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電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?費用や導入方法についても紹介

カレンダーを確認する男性

データを紙の媒体ではなく電子データとして保管するのが当たり前になってきている昨今においては、タイムスタンプの重要性が非常に高まっています。

これからタイムスタンプを導入しようと検討している企業にとって、タイムスタンプの導入にはどれくらいの費用が必要か、そもそもどのように導入するのかは、気になるポイントでしょう。

本記事では、タイムスタンプとは何か、電子帳簿保存法の改正によるタイムスタンプ要件の変更内容、タイムスタンプの費用や導入方法について説明します。

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タイムスタンプとは

欧文日付 スタンプ

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことおよび、それ以降改ざんされていないことを証明するための技術です。

タイムスタンプに記載されている情報と、オリジナルの電子データから得られる情報を比較することで、タイムスタンプが付与された時刻からデータが改ざんされていないことを、確実かつ簡単に確認することができます。

1-1. 電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの役目

データを書類の形でまとめておく場合、それを改ざんされないように管理・保管することは比較的容易でした。

しかし電子データになると、書類の形でまとめておく場合よりも改ざんが容易なので、電子データ保存には本物だと確認できる「真実性の確保」と、誰でも視認できる「可視性の確保」が必要とされています。

その役割を担っているのが、タイムスタンプなのです。

電子帳簿保存法の改正によるタイムスタンプ要件の変更内容

書類をスキャンする様子

電子帳簿保存法は1998年に施行されましたが、それ以来法改正による要件緩和を繰り返しています。

そして2022年にも、改正電子帳簿保存法が施行されましたが、その中においてスキャナ保存におけるタイムスタンプの要件が緩和されています。

要件緩和の具体的な内容は、以下の通りです。

 

・スキャナ保存の場合、国税関係書類への自署が不要になった
・最長で概ね約2ヵ月と7営業日以内にタイムスタンプを付与すればよくなった
・電子データの修正や削除をした場合でも、その事実と内容を確認することができる、もしくは入力期限内に電子データを保存したことが確認できるクラウドシステムなどであれば、タイムスタンプは不要

 

また、電子取引における電子データ保存も義務化されました。

インターネット取引や電子メール取引などの電子取引において、電子データで受け取った電子書類の紙への出力とその保存が、原則不可になったのです。

そのため、受領した電子書類には原則としてタイムスタンプを付与して保管しなければなりません。

システムに関しては、データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、もしくはそもそも訂正削除ができないシステムを利用しなければなりません。

なお、改正電子帳簿保存法ではほかにも以下のような項目が変更になっています。

 

・事前承認制度の廃止
・システム要件緩和と優良保存認定制度の新設
・電子書類の検索項目を「日付」「取引金額」「取引先」に限定
・適正事務処理要件の廃止
・罰則規定の強化

 

ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法について詳しく理解していないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。電子帳簿保存法に関して理解しておかないとタイムスタンプに関しても正しく理解することはできません。当サイトでは「3分でわかる電子帳簿保存法」という資料を無料配布しており、電子帳簿保存法の概要から改正のポイントなどわかりやすくまとめております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

タイムスタンプの費用

請求書の計算をする男性

タイムスタンプ導入の費用は依頼する業者によって変わりますし、初期費用に関しては発生する場合もあれば発生しない場合もあります。

会員登録に対して費用が発生するサービスもあれば、システムの導入に対して費用が発生するサービスもあるなど、どのような形で費用が発生するかはさまざまです。

また、必要なのは初期費用だけではなく、タイムスタンプを発行するたびに費用が発生します。

業者により差はありますが、おおむね10円程度だと思っておくとよいでしょう。

業者の中には、毎月のタイムスタンプ発行回数に上限を設けたうえで、固定の費用でサービスを提供しているようなところもあります。

初期費用およびランニングコストを踏まえて、どのサービスを利用するかを判断しましょう。

タイムスタンプの導入方法

窓辺においてあるPC

タイムスタンプを導入する場合、まずはどのサービスを利用するかを決めるところから始めなければなりません。

上述したように、サービスによってかかる費用は異なりますし、使い勝手も異なります。

また、タイムスタンプのサービスはクラウド型とオンプレミス型の2つに、大きく分類されます。

クラウド型には初期費用を安く抑えられる、さまざまな環境からアクセスできるなどのメリットがあります。

一方オンプレミス型には、セキュリティ面でより安心、システムのカスタマイズも容易といったメリットがあります。

クラウド型とオンプレミス型、それぞれのサービスの特徴やメリットを比較することも、利用するサービスを選ぶためには欠かせない工程と言えるでしょう。

今までであれば、タイムスタンプを導入するためには所轄の税務署に対して、電子帳簿保存の承認申請を行う必要がありました。

しかし上述したように、改正電子帳簿保存法では事前承認制度が廃止になっているので、税務署への申請なしでタイムスタンプを導入することが可能になっています。

なお、ここまでタイムスタンプを導入する前提で話を進めてきてはいますが、タイムスタンプは導入することが望ましいものの、何が何でも必ず導入しなければならない、というわけではありません。

タイムスタンプを導入することによって、社内のどのような課題の解決につながるかなどをきちんと洗い出して、「導入するべき」という判断を下したうえで導入することが重要です。

電子帳簿保存法に関するセミナーや勉強会への参加もおすすめ

セミナーに参加する人たち

タイムスタンプとは、電子データの存在や非改ざん性を証明するための技術です。

2022年施行の改正電子帳簿保存法によって、タイムスタンプの要件が緩和されたので、今後はより一層タイムスタンプを導入する流れが加速していくでしょう。

これからタイムスタンプを導入する企業は、どのサービスが自社にとってもっとも適しているかを判断したうえで、導入を検討する必要があります。

これまで使ったことがないサービスゆえに、どう運用していけばよいか分からないという場合は、電子帳簿保存法に関するセミナーや勉強会への参加もおすすめです。

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