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電子印鑑(電子ハンコ)とは?メリット・デメリットや法的効力を紹介

インク付けてる瞬間

 

政府主導の「脱はんこ」が進んでいる今、電子印鑑に注目が集まっています。

電子印鑑にはさまざまなメリットがある反面、デメリットもありますので、業務に導入する際は注意が必要です。

 

この記事では、電子印鑑の概要や、メリット・デメリット、法的効力、注意点について解説します。

 

電子印鑑とは?

光るタブレットと怪しげな男

 

電子印鑑とは、PDFなどの文書データに押印できる印鑑のことです。

2001年に施行された「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」により、電子署名や電子印鑑を用いた押印が法的に認められるようになりました。

 

電子印鑑を用いれば、契約書や請求書などのビジネス文書を電子データとしてやり取りすることが可能になります。

 

なお、電子印鑑は作成方法によって2つの種類に分類されます。

印影を画像化したもの

印影をスキャナなどで電子データ化したものです。背景を透過させれば、さまざまな電子文書に貼り付けることができます。

 

なお、元になる印鑑がない場合でも、画像編集ソフトなどを活用すればPC上で電子印鑑を自作することも可能です。業者に発注すれば、よりデザイン性の高い電子印鑑を作成できます。

タイムスタンプを付与したもの

押印した日付や時刻などの識別情報(タイムスタンプ)を付与した電子印鑑です。

タイムスタンプを付与された電子印鑑は、それ以降、データの改ざんや削除が行われていないことの証明となるため、高いセキュリティを確保できます。

 

タイムスタンプを付与した電子印鑑を作成するためには、タイムスタンプサービスを利用する必要があります。

電子印鑑のメリット・デメリット

お金と電卓

 

電子印鑑を使用すると、通常の印鑑を用いた場合に比べて多くのメリットがある一方、いくつかのデメリットもあります。

メリットばかり注目して、デメリットやリスクを軽んじると、トラブルの原因になることもありますので要注意です。

 

ここでは、電子印鑑を用いた場合に想定されるメリットとデメリットをご紹介します。

メリット①コストの削減

電子印鑑を使用すると、紙媒体の書類への押印が不要になります。

書類そのものの用紙代を節約できるのはもちろん、消耗品である朱肉も不要になるため、コストの節約につながります。

 

また、一般的な印鑑は欠けたり、傷ついたりすることもありますが、劣化や消耗のない電子印鑑なら、印鑑を買い替える費用も不要となります。

メリット②業務の効率化

一般的な印鑑の場合、紙媒体の書類が手元にないと押印できないため、申請や承認、決済などの業務フローが滞る原因となります。

電子印鑑を押印した電子文書なら、メールに添付したり、クラウドシステム上で共有したりすることができるため、紙媒体の書類を回すよりも業務フローがスムーズに進行します。

 

また、文書そのものの保管・管理もPC上で行うことができるため、紙媒体の書類を毎回ファイリングしたり、棚に保管したりする必要もありません。

後日、特定の文書を探すときもPCで検索すれば簡単に目当てのものを閲覧できるため、膨大な書類の中から手作業で探し出す手間を省けます。

デメリット①導入時のコスト

社内で回す文書など、簡単な認印程度であれば、元からある印鑑をスキャナで取り込んでフリーソフトで画像化したものや、無料ツールを使って作成したものでも十分です。

 

しかし、取引先などとやり取りする文書の場合、データの改ざんなどを防止するために、きちんとセキュリティ対策を行わなければなりません。具体的には、業者に依頼してオリジナリティの高い電子印鑑を作成してもらう、タイムスタンプを付与するなどです。

 

これらの費用は一般的な印鑑を作成する場合よりも費用がかかることが多いため、導入コストが高くつく可能性があります。

デメリット②画像化した電子印鑑ではセキュリティ面が心配

画像化した電子印鑑は手軽に作成・利用できるというメリットがある一方、簡単に模写されやすいという欠点があります。画像化しただけでの電子印鑑には識別情報が付与されていないため、いつ・どこで・誰が押印したのか判断することができず、セキュリティ面のリスクが高くなります。

 

タイムスタンプを付与した電子印鑑なら、セキュリティ面の不安を解消できます。しかし、そのぶんコストがかかるところがネックです。

電子印鑑の法的効力

高度なタブレット

 

電子印鑑の法的効力は、電子署名法第3条にて以下のように定められています。[注1]

 

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用:電子署名及び認証業務に関する法律|e-Gov法令検索

 

ここで注意したいのが、電子署名について「これを行うために必要な符号及び物件を適性に管理することにより、本人だけが行うことができるものに限る」という点です。

つまり、単純に本人が押印したという事実だけでなく、それを客観的に確認できる手段を講じる必要があります。

 

そのために活用されるのが、時刻認証局(TSA)によって発行されるタイムスタンプです。

タイムスタンプには、原データをもとに生成されたハッシュ値と時刻情報が付与されており、原データとタイムスタンプのハッシュ値を照らし合わせれば、改ざんの有無をチェックできる仕組みになっています。

 

タイムスタンプを付与すれば、本人によって電子署名が行われたことを客観的に証明できるため、電子印鑑に法的な効力を持たせることが可能です。

社内の承認フローに使用する電子印鑑であれば、法的な効力を持たせる必要はありません。

 

しかし、取引先や顧客相手のやり取りの場合は後のトラブルを防止するためにも、タイムスタンプを付与する必要があります。

電子印鑑の作成方法

電子書類 作成

電子印鑑を作成する方法は、既存の印鑑で押印した印影をスキャンして電子化する方法とツールをもちいてオンライン上で作成する方法の2つがあります。

スキャンする際は複合機やスキャナーが必要となり、ツールを用いる際は無料や有料のツールを導入する必要があります。

関連記事:電子印鑑の作成方法を解説!おすすめの作成ソフトもあわせて紹介!

電子印鑑を無料で作成する方法

ツールを利用して作成するケースが最も一般的ですが、ツールの中には無料で電子印鑑を作成できるものもあります。その一方セキュリティの面が有料ツールと比べると不足している傾向にあります。無料ツールを導入する際は事前に詳しく調べて問題がないかを確認して、慎重に利用するようにしましょう。下記の記事では実際の無料ツールをご紹介しておりますのでぜひご覧ください。

関連記事:電子印鑑を無料で作成!無料のフリーソフトやその注意点も解説

電子印鑑をPDFで使用するには?

PDFで電子印鑑を使用する際は、Adobe社が提供するAcrobat ReaderやMicrosoft社のMicrosoft WordやMicrosoft Excelなどがよく利用されます。Acrobat Readerではスタンプ機能、WordやExcelでは図形の挿入タブより簡単に作成が可能です。
下記の記事でより具体的な作成手順を紹介しているので興味のある方はぜひご覧ください。

関連記事:電子印鑑をPDFで使用するには?手順や作成方法など網羅的に紹介

電子印鑑の注意点

青のシャツ着た男性黒のパソコン触る

 

電子印鑑は比較的手軽に導入できますが、実際にビジネスで活用する場合は、いくつか注意しなければならない点があります。

事前準備をおろそかにしたまま電子印鑑を導入すると、取引先とトラブルになったり、電子文書を悪用されたりする原因になります。

 

電子印鑑を効率よく使うためにも、業務に活用する際は以下3つの点に注意しましょう。

取引先への事前確認を行う

電子印鑑の使用は義務ではありませんので、電子印鑑を採用しているか否かは企業によって異なります。

電子印鑑を使用していない会社に対し、電子印鑑を押印した電子文書を送付すると、相手が取り扱いに困ってしまう可能性があります。

 

電子印鑑および電子文書でのやり取りに対応している場合でも、セキュリティレベルは会社によって差があります。

セキュリティ対策を疎かにしている会社と電子文書をやり取りすると、データ改ざんや盗用といったトラブルが発生するリスクが高くなります。

 

電子印鑑を採用する際は、取引先に電子印鑑と電子文書への対応可否およびセキュリティ対策の内容を確認しておきましょう。

複製されにくい電子印鑑を使用する

電子印鑑はフリーソフトなどで無料で作成することも可能ですが、簡易的なデザインになるため、複製も容易になります。

 

特にセキュリティレベルの高い文書をやり取りする場合は、複製されにくい電子印鑑を用いた方が安全です。

 

電子印鑑を発注する際は、デザインやフォント、レイアウトなどのオリジナリティが高い業者に依頼するのがおすすめです。

業務内容の変更を周知させる

一般的な印鑑と電子印鑑では、業務フローに大きな違いがあります。

 

そのため、電子印鑑を導入する際は、あらかじめ社内向けに電子印鑑の使用を開始することを通達すると共に、変更される業務フローの内容を周知させる必要があります。

必要に応じてマニュアルを用意しておけば、現場での混乱が生じにくく、業務内容の変更もスムーズに行えるでしょう。

電子印鑑を比較するポイント

指紋認証

電子印鑑選定のポイントは主に下記の3つです。

・コスト
・機能性
・セキュリティ

コスト

電子印鑑を選定する際に重要なポイントしてコストがあります。電子印鑑を作成する方法は数多くあり、中には無料で利用できるものもあります。自社で電子印鑑を導入する費用対効果を事前に確認して、選定していきます。

機能性

次に重要な観点は機能性です。電子印鑑の作成に加えてワークフローや保存容量、また電子帳簿保存法に対応しているかなど電子印鑑にもさまざまな機能があります。自社で運用する際に必要なポイントを見極めて導入しましょう。

セキュリティ

セキュリティも電子印鑑を導入する上で重要な観点です。押印した文書が改ざんされないようなシステム環境が整っているか、誰でも作業できないような権限の設定ができるか、電子印鑑が複製されないような機能があるかなどセキュリティに関してしっかり確認しておくことが重要です。

電子印鑑を上手に活用してコスト削減や業務効率化を目指そう

パソコンとコーヒー

 

電子印鑑を利用すると、紙媒体の文書や印鑑に使っていたコストを削減できるほか、承認フローの短縮といった業務の効率化につながります。

 

ただ、画像化された電子印鑑は偽造・改ざんされやすいので、タイムスタンプを付与した電子印鑑を用いるなど、セキュリティ対策をしっかり行う必要があります。

 

また、電子印鑑を導入する際は取引先や顧客に通達し、電子印鑑を用いた取引を安全に行えるかどうかをきちんと確認しておくことをおすすめします。

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