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電子契約のメリット・デメリット|導入前に理解すべきポイントとは?

電子契約とは、紙の書類と印鑑の押印によっておこなっていた契約書のやり取りを電子データでおこなうことをいいます。

 

電子書類を作成する際は、押印の代わりに電子署名を使用します。

 

電子契約には大きなメリットがある一方で、状況によっては問題が生じることもあるので気をつけたいものです。

 

今回は、電子契約導入のメリットとデメリットについて詳しく解説いたします。

 

 

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電子契約導入の5つのメリット

 

オンライン上で契約を締結できる電子契約の導入により、企業の契約業務をよりスマートにおこなうことができます。

 

また、事務処理の効率化やコンプライアンス体制の強化につながるのも、電子契約を導入する大きなメリットです。

 

ここでは、電子契約を導入するメリットをチェックしていきます。

 

飛躍的な業務効率化につながる

従来の紙の契約書のやり取りには、作成後の印刷、製本、押印や郵送など多くの手間がかかっていました。

 

取引先と郵送で書類をやり取りする場合は、返送まで1週間程度の時間をみておく必要があります。

 

相手が書類送付に気づかなかった際や早急に対処してもらえなかった際は、契約に至るまでに数週間という時間がかかることもあるものです。

 

これに対して、電子契約をおこなう場合にはオンライン上ですべての手続きをスピーディに終えられます。

 

書類は瞬時にして相手のもとに届きますし、取引先が内容を確認して返送するまでの手順もスムーズです。

 

電子契約に移行できれば、さまざまな業務フローを省略し飛躍的な業務効率化につなげることが可能となります。

 

業務上のコストを大きく削減できる

紙の書類をやり取りする際は、作成した書類をプリンターで印刷する必要がありました。

 

これを電子契約に切り替えることができれば、プリンター設備や紙、インクにかかるコストを削減できます。

 

また、遠隔地の取引先と書類をやり取りする際にかかる送付と返送のコストも、電子契約であれば必要なくなります。

 

契約書にかかる印紙代が削減できる点も大きなメリットです。

 

従来の紙の書類で契約をおこなう際は、契約金額が大きくなるほど印紙税の額も高くなる仕組みになっています。

 

しかし、電子契約であれば印紙税が不要となり、コストを大幅に削減することが可能となります。

 

また、電子契約をおこなうことによって人件費を削減することもできます。

 

電子契約を導入すれば、書類を整理したり必要な書類を探し出したりする手間が省けます。

 

これらの作業をスマート化し人的コストを削減することも、業務の効率化やコストダウンにつながるのです。

 

テレワークに対応しやすい

新型コロナウイルス感染症(COVID19)の感染防止の観点から、テレワークを導入する企業が増加しました。

 

アフターコロナの時代になっても、よりフレキシブルな働き方を実現するために随時テレワークを取り入れる企業が増えることが予想されます。

 

コロナ対策が始まってすぐの時期には、せっかくテレワークを導入したにもかかわらず、ハンコを押すためだけに出社しなければならないという問題が注目を集めました。

 

せっかくテレワークに切り替えても、完全にリモート作業ができなければその効果は薄れてしまいます。

 

電子契約をうまく導入すれば、完全リモートで書類のやり取りをすることは十分に可能となります。

 

テレワークを成功させるポイントは、電子契約を導入してすべての取引をウェブ上で完結させることです。

 

働き方改革や社員のワークライフバランスの実現という観点から考えても、電子契約には多くのメリットがあります。

 

書類の保管スペースが不要になる

これまで重要な文書は担当者が整理してファイリングをおこない、然るべき場所に保管するのが一般的でした。

 

しかし、紙の契約書の整理には手間がかかりますし、保管しておく一定のスペースも必要です。

 

電子契約の導入後には、文書を自社のサーバー内やデータセンターなどで保管することになります。

 

サーバーなどに重要書類を保管できれば、これまで紙の書類を保管していたスペースが不要となり、社内のスペースを有意義に使うことができます。

 

紙の契約書を廃止すればペーパーレス化につながりますし、万一地震や火災などのトラブルが起きても契約書が失われるリスクを防ぐことができます。

 

電子契約の場合には電子上のデータが原本となり、プリントアウトした書類は複製扱いとなります。

 

また、電子帳簿保存法の改正により、サーバーへの保管とは別に紙の書類を保存する必要がなくなりました。

 

データの保管に不安を感じる場合は、サーバーのセキュリティ面を強化したりバックアップを取ったりという対策を講じましょう。

 

コンプライアンス強化につながる

紙の契約書には、内容の改ざんがおこなわれた際にその事実や内容を証明するのが困難であるという問題がありました。

 

一方、電子契約をおこなった場合には内容を書き換えたことが記録としてシステムに残ります。

 

また、電子署名を取り入れれば本人が関わり非改ざん性が保たれるため、書類の改ざんがおこなわれていないことがはっきりと証明できます。

 

権限を与えられた担当者のみがシステムに触れるのも電子契約の特徴です。

 

限られた人のみが使えるシステムを構築しておけば書類上の不正を防ぐことができ、コンプライアンスの強化が実現できます。

 

電子契約導入の5つのデメリット

 

電子契約には業務の効率化やコスト削減など多くのメリットがあります。

 

その一方で、電子契約をおこなう際には以下のようなポイントに気をつけておくことも重要です。

 

ここからは、電子契約に伴うデメリットと、効率化を図るための対策方法についてご説明いたします。

 

電子契約に対応していない契約書もある

電子契約の導入後、すべての書類をペーパーレス化したいと考える企業は多いです。

 

しかし、紙の書類での交付が法律で義務付けられている契約書もあるので注意しましょう。

 

紙の契約書を用いることが義務付けられているのは、定期借地契約、定期建物賃貸借契約、特定継続役務提供等における契約前後の契約等書面などです。

 

間違った方法で契約書類を作成することがないよう、ルールをチェックしておくことが肝心です。

 

業務フローの見直しが必要となる

電子契約のシステムに慣れてしまえば業務を効率的に進められますが、導入時には社内業務フローの見直しや周知などに手間がかかります。

 

特にこれまでITの導入事例が少なかった企業は、社員全員に周知や研修をおこなうためにまとまった時間や費用を捻出する必要があります。

 

電子契約システムをスムーズに導入するためには、繁忙期を避けたり専門チームを立ち上げたりといった工夫が有効です。

 

電子契約システム導入後にスマートに業務を進めるためにも、明確なルール作りをおこないましょう。

 

取引先の理解・協力が必要となる

自社が電子契約を導入していても、取引先に応じてもらえなければ契約を進めることができません。

 

日本には、紙の書類を用いて印鑑を押印し契約書のやり取りをする文化が根づいています。

 

近年では電子契約導入に踏み切るケースも増えてきましたが、積極的に移行を考えていない企業もまだまだ多いものです。

 

紙の書類のやりとりを完全に廃止してしまった場合、機会損失が生じるおそれがあります。

 

重要な取引の機会を逃してしまうことを防ぐためには、紙の書類と電子契約とをフレキシブルに使い分ける必要があります。

 

サイバー攻撃等のリスクがある

大手企業が電子契約を導入したのちに、サイバー攻撃によってデータ改ざんや漏えいが起きてしまった事例もあるものです。

 

もちろん、紙の書類をやり取りした場合にも情報漏えいが起きるケースはあり、リスクを完全にゼロにするのはかなり難しいのが現状です。

 

電子契約を提供するサービス側がそれぞれに高度な対策をおこなっているため、最近では電子契約のセキュリティ面は向上しつつあります。

 

セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことが、安全に電子書類をやり取りするためのポイントです。

 

電子帳簿保存法の導入が必要となる

電子契約を運用するにあたっては、電子帳簿保存法のルールを遵守する必要があります。

 

電子帳簿保存法では、電子データの保存場所と保存期間、真実性の要件、検索機能などに関する細かいルールが定められています。

 

電子契約の導入後には、これらの規定に基づいた税務調査がおこなわれることがあります。

 

問題を指摘されることのないよう、正しい方法で電子契約データを管理しましょう。

 

 

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電子契約の導入事例4選

 

 

ここからは、実際に電子契約を導入し、業務の効率化やコストの削減につなげた企業を4社ご紹介します。

 

 

▼電子契約サービスの機能・料金を比較したい方は下記の記事を参照ください!

・電子契約サービス比較表
・電子契約サービスの比較のポイント
・電子契約サービスの特徴・料金を比較【おすすめ21選編】

【比較表付き】電子契約サービスを機能・料金別に比較|おすすめの電子契約サービスとは?

 

株式会社メルカリ

株式会社メルカリは、日本最大級のフリマアプリを開発し、運用している企業です。

 

日本だけでなく、アメリカやイギリスでも事業を展開しています。

 

そんな同社では、入社時の誓約書や機密保持誓約書、出向通知兼同意書といった人事関連の契約書類を電子契約に切り替えました。

 

これらの書類を扱う部署は、ほかにも勤怠管理や給与計算といったさまざまな業務を担当していますが、電子契約の導入により書類作成時間を大幅に短縮することに成功。

 

各拠点へ書類を郵送する手間も省くことができ、業務効率化につなげました。

 

[引用]CLOUDSIGN公式サイト「契約を一括処理で効率化 – 電子契約で業務を時短」-株式会社メルカリ導入事例より

 

株式会社スクウェア・エニックス

ゲーム事業、出版事業、アミューズメント事業など、さまざまな事業を展開する株式会社スクウェア・エニックスでは、年間数千件の契約書を締結しています。

 

全ての契約書を書面で締結するための事務作業は膨大であり、印紙代や郵送代などのコストもかかっていました。

 

しかし、電子契約を導入したことで契約締結にかかる時間や手間を大幅に減らすことができ、契約締結までのスピードも格段に上がりました。

 

[引用]CLOUDSIGN公式サイト「電子契約への移行負担は規程変更コストだけ」-株式会社スクウェア・エニックス導入事例より

 

株式会社ぐるなび

株式会社ぐるなびでは、新型コロナウイルス感染症の流行に伴いテレワークを開始。

 

テレワークの推進にあたり役に立ったのが、新型コロナウイルス流行前に導入していた電子契約システムでした。

 

紙での書類の処理や配送物の処理などが必要になると、社員が出社せざるを得なくなってしまいますが、電子契約が可能であればテレワーク下でも契約手続きがスピーディに終わります。

 

同社では事前に電子契約システムを導入していたことで、事業やワークフローに大きな影響もなく、スムーズにテレワークに移行することが可能となりました。

 

[引用]CLOUDSIGN公式サイト「テレワークの状況下でも、契約の電子化でノンストップの事業活動」-株式会社ぐるなび導入事例より

 

株式会社Donuts

バックオフィス業務を支えるクラウドサービスや電子カルテサービス、ゲームコンテンツなど、幅広い事業をおこなう株式会社Donutsでは、2020年4月から電子契約を導入しました。

 

現在は、主に外部の協力会社に対する業務委託契約や発注書に電子契約を用いており、約1年で契約全体の6~7割を電子契約に置き換えることに成功。

 

契約締結にかかる手間を大きく減らすことができただけでなく、契約の履歴が見えるため契約締結までの流れが滞ることもなくなりました。

 

[引用]CLOUDSIGN公式サイト「ジョブカンワークフローとの連携で、稟議から契約締結まで一気通貫に」-株式会社Donuts導入事例より

 

まとめ|電子契約のメリットとデメリットを把握した上で導入を検討しましょう

電子契約を導入することで大幅なコスト削減や業務効率化が実現できます。

 

また、コンプライアンスの強化ができるといった点も大きなメリットです。

 

とはいえ、電子契約にはいくつかのデメリットもあります。

 

新たなシステムを導入する際はデメリットをしっかりと把握し、正しい方法で対策をおこないましょう。

 

自社に合った電子契約サービスを活用すれば、電子契約使用時のリスクを大幅に下げることが可能です。

 

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