Signing[サイニング]|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

電子契約のリスクを理解し安全に電子契約をおこなう方法を解説!

 

会社規模の拡大やテレワークの普及により、業務のペーパーレス化を検討する企業は少なくありません。

 

Web会議ツールの導入などによってペーパーレス化を進める際に、あわせて検討されることが多いのが「電子契約」の導入です。

 

電子契約には業務効率の改善やリモートワークへの対応などメリットが多い反面、リスクもあるため注意しましょう。

 

本記事では、電子契約に関するリスクと安全な契約方法について解説します。

 

 

▼電子契約の導入フローがわからない方へ

電子契約導入ガイドブック」資料でお悩み解決!

・社内体制の整備の仕方
・ベンダー選定のチェックポイント
・社内手続き確立のフロー など

【公式】https://e-signing.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード

 

電子契約とは

 

電子契約というと、なんとなく「インターネットを通じて契約することである」とイメージする方は多いでしょう。

 

しかし、電子契約は最近注目されるようになってきたものの、具体的な定義や規定について知っている方はまだ少ないかもしれません。

 

電子契約の概要についてしっかり理解し、導入を検討しましょう。

 

電子契約の定義

そもそも電子契約とは、電子データによって契約を取り交わすことを指します。

 

従来の書面契約に代わって登場した契約方法で、電子署名であれば書面契約と同等の証拠力を持っています。

 

電子契約は、電子署名をおこなう人によって2種類に分類できます。

● 当事者型:契約する本人が電子署名をおこなう
● 立会人型:電子契約サービス提供事業者が、契約者の指示にもとづいて電子署名をおこなう

 

ただし、電子署名をおこなう際はあらかじめ認証局に電子証明書を発行してもらい、本人による署名であることを担保できるようにしておかなくてはいけません。

 

※認証局の詳しい役割や仕組みについては

電子署名の認証局の役割とは?|仕組みと種類をご紹介します!」の記事を参照ください。

 

また、改ざん防止のためにタイムスタンプを付与してもらう必要があります。

 

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在しており、それ以降は改ざんされていないことを証明する技術です。

 

このように、電子契約に効力を持たせるために満たさなくてはいけない細かい要件が存在しており、電子データで契約を交わすだけでは不十分です。

 

導入の際は、こういった要件を満たせるように準備をしておく必要があります。

 

電子契約のメリット

電子契約を導入すると、以下4つのメリットが得られます。

 

● 契約業務の効率化
契約書の製本や押印、郵送などといったプロセスが不要となるため、業務が大幅に効率化します。

 

また、必要な契約書をすぐに参照できるようになるため、膨大な書類の中から契約書を探す手間が不要となり、テレワークにも対応できます。

 

● コスト削減
紙媒体の契約書を廃止することにより印紙代や郵送代が削減できます。

 

事業規模や業種によっても異なりますが、金額の大きい契約が多い企業では、年間で数百万円単位のコストを削減することも可能です。

 

● コンプライアンスの強化
電子契約を導入するときは、認証局に登録した電子署名を利用するため、改ざんや捏造を防げます。

 

正しく運用すれば、書面の契約書と同様にリスクマネジメントがしやすいというメリットがあります。

 

● 書類保管スペースが不要
電子契約の場合、文面をデータとして保管できるため、書面の保管は必要ありません。

 

そのため、契約書を保管するために要していたスペースや管理のコストを減らすことが可能となります。

電子契約と書面契約の違いを比較

電子契約と書面契約には、多くの違いが存在しています。それぞれの特徴が比較しやすいように、表形式でまとめておきました。

 

  電子契約 書面契約
形式 電子データ
押印方法 電子署名もしくは電子サイン 印鑑
本人性の担保 電子証明書 印鑑証明書
改ざん防止対策 タイムスタンプ 割印・契印
印紙の必要性 不要 必要
送付方法 メールなど 郵送や持参
保管方法 クラウドやサーバー オフィスの書棚

 

企業によって運用しやすい形式は異なるため、すべての企業に電子契約が向いているわけではありません。

 

両者の違いを理解して、自社にとって最適な方法を選ぶことが何よりも大切です。

 

10分で締結できる電子契約サービスSigning|費用・工数・管理の非効率、面倒な契約業務の課題を解決!詳細はこちら

 

電子契約のリスク

 

メリットが豊富な電子契約ですが、その反面リスクもはらんでいることを忘れてはいけません。

 

従来の契約と異なる点が多い分、新たに気をつけなくてはならないこともたくさんあります。

 

リスクをきちんと理解していないと、トラブルに巻き込まれたり企業の信頼を失ってしまう危険性が高まってしまいます。

 

この章では、そんな電子契約のリスクについて詳しくみていきましょう。

契約の有効性

電子契約は非対面かつインターネットを経由して締結するため、先方がどのようにして締結処理を進めたのかを確認しにくいという問題があります。

 

先方が正しい手順を踏み、適切な権限にもとづいて契約を締結したかどうかを判断しにくくなる点が大きなデメリットです。

 

もちろん、このリスクは書面契約の場合もついてまわるものです。

 

しかし、金庫などで適切に保管されていることが多い契約印と比べ、インターネットを経由する電子署名は、無権代理やなりすましのリスクが高くなります。

 

契約の際は、正規の手続きを踏んだ有効な契約になっているかどうかを慎重に判断する必要があるのです。

 

改ざんの恐れあり

電子契約の場合、内容の改ざんが発生するリスクについても注意が必要です。

 

契約締結後にファイルの内容を変更されたり、契約締結前にデータを差し替えられたりしてしまう危険性はゼロではありません。

 

書面契約でも同様のリスクはありますが、印鑑の偽造が必要になる書面契約よりも、電子契約のほうが可能性としては高いと考えられます。

 

情報漏洩のリスクあり

 

電子契約のデータを適切に保管できていない企業の場合、情報漏洩のリスクがあることにも気をつけましょう。

 

書面契約の場合、契約書を社内に保管して鍵をかけておけば、中に書かれた情報は漏洩しにくいでしょう。

 

しかし、電子契約の場合は、外部からのサイバー攻撃で情報が漏れてしまう恐れがあります。

 

機密情報が漏れてしまえば、企業としての信頼度が大きく低下してしまいます。

 

そのため電子契約を導入するときは、セキュリティ対策についてしっかりと検討することが求められるのです。

 

書面化義務あり

 

電子契約はさまざまな契約書で導入することが可能ですが、一部法律で電子化が認められていない契約書もあるため注意が必要です。

たとえば、以下の書類は電子化することができません。

● 訪問販売等特定商取引における交付書面
● 宅地建物売買等媒介契約
● 宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明
● 定期建物賃貸借契約
● マンション管理業務委託契約
● 労働者派遣契約

 

とくに重要な契約書や不動産関連の契約書は、電子契約が認められていないケースが多いです。

 

上記の契約を電子契約で交わしても、効力を持たせることはできません。

 

ただし、今後さらに電子契約が浸透していけば、現在は認められていない書類も電子化できるように法律が改正される可能性があります。

 

電子契約の導入を検討の際は、関連法律についてもしっかりと情報収集をする必要があります。

 

電子契約のリスク対策について

 

電子契約にはまだまだ多くのリスクや注意点があるため、導入する企業はセキュリティや安全性を高める対策を考えなければいけません。

 

あらかじめ適切なリスク対策の方法を知っていれば、コンプライアンスを強化している企業だということを取引先にアピールすることが可能です。

 

安心して契約してもらうためにも、しっかりとリスク対策の方法を知っておきましょう。

 

ここからは電子契約のリスクを踏まえ、安全に電子契約を導入するための対策法について解説します。

 

1. 契約での有効性の対策

 

電子契約を締結する際は、必ず電子署名を活用しましょう。

 

電子署名及び認証業務に関する法律の第三条では、

「電子署名法にもとづく電子署名を活用すれば、電子契約が真正に成立されたと推定する」

と定められています。[注1]

 

企業のなかには、自社で作成した電子印鑑を押印することで契約書を締結しているところもあるかもしれません。

 

しかし、これだけではなりすましなどのリスクが高いため効力が弱いです。

 

認証局が電子証明書を発行した電子署名を利用し、契約書とともに証明書も提出できると、効力が高く有効性のある契約になります。

また、相手の契約締結権限を確認したり締結前後のメールなどを保存したりしておくことも、リスク対策としてはおすすめです。

 

万が一、契約の有効性について問題が生じた場合、自社に過失がない証拠として提出できます。

 

[注1]e-GOV|電子署名及び認証業務に関する法律

 

2. 改ざんを防ぐ方法

 

電子契約の改ざんを防ぐためには、タイムスタンプの活用がおすすめです。

 

タイムスタンプは、付与された時点から電子契約の内容が変更されていないことを示すものです。

 

そのため、契約締結時にタイムスタンプを付与しておけば、改ざんのリスクを低減できます。

 

また、締結前に完成形の契約書を弁護士や法務にチェックしてもらうことも対策法としては有効です。

 

契約締結後の内容と完成形の契約書の内容を比較して差異がないかを確認しておくと、より確実性の高い契約書になります。

 

3. 情報漏洩を防ぐ方法

 

情報漏洩を防ぐためには、セキュリティの管理を徹底することが大切です。

 

セキュリティ対策にはさまざまな方法があります。具体的な例としては、以下のようなことが挙げられます。

 

● 機能性の高いウイルス対策ソフトを導入する
● 電子契約のファイルに個別のアクセス権限やパスワードを設定する
● 情報管理について社内教育を徹底する

 

担当者だけではなく、社内全体が一丸となってセキュリティ対策をしないと、思わぬところからサイバー攻撃を受けてしまうかもしれません。

 

必ず、従業員全員にセキュリティ対策の重要性を理解してもらいましょう。

 

4. 安全な導入方法

 

電子契約を安全に導入する場合は、電子契約システムを慎重に選ぶことが大切です。

 

セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことはもちろんのこと、法的効力の高い「電子署名型」を採用しているシステムを導入するようにしましょう。

 

「電子署名型」とは、先述したように「認証局が電子証明書を発行した電子署名法にもとづく電子署名」を利用して契約を締結する電子契約システムです。

 

簡易的な手続きで契約を締結する「電子サイン型」のシステムもあります。

 

しかし、こちらは「電子署名型」よりも法的効力が弱いため、導入する際に自社が締結する契約書に適しているのか気を付けなければなりません。

 

また、電子契約についての知識は法務部でも不足している可能性が高いです。

 

そのため、専門知識を持った弁護士か電子契約サービスを提供しているベンダーに相談しながら導入方法や運用手順について考えていくことが大切です。

 

電子契約の相談実績が多い弁護士であれば、リスクを抑えつつ法令を遵守した運用方法を提案してくれるでしょう。

 

電子契約のリスクを理解して安全に活用しましょう

 

従来紙で締結していた契約書を電子データでおこなう電子契約は、業務を効率化したりコストを削減できるメリットがあります。

 

その反面、契約の有効性に疑問が残ったり改ざんリスク、セキュリティリスクがあったりとデメリットもあるため、導入時は十分注意する必要があります。

 

電子契約を導入する際は、リスクを回避できる対策法やシステムについて慎重に検討しなくてはいけません。

 

不安なポイントを自己判断してしまうと、万が一のとき、取引先からの信頼が失墜してしまう危険性があります。

 

わからないことは専門家に相談しながら、リスクを抑えて安全に電子契約を導入していきましょう。

 

導入準備のチェックリストとしても使える!電子契約導入ガイドブックの無料ダウンロードはこちら

Signingについて
ご不明な点はございませんか?

Signingの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30