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電子署名と押印の違いは?それぞれのメリット・デメリットを紹介

両手にはてなを浮かべる女性

2001年4月に施行された電子署名法により、電子文書などの電磁的記録に一定の要件を満たした電子署名を付与した場合、その真正性や非改ざん性が認められることになりました。
同法の制定により、電子文書はより多くのシーンで活用されるようになりましたが、従来の紙文書への押印と電子署名にはどのような違いがあるのでしょうか。

今回は、電子署名と押印の違いと、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。


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1. 電子署名と押印の違い

 

紙の契約書

電子署名と押印の違いを知るためには、まずそれぞれの概要をチェックしておく必要があります。

まず、電子署名とは、電磁的記録(電子文書等)が作成者本人によるものであることと、改ざんされていないことを証明するためのものです。
電子署名は電子証明書とタイムスタンプの2つによって構成されており、前者によって電子署名が本人によるものであることを証明します。
後者のタイムスタンプは、付与された時刻に当該文書が存在していたことと、その時刻以降に文書が改ざんされていないことを証明します。

電子文書は、これら2つから成る電子署名を付与することで、真正に成立し、かつ改ざんされていない正式な記録であることを証明する仕組みになっています。

一方の押印は、紙文書に印鑑を押下することで、その文書が真正に成立したものであること証明します。
また、印影を見ればどの印鑑で押印されたかわかるようになっているため、第三者が紙文書を改ざんしていないことの証明にもなります。

以上のことから、電子署名と押印の役割はほぼ同等と言えます。

ただ、押印は手元に印鑑があればすぐに押下できますが、電子署名は認証事業者に依頼して付与する必要があります。

1-1. 電子署名と電子印鑑の違い

上記では現物の印鑑を使用した押印との違いについて説明しましたが、電子署名と電子印鑑にはどのような違いがあるのでしょうか。

まず電子印鑑とは、印面を電子データ化したものです。

電子文書に電子印鑑を付与すると、まるで紙文書に押印したかのような見た目になります。

ただし、そのままの状態では契約書などに必要な真正性や、非改ざん性を証明することができません。なぜなら、電子印鑑は現物の印鑑と比べると複製がたやすく、それ単体では本人が作成したものであることや、付与後にデータが改ざんされていないことの証明にならないからです。

電子印鑑に真正性および非改ざん性を持たせるためには、電子証明書やタイムスタンプを付与する必要があります。

一方、電子署名はもともと電子証明書とタイムスタンプが付与されたものを指すため、真正性および非改ざん性が保証されています。
見た目は普通の文書と変わりなくても、押印された紙文書と同等の法的効力を有していますので、安心・安全に電子契約を交わすことが可能です。

文書の真正性や非改ざん性を証明できない場合、文書を取り交わした相手とトラブルになった際に証拠として活用できなくなりますので、電子印鑑ではなく電子署名入りの文書を作成することをおすすめします。

2. 電子署名のメリット・デメリット

 

電子契約

インターネットが広く普及している現代では、電子文書を使った電子取引が活発に行われています。

それにともない、電子署名の利用率も増加していますが、メリットが多い反面、いくつか注意しなければならない点もあります。

ここでは電子署名のメリットとデメリットの両方について解説します。

2-1. 電子署名のメリット

電子署名を取り入れると、主に以下4つのメリットがあります。

① 文書の信頼性が高まる

電kk子署名では、公開鍵暗号と呼ばれる暗号方式を用いて文書の真正性および非改ざん性を証明する仕組みになっています。
公開鍵暗号は、作成者本人が持つ秘密鍵と、データ受領者が持つ公開鍵の2つが揃わないと暗号化・復号化を行うことができません。
そのため、第三者に情報が漏えいしたり、文書の中身を改ざんされたりするリスクが少なく、電子文書の信頼性が大幅に高まります。

② コストの削減

電子署名を利用すれば、押印した紙文書と同等の法的効力を持たせることができます。
これまで、紙でやり取りしていた部分をすべて電子文書に切り替えれば、用紙代や印刷代、相手先に送る時の郵送代などのコストを丸ごとカットすることが可能です。
また、紙文書を保管するためのファイルやキャビネットなどの備品・オフィス家具も不要になります。

③ テレワーク、リモートワークに対応できる

近年は働き方改革や新形コロナウイルスの影響により、自宅などで業務を行うテレワークやリモートワークが増えています。
ただし、会社に置いてある社印を従業員が自宅に持ち帰るわけにはいかないため、紙文書への押印が必要な場合は出勤せざるを得なくなります。

電子署名を利用すれば、わざわざ出社しなくてもオンライン上で電子文書に付与できるので、テレワークやリモートワークも普及しやすくなります。

④ 業務の効率化

電子署名を付与した電子文書は、コンピューターやサーバーに保存します。
紙文書とは異なり、ファイリングしたり、キャビネットに収納したりしなくて済むので、保管にかかる手間と時間を節約できます。
また、後から文書を見返したいと思った時も、検索機能を利用すればワンタッチで目当ての文書を探せるので、手軽に検索・閲覧できるのが利点です。

2-2. 電子署名のデメリット

電子署名のデメリットは大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、特定の契約で利用できない点です。
代表的な例として、宅建業者が発行する媒介契約書や、定期借地契約、定期借家契約などについては、書面での交付が義務づけられています。
不動産業者でこれらの契約書を作成する可能性がある場合は、電子署名だけでは対応しきれないため、紙文書+押印との併用を検討しましょう。

2つ目は、相手先の理解を得る必要がある点です。
現代は電子取引が当たり前の時代になりつつありますが、一方で紙文書でのやり取りを主流にしている企業も少なくありません。
相手先が電子文書NGだった場合、従来通り紙文書でやり取りすることになります。

3. 押印のメリット、デメリット

紙の契約書に押印

紙文書に押印する方法のメリット・デメリットをご紹介します。

3-1. 押印のメリット

押印のメリットは、誰でも簡単に実行できるところです。

現物の印鑑があれば、インクをつけて紙上にぽんと押せばいいだけなので、簡単に押印することができます。
また、押印で使用するのは現物の印鑑と朱肉だけなので、初期導入費や維持費がかからないところもメリットのひとつです。

3-2. 押印のデメリット

押印のデメリットは、現物がなければ使用できない点と、申請・承認などに時間がかかるところです。

実際、普段はテレワークやリモートワークをしているけれど、押印のためにわざわざ出社しているという方は多く、ハンコ文化の弊害とされています。
また、押印された紙文書は、原本を回して申請・承認する必要があります。
外回りや出張などで不在にしている場合、その人のところで文書がストップしてしまい、申請・承認に時間がかかってしまうおそれがあります。

4. 電子署名と押印の違いをよく理解し、適切な方法を採用しよう

笑顔で外を見る女性

電子署名を付与した電子文書は、押印した紙文書と同等の真正性・非改ざん性を持つものとして認識されます。
一方で、押印に比べて現物の印鑑が不要なこと。印刷やファイリングなどの手間と費用がかからないことなど、さまざまなメリットがあります。
一部契約書で利用できなかったり、相手先の了承を得る必要があったりと、いくつか注意しなければならない点はありますが、押印に比べると非常に利便性の高いサービスですので、自社の業務に合わせて賢く導入しましょう。

完全に電子署名に移行するのは難しくても、ケースバイケースで導入すれば業務効率化やコスト削減につながります。

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