紙を使った契約書はどんどん減りつつあります。電子契約書が増えてきている中で、欠かせないのが電子署名です。電子契約サービスを導入していれば、簡単に電子署名をすることが可能なのですが、全ての会社が導入しているわけではありません。PDFファイルを利用して契約を行っている会社も多くあり、そういった会社はPDFファイルに電子署名をする必要があります。

本記事ではPDFファイルに電子署名を付与する方法について解説いたします。手順や注意点についても解説しているので、ぜひご確認ください。

1. PDFファイルに電子署名を付与できる？

PDFファイルに電子署名を付与することは可能です。しかし、PDFファイルに電子署名を付与するためにはそのためのシステムを導入しなければいけません。

PDFファイルに電子署名を付与するためのシステムとして最も一般的なのは、電子契約サービスです。電子契約サービスにはいろんな種類がありますが、そのどれもが電子署名には対応しています。そのため、電子契約サービスさえ導入していれば、電子署名に関して困ることはないでしょう。

もう1つがAcrobatまたはAcrobat Readerを導入するというものです。AcrobatとAcrobat Readerは、Adobeが提供しているPDFの編集・閲覧ソフトです。Adobeにはセキュリティ機能があり、それを利用することでPDFファイルに電子署名を行うことができます。

基本的にこの2つのどちらかを導入して電子署名を付与することになります。もちろん、これ以外の方法で電子署名をすることも可能ではありますが、コストなどを考えるとあまり現実的ではありません。電子署名は定期的に行わなくてはいけないので、システムを導入することをおすすめします。

2. 電子署名をPDFファイルに付与する手順

電子署名をPDFファイルに付与する手順ですが、電子契約サービスを利用する場合は種類によって手順が異なります。そのため、電子契約サービスのマニュアルなどを確認しながら電子署名を行なわなくてはいけません。

AcrobatまたはAcrobat Readerを利用して電子署名を行う場合は、まずPDFファイルを開き署名する箇所を決定します。

Acrobatで開いた場合は、「ファイル」タブを選択し、「その他の形式で保存」、「証明済み PDF」という流れでクリックをします。Acrobat Readerで開いた場合は、画面左上にある「ツール」を選択し、「証明書」「電子署名」の順でクリックをしてください。

するとダイアログボックスが表示されるので「OK」をクリックします。マウスポインターが十字型に変わるので、電子署名を付与したい場所にマウスポインターを合わせてドラッグします。これで電子署名の範囲を選択することが可能です。

これで署名する場所が決まったので、

• 名前
• 部署名
• 会社名
• 電子メールアドレス

などの必要な情報を記入してください。これで電子署名は完了です。

3. 電子署名をPDFファイルに付与するときの注意点

電子署名をPDFファイルに付与する際には、注意しなければならないポイントがいくつかあります。それらに注意したうえで電子署名を行うようにしてください。

3-1. 相手方の了承を得る

まずは相手に電子契約をすることの了承を得るようにしてください。電子契約は普及しつつありますが、まだ紙契約を中心に行っているところもあります。はんこ文化も残ってはいるので、そういった会社に電子契約を求めると対応してもらえない可能性があります。

もちろん、総合的に見れば電子契約の方が圧倒的に便利です。しかし、全ての会社がそれを理解しているわけではありません。電子契約に難色を示している会社もありますし、今までとは違うやり方を嫌う会社もあります。そういった会社に電子契約を求めるとトラブルに発展する可能性があります。

あくまでも相手方の了承を得てから電子契約、電子署名を行うようにしてください。どうしても了承が得られないという場合は、紙媒体での契約書を結ばなくてはいけません。電子化へ切り替わっている最中なので、そういった臨機応変さも求められることは理解しておいてください。

3-2. Adobe Acrobatは署名数に上限がある

Adobe Acrobatは無料版もあり、電子署名をするうえでは非常に便利なツールです。しかし、署名数に上限がある点には注意をしなくてはいけません。無料版については署名数の上限が2回となっています。

2回しか署名ができないので個人事業主くらいであれば問題ないかもしれませんが、組織として電子署名を行う場合は確実に回数が不足します。そのため、会社の電子署名のシステムとしてAdobe Acrobatの無料版を導入するのは無理があると考えてください。

また、Adobe Acrobatの有料版を購入しても1ユーザーあたり150名が署名数の上限となっています。会社の規模が大きければ不足する可能性もあるので注意しなくてはいけません。署名数の上限なく電子署名を行うためには、電子契約サービスを導入する必要があります。

Adobe Acrobatは便利ではありますが、こういった制約があるということも覚えておくようにしてください。

3-3. 証明書ファイルを作成する

PDFファイルを送信した側は、電子署名を付与した後で署名検証用の証明書ファイルを作成しなければいけません。それを受信側に配布する必要があります。

なぜ、このようなことをする必要があるのかというと、受信側がPDFファイルを開いたときに証明書ファイルがないと「文書の証明の完全性が不明です」というメッセージが表示されます。これが表示されると署名情報を検証することができないので、電子署名が機能しなくなってしまうのです。

PDFファイルの証明書ファイルの作成手順は次の通りです。

まずはAdobe Acrobatのメニューの「編集」タブをクリックします。次に「環境設定」「分類」「署名」とクリックして進んでいきます。「IDと信頼済み証明書」を開き、「詳細」タブをクリックすると、証明書を選択する画面が表示sら得ます。電子署名に使った証明書を選択して書き出しを行いましょう。最後に「データをファイルに保存」をクリックし、証明書ファイルを相手に送付すれば完了となります。

電子契約サービスを利用する場合は、当然ですがやり方も異なってきます。サービスによって異なるので、それぞれのマニュアルを確認するようにしてください。

4. 電子署名を正しくPDFファイルに付与しよう

電子署名は電子契約において欠かせません。法改正などもあり電子契約は普及しつつありますが、まだ導入をしていない会社も一定数存在します。そういった会社とどのように契約を進めていくかは考えなくてはいけないポイントです。

相手方に電子契約サービスの導入を案内するなど、アプローチをして電子契約ができるような環境づくりをしてみてください。その際には会社同士のトラブルにならないように注意しなくてはいけません。

PDFファイルに電子署名をする際には、必ず相手方の了承を得たうえで行うことを心がけましょう。

ジンジャーサイン編集部
電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。