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電子印鑑をPDFで使用するには?手順や作成方法など網羅的に紹介

暗い部屋でパソコンいじる人

在宅勤務やテレワークの導入をきっかけとして、押印を廃止し電子印鑑を取り入れる企業が増加しました。

JIPDECの調べによると、テレワーク導入後の電子契約の利用率は6割以上に達しています。[注1]

押印の代わりに利用できるのが、印影を電子データで作成する電子印鑑です。

電子印鑑ならPDF文書にも対応できます。この記事では、電子印鑑をPDFで使用する方法や手順、メリット・デメリットを解説します。

[注1]IT-REPORT 2021 Spring|JIPDEC

PDFファイルに電子署名を付与する方法とは…?資料で解説!

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・電子ファイルに電子署名を付与する方法
・電子署名をおこなう際の注意点
・受信文書の署名方法 など


電子契約においてPDFを中心とした電子ファイルに電子署名を付与する方法がわからずお困りの方は多いかと思います。そのような方に向けてPDFファイルに電子署名を付与する方法をする方法をまとめた資料をご用意いたしましたので、ぜひ無料でダウンロードしてご活用くださいませ。


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電子印鑑(電子ハンコ)とは

電子書類

電子印鑑(電子ハンコ)とはパソコンなどの電子上で押印ができる印鑑(ハンコ)のことです。エクセルやPDFなどで作成ができます。電子印鑑を利用すれば従来のように印鑑を持ち運びする必要がなく、どこでも押印することができるため業務を大きく効率化できます。

電子印鑑の法的効力について

電子印鑑の法的効力としては電子署名法の第3条より「本人による電子署名が行われているときは、真正に成立したものと推定する」とされています。そのため本人による電子印鑑が押印されていれば真正に成立したことが推定できます。しかし、ここでいう電子署名とは認証機関が発行する証明書によって本人性が証明されているものであり、電子印鑑は印鑑を印影しただけのものなので、本人性が十分ではなく、法的効力を完全に保証するのは難しいでしょう。

電子印鑑を作成する方法

電子印鑑を作成する方法はいくつかあります。代表的な方法は下記の3つです。

・Word、Excelを利用する
・実際の印影をスキャンする
・印鑑作成ツールを利用する

すでにあるツールがないかなどを確認した上で、自社にあった方法で作成しましょう。

PDFで電子印鑑は使える?3つの使用方法を紹介

薄緑に輝くタブレット

電子印鑑をPDF文書に押す方法は3つあります。PDFファイルの閲覧にAdobe社のAcrobat Readerを利用している場合は「スタンプ」機能が便利です。

また、Microsoft社のMicrosoft Officeを導入している場合も、PDF文書に使える電子印鑑を自分で作成することができます。より高機能な電子印鑑が必要な場合は、サードパーティ製の電子印鑑ツールを利用しましょう。

Acrobat Reader

Acrobat ReaderはAdobe社が提供する無料のPDF編集ツールです。Acrobat Readerの「スタンプ」機能なら、すでに用意された電子印鑑のテンプレートのほか、検印や日付印などを利用できます。

また、「スタンプパレット」「カスタムスタンプ」を利用し、自分で電子印鑑を作成することも可能です。

Microsoft WordまたはMicrosoft Excel

PDF文書には画像データで作成した電子印鑑を押すことも可能です。

Microsoft社のMicrosoft WordやMicrosoft Excelには、電子印鑑を画像データで作成する機能があります。

たとえば、Wordの「テキストボックス」なら、名字入りのシンプルな電子印鑑を簡単に作成することができます。

電子印鑑ツール

より高機能でデザイン性の高い電子印鑑が必要な場合は、サードパーティ製の電子印鑑ツールを利用しましょう。

電子印鑑ツールなら、篆書体や草書体、古印体などのフォントを利用したり、印影の「かすれ」を表現したり、実印に近いイメージの電子印鑑を作成することができます。

また、角印、認印、承認印、日付印など、作成可能な電子印鑑の種類も豊富です。ただし、電子印鑑ツールを利用するにはソフトウェアの購入費用や月額料金の支払いが必要です。

PDFでの電子印鑑の使用手順

マウスを使用しながらパソコンを触る男性

それでは、どのような手順で電子印鑑を作成すればよいのでしょうか。

Acrobat ReaderやMicrosoft Officeなら、高度な知識やスキルがなくても電子印鑑を作成し、PDF文書に貼り付けることが可能です。

ここでは、Acrobat Reader、WordやExcel、電子印鑑ツールを使用して電子印鑑を作成する流れを解説します。

Acrobat Readerの使用手順

Acrobat Readerを利用し、PDF文書に押印可能な電子印鑑を作成する手順は次の通りです。

・「ツール」タブを選択し、「スタンプ」をクリックする
・「電子印鑑」をクリックし、印影のテンプレートから好みのものを選ぶ
・フォントを赤色に変更し、印影に自分の名字を入力する
・「レイアウト」タブを選択し、「テキストの方向」で縦書きをクリックする
・「ユーザ情報の設定」に電子印鑑の作成者の氏名や会社名を入力する

WordやExcelの使用手順

電子印鑑はオフィスソフトでも作成できます。ここでは、WordやExcelを使用する場合の作成手順を紹介します。

・「挿入」タブを選択し、「図」で円形の図形を作成する
・図形の枠線を赤色に変更し、太さを好みに合わせて調整する
・図形を右クリックし、「塗りつぶしなし」を選択する
・フォントを赤色に変更し、印影に自分の名字を入力する
・図形を右クリックし、「図として保存」からPNG形式で保存する

電子印鑑ツールの使用手順

電子印鑑ツールなら、手間や時間をかけずに電子印鑑を作成することができます。製品にもよりますが、電子印鑑ツールの使用手順は次の通りです。

・認印や角印など、作成したい電子印鑑の種類を選ぶ
・電子印鑑のフォントを選択する
・名字や会社名など、電子印鑑のテキスト部分を入力する
・「ダウンロード」をクリックし、作成した電子印鑑の画像データをダウンロードする

電子印鑑をPDFで使用する3つのメリット

青い下敷きでハンコを押そうとしている人

従来の押印の代わりに電子印鑑を利用すれば、押印や郵送の手間がなくなるため、業務効率化や生産性の向上を実現できます。

印刷代や郵送費用などのコスト削減につながるのもメリットです。

また、ペーパーレス化を実現することで、テレワーク中の「はんこ出社」を減らすことができます。電子印鑑をPDFで使用するメリットを3つ紹介します。

押印や郵送の手間がなくなり、業務効率化を実現できる

電子印鑑を導入し、請求書や納品書などをPDF文書で作成すれば、「書類を印刷し、製本する」「書類に角印を押す」「切手や封筒を用意し、書類を郵送する」といった手間がなくなります。

書類管理にかかる工数を削減し、業務効率化を実現することが可能です。

印刷代や郵送費用などのコストを削減できる

請求書や納品書などを書面で作成・郵送する場合、コピー用紙やインク、切手、封筒などを用意する必要があります。

たとえば、レターパックライトを利用する場合は1件あたり370円、レターパックプラスは1件あたり520円の料金が必要です。

電子印鑑に切り替えれば、こうした印刷代や郵送費用がかかりません。また、領収書などを電子データでやりとりすれば収入印紙の貼付が不要なため、印紙代が発生しないのもメリットです。

ペーパーレス化を実現し、テレワークやリモートワークに対応

テレワークを導入する企業では、担当者が書類にはんこを押すために出社する「はんこ出社」が問題となっています。

電子印鑑を導入し、ペーパーレス化を実現すれば、書類管理や契約管理がすべてオンラインで完結します。はんこ出社を減らし、テレワークやリモートワークに対応することが可能です。

 

 

このようにPDFファイルに電子印鑑を付与する方法を解説しましたが、電子印鑑は印面を電子データ化したものであるため本人性・確実性が担保されていません。そのためでPDFファイルに電子印鑑だけではなく、電子署名を添付する必要があります。電子署名があることで署名を押した印が本人のものであるということの証拠になります。

当サイトではPDFファイルにで電子署名を添付する方法をまとめた「PDFファイルに電子署名を付与する方法」という資料を無料で配布しております。電子署名を付与する方法はもちろん、電子署名を行う際の注意点などわかりやすくまとめております。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

電子印鑑をPDFで使用するデメリット

鍵マークとキーボード

一方、PDF文書に電子印鑑を使用する場合はセキュリティに注意しましょう。

電子印鑑は誰でも簡単に作成できるため、第三者に印影を複製されるリスクがあります。

また、電子証明書やタイムスタンプによって電子文書の改ざんを防止する電子署名と違い、電子印鑑は単なる画像データのため、「誰がいつ押印したのか」という情報が含まれていません。

そのため、電子印鑑には不正利用やなりすましに弱いというデメリットがあります。

重要な契約をオンラインで締結する場合は、よりセキュリティが強化された電子署名を利用するのがおすすめです。

電子印鑑はPDFにも使用可能!ビジネスシーンに合わせて活用しよう

茶色い机と赤いハンコ

PDF文書をやりとりする場合は電子印鑑が便利です。

記名押印や書類の郵送・手渡しの手間がなくなるため、業務効率化を実現できます。

PDFで使用可能な電子印鑑は、Acrobat ReaderやMicrosoft Office、電子印鑑ツールなどで作成することができます。

しかし、電子印鑑は不正利用やなりすましに弱いため、重要な契約を締結する場合はセキュリティに懸念があります。

ビジネスシーンに合わせて電子印鑑を活用することが大切です。

PDFファイルに電子署名を付与する方法とは…?資料で解説!

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・電子署名をおこなう際の注意点
・受信文書の署名方法 など


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ジンジャーサイン編集部

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