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電子帳簿保存法とは?|電子契約導入の際のポイントをご紹介!

 

業務の効率化やテレワークの推進にともなう電子契約やペーパーレス化を検討する際は、必ず「電子帳簿保存法」について押さえておかなくてはいけません。

 

電子帳簿保存法は、業務に必要な書類や帳簿を電子データで保存することを認めた法律です。

 

やや複雑なので、少しわかりにくいと感じている方もいるでしょう。本記事では、電子帳簿保存法についてわかりやすく解説します。

 

電子契約導入時の正しい要件を押さえて、法令を遵守したペーパーレス化を目指していきましょう。

 

 

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電子帳簿保存法とは

 

業務のペーパーレス化を目指す方であれば、一度は「電子帳簿保存法」という法律の名称を目にしたことがあるでしょう。

 

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書、契約書や請求書などの保存や処理の負担を軽減するために制定された法律です。

 

電子帳簿保存法では、電子保存が可能な書類の種類や条件について細かく規定しています。

 

まずは、電子帳簿保存法の基本となる知識を身につけていきましょう。

 

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電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、1998年7月に制定された法律です。

 

正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

 

先述のとおり、電子帳簿保存法では保存が義務付けられている国税関係帳簿書類などを「電子保存」できるように定めています。

 

本来、会社法や法人法で保存が義務付けられている書類は紙媒体の保存が原則とされていました。

 

しかし、書類を紙で管理するときはコストや手間がかかるうえ、保存スペースや整理にかかる負担が増加するという課題を抱えています。

 

この課題を解消するために定められたのが、電子帳簿保存法です。

 

なお、デバイスの変化や通信環境の整備にともない、数回改正がおこなわれて内容は変更されています。

 

電子帳簿保存法は運用ルールが厳しく複雑なことから、従来は敬遠されていました。

 

しかし、改正ごとに要件が緩和され、近年はペーパーレス化を導入しやすくなってきています。

 

働き方改革やニューノーマルな生活様式の浸透により電子契約が進む中、今後ますます注目されていく法律です。

 

保存対象となる国税関係帳簿書類

電子帳簿保存法で定められている電子保存が可能な書類にはどのようなものがあるのでしょうか。

 

まずは、保存できる書類について知ることが肝心です。

 

電子帳簿保存法において電子保存が認められている国税関係帳簿書類としては、以下のようなものがあります。

 

●法人税法・消費税法で規定される帳簿書類

●源泉徴収に関する書類

●国税に関する帳簿書類

 

具体的には、下記の書類が電子保存できるとされています。[注1]

国税関係帳簿 ・総勘定元帳

・仕訳帳

・現金出納帳

・売掛金・買掛金元帳固定資産台帳

・売上・仕入帳

決算関係書類 ・棚卸表

・貸借対照表

・損益計算書

・その他決算に関して作成した書類

その他の証憑書類 重要書類 ・契約書

・領収書

・上記の写し

一般書類 ・請求書

・納品書

・見積書

・注文書

・検収書

・申込書

 

なお、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」という法律名の通り、手書きで作成した書類や自らが作成していない書類は対象外となります。

 

つまり、以下のような書類は電子保存が認められていないため、注意しましょう。

 

●手書きで作成した主要帳簿

●手書きで作成した請求書の写しや補助簿

●取引先から受け取った書類

 

また、この法律ではスキャナによる書類の保存についても定めています。[注2]

スキャナ保存が可能な書類 ・資金や物の流れに直結する重要書類

(契約書・納品書・請求書・領収書など)

・資金や物の流れに直結しない一般書類

 (見積書・注文書など)

スキャナ保存が不可能な書類 ・帳簿類

 (仕訳帳や総勘定元帳など)

・決算関係書類

 (貸借対照表や損益貸借表など)

 

なお、スキャナ保存が可能な書類であっても、あらかじめ税務署長などの事前承認を得てからでないと電子保存を導入することはできません。

 

それに対して、初めから電子化された書類をデータのまま保管する場合は、事前承認が不要です。

 

ペーパーレス化を検討の際は、電子帳簿保存法の内容をよく理解するととともに、必要な手続きの方法についても調べておくことが大切です。

 

[注1]国税庁|電子帳簿保存法一問一答

 

[注2]国税庁|電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】

 

電子帳簿保存法上満たさなければならない要件|帳簿書類の保管方法

 

帳簿書類をペーパーレス化するときは、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。

 

国税関係帳簿や証憑書類は企業にとって最重要書類となるため、この章で紹介するすべての要件を押さえなくてはいけません。

 

ここからは、電子帳簿保存法上満たさなければならない要件[注3]について5つ紹介します。

 

要件を満たさないと書類が無効だと判断されてしまう恐れがあるため、必ず確認しておきましょう。

 

[注3]国税庁|電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

 

1.保存義務

帳簿書類は、税法上納税地で7年間保管する義務があります。

 

電子データで保管するときもこの義務は変わらず、電子化したデータを7年間納税地で保存する必要があります。

 

なお、電子契約システム・サービスのサーバーが海外にある場合でも、国内からすぐアクセスできる環境であれば問題ありません。

 

保管期間は変わりませんが、書類の保管スペースや管理にかかる手間が大幅に削減できるため、企業にとって非常にメリットが大きいといえます。

 

2.真実性の確保

「真実性の確保」はわかりやすくいうと、電子データの書類が正しい内容であることを証明するための要件です。

 

要件としては、具体的に以下の内容が電子帳簿保存法で定められています。

 

書類の種類 要件概要
帳簿 訂正・削除履歴の確保 ・削除や訂正の事実を確認できる

・業務処理期間が経過した後の入力履歴を確認できる

相互関連性の確保 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項の関連性を確認できる
帳簿・書類 関係書類等の備付け 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付け

 

真実性の確保の要件を満たすためには、タイムスタンプの付与や社内規程の整備が必要になります。

 

ただし、タイムスタンプの付与にはコストがかかるため、以下のうちどちらかの要件を満たせば問題ないとされています。

 

●訂正削除の履歴が残る、もしくは訂正削除ができないシステムを利用する

※クラウドサービスでも可

●訂正及び削除を制限する社内規程を定める

 

3.関係書類の備付

前項でも触れましたが、電子保存をするときは利用する電子契約システム・サービスの利用方法が誰でもわかるように、その概要を記載したマニュアルを備え付けておくことが求められています。

 

これは、税務調査などをおこなうときに適性かつ効率的な調査を可能にするために定められている要件です。

 

帳簿の処理方法や出力方法、具体的な操作手順などを明らかにした書面を用意し、保管しておくことを忘れないようにしましょう。

 

4.見読可能性の確保

「見読性の確保」とは、電子データを明瞭な状態で見られるようにしておくことを指します。

 

紙媒体とは異なり、電子保管した帳簿を確認するためには、ディスプレイやプリンターを使って納税地で契約内容が確認できるようにしておく必要があります。

 

この際に判読ができない状態のデータだと、あとから内容を確認することができなくなってしまうため注意しましょう。

 

電子データを保存するときは、帳簿を紙媒体で作成するときに準じた規則性のある形式で出力でき、その内容をしっかりと識別できる状態にしておくことが求められます。

 

5. 検索機能の確保

「検索性の確保」とは、必要な電子データが検索できるようにして、いつでも参照できるようにすることを指します。

 

帳簿に係る電子データは、以下の3つの要件を満たす検索機能を確保しておくことが求められています。

 

●取引年月日や取引金額等の主要項目が検索条件として設定できる

●日付と金額については範囲指定して検索できる

●2つ以上の項目を任意に組み合わせて検索できる

  

2020年の法改正で何が変わったのか

 

電子帳簿保存法は定期的に見直されて改正されています。

 

最近でいうと2020年にも改正がおこなわれており、2つの要件が緩和されました。

 

最後に、2020年の電子帳簿保存法改正の内容について説明します。

 

キャッシュレス化やデジタル化が進んだ近年の企業会計に適した内容になっているため、必ず押さえておきましょう。

 

キャッシュレス決済は領収書が不要

近年は効率的な経費精算ができるように、支払いをキャッシュレス化している企業が増えてきました。

 

2020年の電子帳簿保存法改正では、キャッシュレス決済の場合は紙の領収書を不要とし、利用明細データを領収書代わりに使用できるようになりました。

 

クレジットカードやSuicaなどの交通系ICはもちろん、QRコード決済についても適用となり、利用明細データを保管しておくだけで領収書として代用できます。

 

デジタルデータの利用明細は領収書の代わりとして利用可能

デジタルデータで受け取った利用明細が領収書として認められるようになった点も、2020年の電子帳簿保存法改正の大きな特徴です。

 

クレジットカード明細などユーザー自身が改変できないデータに関しては、タイムスタンプの付与や原本の保管も不要になっています。

 

従来は紙の領収書を電子化したうえで、タイムスタンプの付与や原本の保管などをおこなう必要がありました。

 

そのため、今回の改正で大幅な業務の効率化が目指せるようになっているのです。

 

電子帳簿保存法の要件を押さえて電子契約を導入しましょう

帳簿の電子データ保管について定めた電子帳簿保存法は、電子契約が主流になっていく今後ますます注目を集めていく法律です。

 

電子帳簿保存法は、デバイスの変化や通信環境の整備にともなって改正が繰り返されているため、常に最新の情報を押さえておくことが大切です。

 

一見複雑そうに思うかもしれませんが、電子化できる書類の内容や要件を理解していれば難しい法律ではありません。

 

働き方の多様化や業務の効率化を目指す企業は、ぜひこの記事の内容を参考に、電子契約や電子データ保管を進めてみてください。

 

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