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電子委任状法とは?法律の概要や電子委任状の必要性を解説

電子契約
最近では、電子署名を付与する電子契約が徐々に一般的になってきました。
電子契約の際の電子署名についてはよく知られるようになってきていますが、電子委任状についてはあまり知らない方も多いことでしょう。
電子委任状や関連する電子委任状法について知っていると、無用なトラブルを避けられます。
当記事では、電子委任状法の概要や電子委任状の必要性について解説します。


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1. 電子委任状法とは?

はてなを抱える男性
電子委任状法は正式には、2018年1月に施行された「電子委任状の普及の促進に関する法律」といいます。
電子委任状の基本的な運用方法について定められており、電子委任状を一般に浸透させることを目的として制定されました。
現在、官民を挙げてデジタルファーストを掲げており、この政策を推進するために電子委任状法が;用いられています。
電子委任状法には主に電子委任状や関連用語の定義、基本指針、電子委任状の認定制度、国等の責務について定められています。

1-1. 電子委任状とは?

電子委任状法について知るために、電子委任状について知ることが必須です。
電子委任状は、企業の代表者が契約の代理権を従業員に付与したことを証明する電子データのことです。
これまで、法人格の代表者が従業員に権限を付与する場合、紙の委任状が用いられていました。
しかし、電子契約を行う際に紙の委任状を相手に提示することは難しく、電子契約の目的に沿いません。
そこで電子委任状を作成し、電子署名する従業員が代理権を持っているかどうかを証明することが望ましいのです。
電子委任状を発行する際には、委任者や受任者、代理権の内容、代理権の制限の有無、代理権の有効期間、その他の情報を委任状に記載し、誰が見ても理解できるようにしておかなければなりません。

2. 電子委任状の必要性

黄色いビックリマーク
電子委任状は、法人の代表が従業員に権限を付与するものですが、なぜ電子委任状が必要になったのでしょうか。
というのも、対面の契約で法人の代表が契約書に署名することはあまりないにもかかわらず、代理に委任状の提示を求めることはほとんどないからです。
ある程度の肩書を持っている従業員が契約を締結する場合、取引相手もその従業員の権限に疑問を呈することはないでしょう。
では、なぜ電子契約においては電子委任状が必要とされるのでしょうか。
電子委任状の必要性について見ていきましょう。

2-1. 電子署名法との整合性を取るため

電子委任状が必要なのは、電子署名法との整合性を取るためです。
電子署名法は、電子署名の運用について定めている法律で、電子委任状法とは異なるものです。
しかし、電子署名法と電子委任状法には密接な関連があります。
電子署名法第3条では、法的に有効な電子署名は本人のみが行えるものに限ることが明記されています。
これは当然のことで、本人以外が電子署名を行えるようになってしまえば、悪意のある第三者が勝手に契約を締結することも可能になるでしょう。
そのため、電子署名は本人しか知りえない秘密鍵を使って契約の成立の真正を担保しているのです。
ところが、法人の代表ではなく、従業員が代理で電子署名を行う場合、本人のみが行えるものに限ると規定している電子署名法第3条に照らして重大な疑問が生じてしまいます。
法人の代表本人が電子署名していない電子契約が有効でないと考えられるからです。
そこで、代理権を明確にするために電子委任状が必要となります。
電子委任状があれば、法人の代表の代理権が明確になっているので、電子署名法との整合性が取れるのです。

2-2. デジタルファーストが促進される

電子委任状を利用すると、デジタルファーストが促進されるメリットがあります。
前述のように電子署名法第3条によれば、電子署名は法人の代表本人が行わなければなりません。
しかし、ある程度大きな企業になると、すべての契約に関して代表本人が電子署名を行うのは現実的ではないでしょう。
代表本人が署名のために時間を取ることも非効率ですし、代表本人が署名するまで契約を待てないことも考えられます。
そんなときにある程度の代理権を従業員に付与し、電子署名の権限を与えれば、スピーディーに契約を締結できるのです。
もちろん、代理権に制限を加え、一定の金額以下の契約に限るといった電子委任状も可能です。
このようなワークフローにすれば、契約に至るまでのこれまでのプロセスを維持しながら電子契約を導入することができるようになり、デジタルファーストが促進されます。

2-3. 電子署名の有効性が証明される

電子委任状を作成しておけば、電子署名の有効性が証明される点も重要です。
電子契約についてはすでに判例が出ており、電子署名の有効性は確認されています。
しかし、これはあくまで代表本人が電子署名した場合であり、従業員が代理として署名したケースには該当していません。
電子委任状なしに従業員が代理として署名した場合、電子署名の有効性が疑問視されるリスクがあります。
トラブルを防ぐためにも、電子契約の際には電子委任状を作成しておくのが賢い方法です。

3. 電子委任状の仕組み

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電子委任状を作成する際には、電子委任状の仕組みについて理解しておくことも求められます。
紙の委任状の場合、法人の代表が従業員に代理権を与えたことの証明が必要となります。
多くの場合、その証明は自筆の署名と押印によって行われるでしょう。
さらに、受任者の本人確認のため、運転免許証や印鑑証明書などの書類が必要になるケースもあります。
では、電子委任状の仕組みについて見ていきましょう。

3-1. 電子委任状では付加的な書類が必要ない

電子委任状では、本人書類が必要ないのが大きな特徴です。
電子証明書そのものに本人性を担保する役割があるためです。
まず、法人の代表は従業員に対して代理権を付与します。
それと同時に、電子委任状取扱事業者に登録を行い、代理権を付与したことを知らせます。
電子委任状取扱事業者は、国の認定を受けた事業者であり、高い信頼性があると判断されます。
代理権を付与された従業員は電子契約に臨み、自分の代理権で契約できる範囲であることを確認してから電子署名を行います。
もし自分が契約できる範囲を超えているのであれば、契約を締結せず再度指示を仰がなければなりません。
一方、取引先は相手の従業員が契約を締結できる代理権を持っているか、電子委任状取扱事業者に確認することができます。
電子委任状取扱事業者は、保管していた電子委任状を発行してくれるので、取引先は電子委任状を見て代理権の付与の有無とその範囲を知ることができるのです。

4. 電子委任状の重要性と仕組みをよく理解しておこう

電球
電子委任状法とは、電子委任状の概要や制度の内容、国などの責務について定めた法律です。
電子署名法と電子委任状法は違う法律なので注意しましょう。
電子委任状を利用すれば、いつも法人の代表が電子署名をする必要がなく、スピーディーに電子契約を締結することができます。
さらに、電子署名に疑問を持たれることなく、契約の成立の真正を担保できるのもメリットです。
電子委任状の仕組みをよく理解し、積極的に活用していくようにしましょう。

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