスタンプによってこれまでと同じように契約を締結するためのシステムです。

 

紙ではなく実体のない電子ファイルとして契約書を扱うので、締結したあとの書類データはサーバ内やクラウド上で場所を取らずに保管できます。

 

また、検索も容易で、ほかのシステムと連携することでさらに便利になります。

 

電子契約サービスとは一つのものを指しているわけではなく、さまざまな企業が開発および提供をおこなっています。

 

その特徴はそれぞれで異なり、テンプレートを活用することで慣れない電子契約をサポートしてくれたり、承認や稟議もおこなえるワークフロー機能が備わっているものまでさまざまです。

ワークフローとは

 

ワークフローとは、社内でおこなわれる承認や稟議をスムーズにおこなうためのシステムです。

 

これまで、紙の申請書や伝票でおこなってきた承認業務を、システムで管理することで、ペーパーレスに加えて記入や確認にかかる時間を大幅に削減できます。

 

ワークフローは、申請書を必要とする業務のほかに、さまざまな場面で活用できます。

 

作業の依頼や実施、結果の確認、報告、承認など、企業の規模が大きくなるほど複雑になっていた業務が、大幅にスムーズにおこなえるようになるでしょう。

電子契約サービスを検討する際のポイント

 

電子契約サービスは、今やさまざまな企業が開発や提供をおこなっています。そのため、導入する電子契約サービスは慎重に検討することが大切です。

 

電子契約サービスを検討する際のポイントを3つご紹介します。

契約書の作成が容易に可能か

初めて電子契約サービスを導入する場合、その後の運用について具体的なイメージを持つことは難しいかもしれません。

 

安くはない費用をかけて導入しても、うまく扱えなければ失敗となってしまいます。

 

まずは、契約書の作成が容易かどうか、デザイン設定についてはよく検討しましょう。また、初めて導入するのであれば、無料で使用できる試用期間が用意されているかも確認してみるとよいでしょう。

 

電子契約サービスは機能のほかに企業の規模によっても相応しいものは異なります。自社に最適な電子契約サービスをいくつか候補として挙げ、試用して手応えを確かめてみるとよいでしょう。

セキュリティ対策がしっかりできているか

電子契約サービスやワークフローでは、大切なデータを取り扱います。万が一サイバー攻撃の対象になってしまうと、情報が漏洩してしまうかもしれません。

 

徹底したセキュリティ対策が講じられている電子契約サービスや、信頼性の高い企業が電子署名機能を開発しているのかを基準に選びましょう。

業務の効率化が図れるか

どれだけ業務の効率化が図れるかどうかも重要な問題です。

 

導入した電子契約サービスが、自社にとって使いやすいかどうかは大切なポイントです。

 

また、必要な機能がそろっていることも重要で、たとえばワークフロー機能やテンプレートの作成管理機能・フォルダ分け機能など業務効率化に必要な機能が、削減できる工数に見合った価格で導入できるか調査するとよいでしょう。

おすすめの電子契約サービス4選

 

はじめて電子契約サービスを導入する場合、どれが最適なのかわからないかもしれません。

 

今回は、多くの企業で採用されている信頼性の高い電子契約サービスを4つご紹介します。

 

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jinjerサインは、株式会社ネオキャリアが提供をおこなっている電子契約サービスです。

 

2021年8月から、新たにワークフロー機能が使用できるようになりました。

 

企業の規模に合わせて、最適なプランを選べるのが特徴で、ライトプラン・ベーシックプラン、プロプランの3種類があります。

 

どのプランでもアカウント数に制限はありませんが、使用できる機能が異なります。

 

ワークフロー機能は、ベーシックプラン(月額30,000円~)およびプロプランに備わっています。

 

電子契約の他社サービスではオプションであったり、ややプランの価格が高い傾向にありますが、jinjerサインでは標準実装、月額30,000円から利用できるため、比較的導入検討がしやすい設計になっています。

 

社内規模や業種、業務内容に合わせて検討してみてください。

 

また、無料トライアルが利用でき、2週間で3通まで電子契約がおこなえます。

クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する国内最大の電子契約サービスです。

 

弁護士が監修をおこなっている電子契約サービスですので、非常に扱いやすく信頼性の高い作りとなっています。

 

クラウドサインは、基本的には電子契約をおこなうためのサービスです。

 

ワークフロー機能は、オプションで追加することで利用できるようになります。

 

数ある電子契約サービスのなかでもトップクラスで信頼できる電子契約サービスとワークフロー機能が組み合わされば、とても頼もしい存在となるでしょう。

 

また、ユーザー1名のみの登録となる無料プランもあります。

GMOサイン

GMOサインは、GMOインターネットのグループ企業であるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が手がける電子契約サービスです。

 

手厚い電話サポートが特徴で、初めて電子契約サービスを導入する方でも安心して利用できるでしょう。

 

ワークフロー機能はオプションで月額55,000円の「セキュリティ・内部統制パック」内に付随して利用できます。

 

そのほか、動画コンテンツやウェビナーなども展開しているのは嬉しいポイントです。

 

お試しフリープランなら、ユーザー数1名のみで5件まで電子契約がおこなえます。

NINJASIGN

NINJASIGNは、株式会社サイトビジットが手がけている電子契約サービスです。

 

数ある電子契約サービスのなかでも、使いやすさに長けているのが特徴です。弁護士が監修をおこなっていますので、高い信頼性があります。

 

ワークフロー機能はProプラン(月額50,000円~)以上で利用可能です。

 

無料のプランもありますので、本格的に導入する前にまずは試してみましょう。

 

ワークフロー機能付きの電子契約サービスで業務効率大幅UP!

電子契約サービスを導入することで、これまでの契約に関する業務は大きく変わります。

 

ワークフロー機能付きの電子契約サービスであれば、より多くのシーンで業務効率の改善に役立ってくれるでしょう。

 

自社に最適な電子契約サービスの導入を、ぜひ検討してみてください。

 

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