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電子印鑑の作成方法を解説!おすすめの作成ソフトもあわせて紹介!

マウスとキーボード

 

テレワークの普及によって文書の電子化が広まりつつある今、電子印鑑の需要が増えています。

電子印鑑は業者に依頼して作成することもできますが、簡単なものであれば自社で作成することも可能です。

電子印鑑を自作する方法は複数ありますので、ニーズや目的にあわせて作成方法を選びましょう。

今回は、電子印鑑の作成方法やその特徴、具体的な作成方法、おすすめのフリーソフトを紹介します。

 

電子印鑑とは?

電子印鑑を押す様子

 

電子印鑑とは、電子データ化された印鑑のことです。

従来のハンコとは違い、エクセルやワード、PDFなどの電子データ上に反映することができます。

近年では、デジタル改革関連法の施行を受け、さまざまな書類が電子上での契約締結を認められました。

また、ペーパーレス化によるメリットは非常に大きいため、電子印鑑を導入する企業も年々増えてきています。

電子印鑑を作成するメリット

プラスマークを持つ手

 

ここからは、電子印鑑を作成する3つのメリットについて解説します。

締結作業をスムーズに完結できる

電子印鑑を作成して導入することで、契約書の締結作業をスムーズに完結させることができます。

これまでの締結作業では、PCで作成したデータを印刷してから捺印し、郵送をおこなっていました。

また、郵送後に相手方も捺印し送り返す作業が発生するため、双方捺印が完了した書類を受け取るまでに数営業日かかってしまっていました。

電子印鑑では、すべて電子上でやり取りを完結させることができるため、早ければ当日中に締結を完了させることが可能です。

手戻りが発生した場合でも、すぐに修正して送りなおせるので、非常に締結作業がスムーズになります。

書面が電子化されて管理がしやすくなる

電子印鑑の導入によって書面が電子化されると、データの管理が非常に簡単になります。

これまでは書類を保管するために、倉庫やキャビネットなどのスペースを確保する必要がありました。

しかし、書面が電子化されれればこのようなスペースを確保する必要はなくなり、クラウド上ですべて保管することができます。

また、クラウド管理の場合、押印後のデータを検索して探し出すことが可能なので、過去の契約状況を参照する場合などに非常に便利です。

印紙代や郵送代を削減できる

書面契約の場合、記載金額に応じて収入印紙が必要となります。

また、郵送する際に切手を貼る必要がありますが、紛失を防ぐためにレターパックを使用して郵送する場合には、通常の切手代よりも高い金額がかかります。

しかし、電子印鑑の導入によって電子データでのやり取りであれば、印紙代も郵送代もかからなくなります。

1回のやり取りであれば多少の金額ではありますが、やり取りが積み重なると相当な金額になります。

書面の電子化ではこのような費用がかからなくなるため、大幅なコスト削減につながります。

電子印鑑を作成するデメリット

黄色いビックリマーク

 

電子印鑑の作成・導入を検討するのであれば、メリットとあわせてデメリットも把握しておくことが重要です。

ここでは、電子印鑑を作成するデメリットを2つ紹介します。

法的効力が担保されないケースがある

電子印鑑単体のデータだけでは、ハンコと同じ法的効力を担保することはできません。

電子印鑑に法的効力を持たせる場合には、本人性の担保と改ざんされていないことの証明が必要です。

電子印鑑の持ち主などを証明できるデータと、タイムスタンプの仕組みが組み込まれた電子印鑑を利用すれば、法的効力の担保が可能となります。

取引先にも理解を得る必要がある

契約は相手方が存在して初めて成立するものなので、取引先にも電子印鑑の利用を承諾してもらう必要があります。

ここで電子印鑑の利用を拒否された場合には、これまで通りの書面契約をせざるを得ません。

まずは、主要の取引先に対して電子印鑑を使用してもよいか確認してから、電子印鑑を作成して利用しはじめることをおすすめします。

電子印鑑の作成方法

紙を撮影する人

 

業者に発注する方法以外で、電子印鑑を作成する方法は4つあります。

自社で電子印鑑を導入するのに、どの方法が適しているか比較してみてください。

印影をスキャンして作成

まず一つめに紹介するのが、印鑑を押した書類(印影)をスキャンして作成する方法です。

スキャンをおこなう場合には、複合機やスキャナーが必要となります。

印影をスキャンして電子印鑑を作成する手順は、以下の通りです。

 

①白い紙に押印する
②押印箇所をスキャンして、画像データとして保存する
③エクセルやワードに貼り付ける
④「図の形式」から「トリミング」を選択し、余分な部分をトリミングする
⑤図を選択し、「図の形式」から「透過色を指定」を選んで、背景を透明にする
⑥画像データをPNG形式で保存する

 

PNG形式以外で保存すると、背景が透過せず、押印したときに文書の一部が隠れてしまう可能性があるので注意しましょう。

エクセルやワードで作成

次に紹介するのが、エクセルやワードで電子印鑑を作成する方法です。

両者の作成手順はほぼ同じで、ワードアートと呼ばれる機能を使用して電子印鑑を作成します。

具体的な作成手順は、以下の通りです。

 

①「挿入」の「図形」から印鑑の形(円や四角)を選択する
②枠線の色を変更する(基本は赤色)
③「挿入」の「テキスト」から「ワードアート」を選択し、文字デザインを選択する
④ワードアートで文字を入力し、①で選択した図形に収める
⑤ホームの編集タブから「オブジェクトの選択」を選び、図形を全選択してグループ化する
⑥全体の図形をコピーしたら、Windowsペイントを起動し、貼り付けて余白部分をトリミングする
⑦図形を保存する

無料の電子印鑑作成ツールで作成

WEB上で公開されている無料の電子印鑑作成ツールを使用する方法です。

特徴や機能はツールごとに異なりますが、簡易的な画像編集ソフトと似たようなもので、図形や色、テキストなどを組み合わせて電子印鑑を作成します。

有料の電子印鑑作成ツールで作成

WEB上で有料頒布されている印鑑作成ツールを使用する方法です。

無料ツールに比べると多機能・高性能で、よりオリジナリティやデザイン性の高い印鑑を作成できます。

利用料金はツールによって異なり、月額料金制で利用できるツールもあれば、買い切りで利用できるツールもあります。

電子印鑑の作成方法別の特徴を紹介

印鑑を押す女性

 

自社で最適な方法で作成するには、さまざまな視点から比較検討することが重要です。

ここからは、電子印鑑の作成方法別の特徴を紹介します。

印影スキャンの特徴

印影をスキャンする方法の利点は、コストをかけずに作成できるところと、エクセル・ワードや無料ツールで作った電子印鑑よりもデザインが高いところです。

必要なのはPCと印影の撮影・スキャンに必要なスマホやデジカメ、複合機のみで、これらをもともと業務上で使用している場合は、実質無料で電子印鑑を作成できます。

また、ベースになる印影が特注品であれば、エクセル・ワードや無料ツールで作成したものに比べてオリジナリティの高い電子印鑑を作成することができます。

ただ、撮影やスキャンのために、白い紙にきれいな印影を押すのは意外と難しく、思った以上に手間がかかる可能性があります。

また、カメラやスキャナの解像度によっては、実際の印影とイメージがずれてしまうこともあります。

エクセルやワードの特徴

エクセルやワードを業務で利用している場合、電子印鑑の作成に新たなコストが発生することはありません。
普段業務で利用しているエクセルやワードなら扱いに慣れているので、初めて電子印鑑を作成する場合でも、スムーズに作業を進められるでしょう。

ただ、エクセルやワードはもともと画像編集に特化したソフトではないので、デザインの幅はさほど多くありません。

必要最低限のデザインの電子印鑑があればいいという場合には手軽な方法ですが、社外向けの重要な書類に使用するにはあまり適さない方法といえるでしょう。

無料の電子印鑑作成ツールの特徴

無料の印鑑作成ツールを使用する利点は、エクセルやワードに比べてデザインの幅が広いところと、より手軽に電子印鑑を作成できるところです。

もともと印鑑の作成に特化したシステムになっているので、印鑑の形を選ぶ→色を選ぶ→文字を入力する、といった単純な操作で簡単に電子印鑑を作成できます。

印鑑の形やレイアウトの種類がエクセルやワードより多いところもメリットのひとつです。

有料の電子印鑑作成ツールの特徴

有料の印鑑作成ツールを利用するメリットは、よりデザイン性の高いオリジナルの電子印鑑を作成できるところです。

一般的な角印や認印はもちろん、ネーム印やビジネススタンプも作成できるため、用途や目的に応じてさまざまな電子印鑑を作成することが可能です。

ツールによっては、オーダーメイドのフォントやデザインを作成できるサービスや、不正コピー防止機能が搭載されているものもあります。

ただ、多機能・高性能を求めるほど利用料金も割高になるため、予算に応じてツールを選択する必要があります。

 

法的効力を担保したうえで電子印鑑を利用したい場合には、有料の電子印鑑作成ツールがおすすめです。

電子印鑑を無料で作成するのにおすすめのフリーソフト3選

人と白い床

 

電子印鑑を無料で作成できるフリーソフトは複数あり、それぞれ機能や特徴が異なります。

フリーソフトはいくらダウンロードしてもコストがかかりませんので、気になるソフトがあったらまず試してみて、最も使いやすいものを活用するのがおすすめです。

ここでは電子印鑑を無料で作成できるおすすめのフリーソフトを3つご紹介します。

おまかせ電子印鑑Free

フリーソフトでありながら、認印・三文判からデータネーム印、ビジネス印、ユーザー印など、さまざまなタイプの電子印鑑を作成できるソフトです。

印鑑の形はもちろん、フォントや太字、文字の大きさ、色、白抜きや枠外表示など、さまざまな機能が搭載されているため、理想の近いデザインの電子印鑑を手軽に作成できます。

なお、有料版にアップグレードすると、フォント数の増加やPDFへの直接押印といった機能が付加されます。

マイスタンプメーカー

ブラウザ上で簡単に電子印鑑を作成できるサービスです。

使い方は朱肉の色を選択し、文字を入力して「生成」ボタンをクリックするだけと簡単です。

PNG形式でダウンロードできるので、エクセルやワードにそのまま貼り付けて利用できます。

印影は「通常の印影」「少しにじんだ印影」「鮮明な印影」の3パターンをダウンロード可能です。

電子三文判

有料ツールの「承認はんこ」に備わっている2,600名字印のうち、よくある名字200の印影があらかじめ組み込まれたソフトです。

文書番号や承認者名、日付、承認者の所属、承認項目などを承認印オブジェクトに挿入する機能が備わっています。

クリップボードを経由すれば、エクセルやワードなどにそのまま押印可能です。

電子印鑑を作成して業務を効率化していこう

紙に印鑑押している場面

 

電子印鑑は、印影のスキャンやエクセル・ワードなどを活用すれば、無料で作成することも可能です。

法的効力を担保している電子印鑑を利用したいのであれば、有料の電子印鑑作成ツールや電子契約サービスの導入がおすすめです。

文書の電子化を促進したいのであれば、電子印鑑を導入することによって、業務の効率化やコスト削減を実現していきましょう。

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