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契約書における電子サインとは?電子署名との違いや作り方を紹介

電子サイン

電子契約は契約書を書面ではなく、電子データで作成する契約方法です。書面契約と違い、電子データで作成した契約書には署名捺印ができません。そこで役に立つのが、「電子サイン」という電子文書に押印するための仕組みです。この記事では、電子契約における電子サインの役割や、混同されやすい「電子署名」との違い、電子サインを自分で作成する方法を紹介していきます。

1. 契約書における電子サインとは?

はてなを抱える男性

電子契約を締結するときに使われるのが、電子サインと呼ばれる技術です。ここでは、契約書における電子サインの役割や、電子サインの主な利用シーン、電子サインを利用するメリットを解説します。

1-1. 電子サインは電子文書に押印する仕組みのこと

電子サインとは、電子文書に押印する仕組みを指す言葉です。書面契約では、契約書の作成者が本人であることを証明するため、署名捺印や記名押印をおこないます。しかし、電子契約では契約書を電子データで作成するため、記名押印をおこなうことができません。電子サインは、印影をデジタルデータで作成したり、電子証明書を利用したデジタル署名をおこなったりして、記名押印の代わりに本人性を証明するための手段です。

1-2. 電子サインの利用シーン

電子サインは具体的にどのようなシーンで利用されているのでしょうか。電子サインは契約書だけでなく、注文書や領収書などの書類や、社内向けの電子文書などにも使われています。

【電子サインが使われる書類の例】

  • 請求書
  • 見積書
  • 契約書
  • 領収書
  • 注文書
  • 棚卸表
  • 社内稟議書

電子サインを利用する場合は、電子サイン(電子署名)を付与する機能に加えて、電子文書の管理や検索などの機能が備わった電子契約サービスを導入することが一般的です。

1-3. 電子サインを利用するメリット

電子サインを利用するメリットは3つあります。

  • 契約書などの文書のペーパーレス化を実現できる
  • 文書を保管するスペースが不要になる
  • 電子契約を締結し、収入印紙代を節約できる

電子サインを導入すれば、契約書などの文書をペーパーレス化できます。文書を印刷・製本・郵送する手間がなくなり、コストカットや業務効率化につながります。文書を保管するスペースが不要になるのもメリットの一つです。また、契約書などの文書を電子データでやりとりする場合、紙の文書と違って課税「文書」には当たらないため、印紙税が課税されません。そのため、電子サインを導入することで収入印紙代を節約できます。

2. 電子サインと電子署名の違い

電子サインとよく似ているのが、電子署名と呼ばれる技術です。「電子文書に押印する仕組み」を表す電子サインに対し、電子署名は「本人性・非改ざん性を担保するための仕組み」を指します。つまり、電子署名は電子サインに含まれるカテゴリーの一つです。

本人性の確認 署名者が本人であることを確認する仕組み
非改ざん性の確認 署名後、文書が改ざんされていないことを証明する仕組み

電子署名の場合、本人性の確認は第三者の認証機関が発行する「電子証明書」によっておこなわれます。また、電子署名にはタイムスタンプ(時刻情報)が付与されています。タイムスタンプを付与することで、「文書が作成された日付」「文書が偽造・改ざんされていないこと」の2点を証明できます。電子サインのなかでも、電子署名は比較的信頼性が高いとされている署名方法です。

また、印影をデジタルデータで作成したものを「電子印鑑」と呼びます。電子署名と違い、電子印鑑は偽造や改ざんが容易なため、重要な契約書などには使えません。契約書の種類に応じて、電子印鑑と電子署名を使い分けることが大切です。

4. 電子サインの作り方

積み木 理解

電子サインのなかでも、電子印鑑と呼ばれるものは自分で作成することができます。Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのオフィスソフトを導入している場合は、コストをかけずに電子印鑑を作成可能です。また、Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerなどのソフトを用いて電子文書に直接署名する方法や、電子契約サービスを利用する方法もあります。

4-1. 電子文書に直接署名する

Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerなどのソフトを利用すれば、PDFファイルに直接署名することができます。Adobe Acrobat Readerを利用する場合の手順は以下の通りです。

  1. Adobe Acrobat Readerで契約書のPDFファイルを開く
  2. 「ツール」タブをクリックし、「電子署名」を選ぶ
  3. 「証明プロセスを開始するには~」のダイアログボックスが表示されたら、「ドラッグして新規署名ボックスを作成」を選ぶ
  4. 「証明済み文書として保存」のダイアログボックスが表示された場合は、「OK」をクリックする
  5. 署名する場所をドラッグして選ぶ
  6. デジタルIDを選択し、「続行」をクリックする
  7. デジタルIDのPINまたはパスワードを入力し、「署名」をクリックする

4-2. 電子印鑑を作成する

電子印鑑は、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのオフィスソフトを使って自分で作成することもできます。例えば、以下はMicrosoft Wordの図形描画機能を用いた作成手順です。

  1. 「挿入」タブの「図形」から、「新しい描画キャンパス」を選択する
  2. 描画キャンパス内に円形または楕円形の印鑑枠を作成する
  3. 印鑑枠を右クリックし、「図形の書式設定」を選択する
  4. 塗りつぶしを「塗りつぶしなし」、枠線を「赤」に設定し、幅やサイズを調整する
  5. 「挿入」タブの「ワードアート」を選択し、印鑑内側の文字を入力する
  6. フォントサイズや色を調整し、必要に応じて文字を縦書きに変更する
  7. 印鑑枠の内部に作成した文字をドラッグして移動させる
  8. 描画キャンバスを右クリックし、「描画に合わせる」で微調整する
  9. 描画キャンバスをコピーし、「図として保存(.png)」を選択する

4-3. 電子契約サービスを導入する

電子契約サービスには、PDFファイルなどに電子サインを付与する機能が標準搭載されています。簡易的な電子サインだけでなく、セキュリティ性の高い電子署名を利用することも可能です。

【電子契約サービスで利用できる電子サインの例】

  • 電子署名(長期署名)
  • 電子サイン(タイムスタンプのみ)
  • 電子サイン(認証のみ)

5. 契約書における電子サインの役割を知り、電子契約サービスの導入を

男性 握手

契約書における電子サインには、書面契約における署名捺印、記名押印とよく似た役割があります。電子サインは「電子文書に押印する仕組み」の総称です。電子サインのなかでも、本人性と非改ざん性の両方を具備し、セキュリティ強度が高い電子サインを「電子署名」と呼びます。一方、オフィスソフトなどで作成した印影の画像データのことを「電子印鑑」と呼びます。契約書の種類に合わせて、電子署名と電子印鑑を使い分けることが大切です。電子サインを導入したい場合は、電子契約サービスの利用を検討しましょう。


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ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

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