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電子契約に関する法律を徹底解説|電子契約導入を検討している方向け

 

電子契約でペーパーレス化や業務の効率化を図りたいものの、関連する法律が多く複雑だと感じ、なかなか導入が進められないという企業は多いかもしれません。

 

電子契約に関連する法律は6つ存在しており、それぞれが異なった内容を定めているため、すべてを調べて理解することは大変なことです。

 

そこで本記事では、電子契約に関する法律について徹底解説します。

 

電子契約を導入したいと考えている企業の担当者は、それぞれの内容についてしっかりと理解しておきましょう。

 

 

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電子契約とは

 

テレワークの普及や働き方改革の推進にともなって注目されるようになった電子契約。

 

なんとなく「電子データを通じた契約」であることをイメージできても、具体的にどのようなポイントが書面契約と異なるのかについてわかっていない方も多いかもしれません。

 

電子契約に関する法律を理解するためには、電子契約がどのようなものなのかを把握することが肝心です。まずは、電子契約の概要や導入のメリットについて紹介します。

 

電子契約の概要

電子契約とは、電子データによって契約書を作成し、締結することを指します。

 

書面契約とは異なり、紙に文面を印刷したり押印したりすることはありません。

 

また、保管もクラウド上やサーバー上でおこなうことが一般的です。

 

たとえ紙媒体でなくても、一定の要件を満たせば効力を持つ契約として認められます。

 

後述しますが、契約時は「電子署名」をすることで本人による契約を担保し、有効化する仕組みになっています。

 

日本では最近浸透してきた電子契約ですが、世界でもすでに導入が進んでいる状態です。

 

日本では新型コロナウイルスの影響でテレワークが増えたことによって、電子契約が注目されるようになりました。

 

一般財団法人日本情報経済社会推進協会の「IT-Report 2021 Spring」によれば、現在6割以上の企業が電子契約を利用しており、今後も増加していくことが示唆されています。[注1]

 

[注1]一般財団法人日本情報経済社会推進協会|IT-Report 2021 Spring

 

電子契約を導入するメリット

それでは、電子契約を導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。電子契約ならではの利点は、以下の4つです。

 

●コストが削減される

●契約業務の時間が短縮される

●リモートワークに対応しやすい

●コンプライアンスが強化される

 

電子契約では電子データをメールなどで送信して契約を締結するため、印刷や郵送にかかっていたコストや時間が大幅に削減できます。

 

すべてインターネット上で完結するため、リモートワークでも対応しやすい点も大きな利点でしょう。

 

セキュリティ対策が万全な電子契約システムを利用すれば、情報漏洩も防げます。

 

とくに契約書の持ち出しや自然災害などで紛失してしまうリスクが低減されるため、コンプライアンスの強化にもつながるでしょう。

 

電子署名の仕組み

 

電子契約に効力を持たせるためには、電子署名によって本人による契約を担保する必要があります。

 

電子署名とは、電子ファイルの正式さや作成者を証明し、改変されていないことを証明する技術的措置のことです。

 

電子署名には「タイムスタンプ」と「電子証明書」が付与され、それぞれ異なった役割を持っています。

 

ここでは、電子署名の仕組みについて詳しく説明します。

 

タイムスタンプ

タイムスタンプは、「いつ何を記載した書類なのか」を担保するものです。

 

具体的には、以下の2つの役割を持っています。

 

●存在証明:タイムスタンプ付与時点で確かに文書が存在していたことを証明する

●非改ざん証明:改ざんがおこなわれていないことを証明する

 

タイムスタンプは、信頼できる第三者である時刻認証局(TSA:Time-Stamping Authority)が発行しています。

 

詳しい利用方法と仕組みは、以下のとおりです。

 

1.利用者が契約書の「ハッシュ値」を発行する

2.時刻認証局にハッシュ値を送付し、タイムスタンプを要求する

3.時刻認証局はハッシュ値と時刻情報が偽造できないタイムスタンプを発行する

4.ハッシュ値を確認することで文書の検証が可能となる

 

ハッシュ値は、デジタルデータを任意の長さの入力値(数字とアルファベットに置き換えた値)のことです。

 

入力ハッシュ値は容易に算出できますが、ハッシュ値から入力値を再現することはほぼ不可能である「一方向性」と、入力値が変わるとハッシュ値が必ず変わる「非衝突性」という特徴を持っています。

 

このことから、ハッシュ値は電子データの「指紋」と呼ばれることもあります。利用者はハッシュ値を用いることで、時刻認証局に内容を知られることなくタイムスタンプを得ることが可能です。

 

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電子証明書

電子証明書は、書面契約でいう印鑑証明書のようなものです。

 

信頼できる第三者である認証局が「間違いなく本人であること」を電子的に証明するもので、本人が契約したことを担保する役割があります。

 

「公開鍵暗号基盤(PKI:Public Key Infrastracture)」と呼ばれる世界標準の暗号技術を活用しており、以下のような仕組みで本人確認をします。

 

まず、他人に渡す「公開鍵」と他人に渡さない「秘密鍵」を発行します。

 

秘密鍵で暗号化した情報は公開鍵でしか解けず、公開鍵の情報は秘密鍵でしか解けません。

 

公開鍵の所有者情報を「電子鍵証明書」といいますが、ここで使用されるのが認証局で発行された「電子証明書」です。

 

電子契約の際は、電子証明書と暗号化情報をセットで渡します。

 

受け取った人は電子証明書の正当性を認証局に照会し、正当であることが証明できれば「公開鍵」の所有者を確認できます。

 

そして、公開鍵で暗号化情報を解読し、問題なく解読ができれば本人確認が完了するというわけです。

 

電子証明書を利用するときは、当事者型の場合は契約する相手側も電子証明書を取得しておく必要があります。

 

そのため、導入時は相手にも負担をかけてしまうことを理解することが大切です。

 

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電子契約に関連する法律まとめ

 

電子契約関連の法律は数回にわたって改正されており、年々運用方法が改善してきています。

 

電子契約の担当者には、現在の法律について理解することはもちろん、常に最新の法律について把握して適切な運用をすることが求められます。

 

とはいえ、電子契約関連の法律は多く存在していますし、内容も複雑なのでわかりにくいと感じている方も多いでしょう。

 

そんな人に向けて、ここからは電子契約に関連する法律についてわかりやすく解説します。

 

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税関係の帳簿を電子データとして保存する手段を定めた法律です。

 

正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

 

パソコンが普及した1998年に制定された法律ですが、デバイスや技術の進歩にともなって何回か改正されています。

 

第10条に電子契約が可能な書類についての細かい規定があり、要件も定められています。

 

電子帳簿保存法で定められている電子保存が可能な書類と要件を簡単にまとめておいたので、ご参考ください。[注3][注4]

 

[注3]国税庁|電子帳簿保存法一問一答

[注4]国税庁|電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

 

【電子保存が可能な書類】

 

国税関係帳簿 総勘定元帳

仕訳帳

現金出納帳

売掛金・買掛金元帳固定資産台帳

売上・仕入帳

決算関係書類 棚卸表

貸借対照表

損益計算書

その他決算に関して作成した書類

その他の証憑書類 重要書類 契約書

領収書

上記の写し

一般書類 請求書

納品書

見積書

注文書

検収書

申込書

 

【要件】

保存の確保 電子化したデータを7年間納税地で保存する

(電子契約システム・サービスのサーバーが海外にある場合でも、国内からすぐアクセスできる環境であれば問題なし)

真実性の確保※ 訂正・削除履歴の確保

・削除や訂正の事実を確認できる

・業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる

 

相互関連性の確保

電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる

帳簿・書類関係書類等の備付け 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付け
見読性の確保 電子化文書が必要に応じてディスプレイに表示またはは書面に出力できるようにしておく
検索性の確保 電子化文書を必要に応じて検索できる情愛にしておく

※真実性の確保の要件を満たすためには、社内規程の整備やタイムスタンプの付与が必要です。

以下のうちどちらかの要件を満たせば問題ないとされています(タイムスタンプの付与にはコストが発生するため)。

 

●訂正及び削除を制限する社内規程を定める

●訂正削除の履歴が残る、もしくは訂正削除ができないシステムを利用する

※クラウドサービスでも可

 

 

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電子署名法

電子署名法は2001年に施行された、電子署名が法的な拘束力を持つ根拠となる法律です。

 

正式名称は、「電子署名及び認証業務に関する法律」です。

 

第3条には、下記のような記述があります。

”電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。”

 

[引用]e-GOV|電子署名及び認証業務に関する法律

 

この記述が、電子署名がおこなわれた電子契約は有効な契約であることの法的根拠となります。

 

電子署名法の詳しい解説は

電子署名法をわかりやすく解説!おさえておくべき条文のポイントは?」の記事を参照ください。

 

IT書面一括法

IT書面一括法とは、顧客が承諾したことを条件に、書面の代わりに電子メールなどの情報通信技術方法を用いた交付を認めた法律です。

 

正式名称は、「書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律」です。

 

電子帳簿保存法との違いがわかりにくいですが、IT書面一括法は電子契約書面をメールやWebを通して交付することを認めた法律であるため、内容はまったく異なります。

 

特定の文書について定めているわけではなく、電子帳簿保存法などを改正するために制定された法律であると認識しておけば問題ありません。

 

e-文書法

e-文書法は、以下の2つの法律の総称です。

 

●民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律

●民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

 

この法律では、商法や税法で保存が義務付けられている文書を電子データで保存することを認めています。

 

こちらも電子帳簿保存法と似ていますが、電子帳簿保存法は「国税に関する法令」であるのに対し、こちらはさまざまな法令に対して電子データによる保存を認める内容になっています。

 

各法令に対して個別で法律を作ったり改正したりすると混乱するため、e-文書法でまとめて規定しているのです。

 

印紙税法

印税法は、一定金額以上の取引に関わる契約書や領収書に対し「印紙税」を課すことを定めた法律です。

 

本来、契約書には印紙税がかかるとされていましたが、印紙税法によると「課税文書は用紙に限る」と解釈されるため、電子契約は課税対象にならないと考えられています。

 

実際、国税庁の法令解釈通達では以下のように言及されています。

”法に規定する課税文書の「作成」とは、単なる課税文書の調製行為をいうのでなく、課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使することをいう。”

 

[引用]国税庁|法令解釈通達第7節 作成者等

 

電子契約は「課税文書となるべき『用紙等』に課税事項を記載」することはないため、印紙税がかからないというわけです。

 

民法

民法は、市民生活における売買や賃貸などを含む財産関係と家族関係を起立する法律です。2004年4月の民法改正で、「契約の成立に必ずしも書面が必要なわけではない」という大原則が示されました。

 

該当する条文は、民法522条の2項です。

 

”契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。”

 

[引用]e-GOV|民法

 

この記述により、たとえ書面を交わさずに電子データで手続きを進めたとしても、契約は成立するということが示されました。

 

電子契約を導入する際の注意点

 

電子契約に関する各法令や要件について確認してきましたが、法令に記載があること以外にも気を付けなくてはいけないポイントは存在しています。

 

注意点を押さえないまま電子契約を導入すれば、取引先に迷惑をかけたり契約が無効になったりするリスクもあります。

 

最後に電子契約で必ず押さえておきたい注意点を2つ紹介するので、しっかりと確認しておきましょう。

 

書面が求められる契約書が存在する

電子契約は法的に有効で、契約書も電子保存できることは先述のとおりです。

 

しかし、一部書面で締結しないといけない契約書も存在しているため、事業者は注意しなくてはいけません。

 

一例ですが、以下の契約書は書面で締結することが規定されています。

●定期借地契約書・定期借家契約書

●宅建業者の媒介契約書

●マンション管理等の委託契約書

●任意後見契約書

●訪問販売等で交付する書面

 

ただし、今後法改正で電子契約が可能となる可能性は十分に考えられます。

 

上記契約に関連がある企業は常に最新の情報を追い、最適な契約方法を取れるようにしましょう。

 

契約相手側の理解を得る必要がある

電子契約は片方が理解していればいいというものではなく、相手側の企業にも理解してもらうことが大切です。

 

電子署名や電子契約システムの導入などは双方がおこなっていないといけないため、導入前に契約相手からの協力を得る必要があります。

 

企業のなかには、電子契約に抵抗があり紙ベースの手続きを要求するところもあるかもしれません。

 

こういった場合は書面契約にする必要があるため、手間が増えてしまうことになります。

 

効率的な業務を目指すなら、あらかじめ相手がどれくらい電子契約に理解があるかについてリサーチしておくことが肝心です。

 

電子契約関連の法律を押さえてスムーズな導入を!

電子契約に関係する法律は数多く存在しています。

 

法律が多くてややこしく感じるかもしれませんが、一つひとつを読み解けばそこまで複雑なことは書いていません。

 

今回紹介した内容を押さえておけば問題ないので、しっかりと理解を深めておきましょう。

 

デバイスやIT技術の進歩により、電子契約関連の法律は今後も改正されていくことが予想されます。

 

しっかりとアンテナを張り、その時々で最適な運用方法を実践することを意識してください。

 

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