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2022年電子帳簿保存法の改正内容や罰則について詳しく解説

pcと男性

国税関係の書類は本来、ペーパーでの保存・管理が原則とされていました。
しかし時代の変化に伴い「電子帳簿保存法」が1998年に創設され、書類の電子データ化が年々主流になりつつあります。
さらに令和3年度の税制改正により、電子帳簿保存法の内容が変更されました。
本記事では、2022年1月以降から適用となる電子帳簿保存法の改正内容や罰則について、詳しく解説していきます。

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電子帳簿保存法とは

タブレットを持つ男性

電子帳簿保存法とは、国税関係の書類がある要件を満たせば電子化データとして保存が認可される法律です。
電子データ化による保存は大きく分けて3種類に区分されています。

 

電子帳簿保存 電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
スキャナ保存 ペーパーで受領・作成した書類を画像データで保存
電子取引 電子的に授受した取引情報をデータで保存

引用:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

 

本来上記のような国税関係の書類はペーパーでの保存・管理が原則でした。
しかし、保存や管理にかかるコストの削減を目的に、電子帳簿保存法が創設。
2022年以降から、テレワークやDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進に伴い、電子帳簿保存法が大きく改正されることとなりました。

改正後の電子帳簿保存法の変更点

マウスを操作する男性

2022年1月以降から適用される「電子帳簿保存法」の変更点は大きく分けて3つ挙げられます。

 

・電子取引による電子データ保存の義務化
・国税関係書類の要件緩和
・罰則規定の強化

 

本章でポイントを抑えておくことで、スムーズにデータの電子化導入ができるでしょう。

2‐1. 電子取引に関する電子データ保存の義務化

データとして受け取った国税関係書類は、今まで原則「ペーパーでの保存」でした。
しかし今回の法改正により、データで受け取った書類を印刷してペーパーでの保存が不要となります。
電子取引は、データで受け取る方法・手段すべてに該当します。
具体的には下記の内容が該当対象となります。

 

・電子データ交換の取引
・クラウドサーバー経由の取引
・請求書や決算書をPDFにてメール送付
・Web上での請求書発行システムを利用

 

今まで電子帳簿保存法とは関係のなかった企業でも、上記の電子取引に該当していれば、今回の法改正以降からは対象となります。

引用:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

 

補足として、電子取引の受け取り方法は各企業で異なることから「改ざん防止措置」や「データ保存」に関しては下記のように容認しています。

 

改ざん防止措置 複数の改ざん防止措置があっても原則問題ない
データの保存場所 データごとに異なっても原則問題ない

 

とはいえ、データの保存場所が複数あると、管理上システムに問題やリスクが生じる可能性もあります。
データはまとめた上で、適切な場所に保管・管理しておくのが得策でしょう。

2-2. 国税関係書類の要件緩和

国税関係書類の要件緩和については、下記5つが挙げられます。

 

・事前承認制度の廃止
・システム要件の緩和
・タイムスタンプ要件の緩和
・検索機能要件の緩和
・適正事務処理要件の廃止

 

①事前承認制度の廃止

「電磁的記録の保存」「スキャナーによる保存」など、電子契約を導入する際は3ヶ月前までに税務署に申請する必要がありました。
しかし改正後からは、税務署に申請する必要がなくなったため、好きなタイミングで導入できるようになりました。
結果的に、上記の改正は事務作業の負担軽減に繋がりました。

 

②システム要件の緩和

国税関係の書類をデータ保存する際には「真実性の要件」と「可視性の要件」が求められていました。
上記データが必要なゆえに、電子帳簿の保存要件が細かく定められていました。
しかし改正後からは、簿記の正規原則に則って記録していれば、最低3つの要件を満たすことで、電子データ保存が認められるようになりました。

引用:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

 

これに伴い、より電子データの導入が大企業だけでなく中小企業や個人事業主にも導入しやすくなりました。

 

③タイムスタンプ要件の緩和

スキャナー保存の場合、受領者が署名して3営業日以内にタイムスタンプを付与することが必須でしたが、改正後からはその必要がなくなりました。

引用:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

 

さらにタイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様に、最長約2か月と概ね7営業日以内とされました。

 

④検索機能要件の緩和

電子データを保存する際に取引年月日・勘定科目・取引金額の項目を検索機能の要件にする必要がありました。
しかし改正後からは検索機能要件が「取引年月日」「金額」「取引先」の3項目のみとなります。

 

⑤適正事務処理要件の廃止

電子保存したデータとペーパーの書類を照合する適正事務処理を行う必要がありました。
しかし改正後からは、適正事務処理の必要がなくなることに加えて、ペーパー書類の保存が不要となりました。
そのため、適正事務処理に必要だった原本が不要となり、スキャンしたデータはすぐに廃棄できるようになります。

2-3. 罰則規定の強化

2022年1月以降から、税制改正により電子帳簿保存法が緩和されました。
その一方で、罰則規則も強化されています。
背景として「事前承認制度が廃止」されるため、改正前以上に適切な電子保存をする必要があるからです。
罰則規定の内容は。隠蔽や虚偽申告などの悪用があった際に、重加算税が10%加算されます。
今回改正された罰則は、電子データの取引でも、スキャナ保存と同様の罰則が設けられているため注意しましょう。

 

ここまで読んでそもそも電子帳簿保存法について詳しく理解していないという方もいらっしゃるでしょうか。電子帳簿保存法に関して理解しておかないとタイムスタンプや中身の細かい要件に関しても正しく理解することはできません。正しく理解しておかないと、知らない間に罰則を受けてしまう可能性もあります。当サイトでは「3分でわかる電子帳簿保存法」という資料を無料配布しており、電子帳簿保存法の概要から改正のポイントなどわかりやすくまとめております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

電子帳簿保存法を遵守するための対策

データを探す男性

国税関係の書類や電子取引のデータは、電子帳簿保存法にある要件を満たしていないと税法上の書類として認可されません。
電子帳簿保存法を遵守するための対策として、会計システムが要件に満たしているか確認しておきましょう。
確認事項は下記の通りです。

 

・訂正・削除内容の確認ができるか
・を検索条件の設定変更が可能か
・税務職員による質問事項に基づきデータをダウンロードできるか
・速やかにタイムスタンプを付与できるか

 

上記内容を確認しておくことで、迅速に電子帳簿保存法の改正内容に適用できるでしょう。

まとめ

電子書類と男性

2022年以降から、テレワークやDX(デジタルトランスフォーメーション)の推進に伴い、電子帳簿保存法が大きく改正されることとなりました。
変更点は大きく分けて3つ挙げられます。

 

・電子取引による電子データ保存の義務化
・国税関係書類の要件緩和
・罰則規定の強化

 

上記の改正により、国税関係の書類に関する時間や人員コストの大幅削減に繋がりました。
一方で「事前承認制度が廃止」されることから、罰則規定の強化もされているため、しっかりと改正内容を理解しておくと良いでしょう。

国税関係の書類や電子取引のデータは、電子帳簿保存法にある要件を満たしていないと税法上の書類として認可されません。
そのため、会計システムが要件に満たしているか、本記事を参考にしながら確認してみてください。

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