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電子契約を海外の企業と締結するメリットや注意点を解説

国旗

日本でも電子契約サービスが普及するなど、電子契約は徐々にグローバルスタンダードになりつつあります。アメリカやドイツなど、電子契約の導入率は日本企業よりも海外企業の方が高いのが現状です。そのため、海外取引の拡大を目的として、電子契約サービスの導入を検討する企業も少なくありません。しかし、国によっては法整備が進んでいないなど、電子契約が原則認められないケースもあります。海外企業と電子契約を締結する場合は、必ず現地の法令を確認しましょう。この記事では、海外企業と電子契約を締結するメリットや注意点を詳しく見ていきます。

1. 海外企業とも電子契約を締結できる?

電子越しでの握手

電子契約サービスを導入すれば、場所や地域に関係なくインターネット上で契約を締結することが可能です。海外の企業と電子契約を締結しても問題はないのでしょうか。ここでは、海外の電子契約の導入率や、電子契約に関する法整備の状況を簡単に解説します。

1-1. 電子契約の導入率は海外企業の方が高い

アメリカやドイツなど、一部の地域では日本よりも電子契約が普及しています。総務省の令和3年版情報通信白書によると、日本・アメリカ・ドイツの電子契約の導入率は以下の通りとなっています。[注1]

【日本】

社外取引(グループ会社)における契約処理 社外取引(グループ会社以外)における契約処理
すべて電子化されている 13.6% 8.1%
8割程度電子化されている 20.0% 16.3%
5割程度電子化されている 18.5% 20.4%
2割程度電子化されている 22.7% 27.8%
まったく電子化されていない 25.1% 27.4%

【アメリカ】

社外取引(グループ会社)における契約処理 社外取引(グループ会社以外)における契約処理
すべて電子化されている 20.1% 18.1%
8割程度電子化されている 31.3% 35.4%
5割程度電子化されている 30.6% 31.3%
2割程度電子化されている 13.9% 13.2%
まったく電子化されていない 4.2% 2.1%

【ドイツ】

社外取引(グループ会社)における契約処理 社外取引(グループ会社以外)における契約処理
すべて電子化されている 15.2% 11.1%
8割程度電子化されている 33.3% 29.3%
5割程度電子化されている 27.3% 40.4%
2割程度電子化されている 18.2% 11.1%
まったく電子化されていない 6.1% 8.1%

日本企業の場合は、社外取引が「5割程度電子化されている」企業が全体の5割程度を占めています。一方、アメリカやドイツでは、社外取引が「8割程度電子化されている」企業が全体の半数程度に達しています。電子契約に欠かせない電子サインに関する統計をみても、新型コロナウイルスのパンデミック後も電子サインを使いつづけると回答した企業の割合が日本では59.5%にとどまるのに対し、アメリカは82.5%、EU加盟国は78.8%、APAC加盟国は83.9%に達しています。[注2]

このように電子契約はむしろ海外の方が普及しています。電子契約サービスを導入すれば、アメリカやEUなどの企業とスムーズに契約を締結できます。

[注1]令和3年版情報通信白書|総務省

[注2]アドビ、電子サイン使用に関するグローバル調査を実施|アドビ株式会社

1-2. 現地の法律で電子契約が認められている場合は問題なし

ただし、国や地域によっては法整備の遅れにより、電子契約が法律上認められない場合があります。そのため、海外企業と電子契約を締結する場合は、あらかじめ現地の法令をチェックする必要があります。例えば、アメリカでは50州全てが電子契約を認めていますが、台湾は電子契約に対する行政の後押しがあまり多くありません。電子署名法の規定により、電子契約の締結が認められていますが、双方が電子契約の締結に合意したというエビデンスが必要になります。

アジア地域で電子契約の締結が認められているのは、中国、韓国、シンガポール、タイ、マレーシア、フィリピン、インドネシア、ベトナム、インドなどの地域です。電子契約を締結する前に、必ず現地の法令を確認しましょう。

2. 海外企業と電子契約を締結するメリット

メリット

海外企業と電子契約を締結するメリットは4つあります。

  • 契約書の郵送費を削減できる
  • 契約手続きをスピードアップできる
  • 異なる海外拠点の契約書を一元管理できる
  • 電子契約の方がスムーズに対応してもらえるケースも

電子契約を導入すれば、契約書を現地に郵送する必要も、契約書をわざわざ印刷・製本する必要もありません。そのため、配送料の削減や契約業務の効率化につながります。また、地域によっては電子契約の導入率が非常に高いため、書面契約よりもスムーズに対応してもらえる可能性があります。複数の国や地域に進出する場合は、異なる海外拠点の契約書を電子契約システムで一元管理できるのもメリットの一つです。

3. 海外企業と電子契約を締結するときの注意点

海外企業と電子契約を締結するときの注意点は2つあります。

  • 英語対応した電子契約サービスを導入する
  • 契約書を英文で作成する必要がある

電子契約を導入するにあたって、電子契約サービスを利用するのが一般的です。電子契約サービスを導入する場合は、海外企業も利用できるように英語対応したサービスを選びましょう。同様に、契約書や相手企業への署名依頼メールも英語で作成する必要があります。

3-1. 英語対応した電子契約サービスを導入する

電子契約サービスを導入する場合は、最低でも表示言語に「英語」を選択できる製品を選びましょう。電子契約サービスを利用し、電子契約を締結するときの流れは以下の通りです。

  1. 契約書を電子契約システムにアップロードする
  2. 相手企業のメールアドレスを指定し、署名依頼のメールを送信する
  3. 相手企業がメール本文のURLをクリックし、電子署名画面にアクセスする
  4. 相手企業が契約書の内容を確認し、電子署名を実施する

ここでポイントとなるのが、「相手企業が電子契約システムの署名画面にアクセスし、内容を確認する必要があること」です。英語に対応した電子契約サービスなら、海外企業がスムーズに電子署名を実施できます。海外企業と電子契約を締結する場合は、少なくとも英語のインターフェースに対応した電子契約システムを導入しましょう。

3-2. 契約書を英文で作成する必要がある

同様にして、相手企業の送信する契約書や、署名依頼メールも英文で作成する必要があります。英文契約書ならではの表記や言い回しもあるため、英語で契約書を作成した経験が少ない場合は、専門家によるリーガルチェックを受けるのがおすすめです。

4. 電子契約を海外企業とも締結可能!電子契約に関する法令の確認を

書類を確認する男性

アメリカやドイツなどの地域では、日本よりも電子契約が普及しています。電子契約を導入すれば、インターネットを通じて海外企業ともスムーズに契約を締結可能です。契約書を国際郵便で送る必要がないため、郵送費の削減や契約業務の効率化にもつながります。ただし、地域によっては電子契約が法律上認められていない場合があります。まずは現地の法令を確認し、電子契約を締結しても問題ないかチェックしましょう。また、海外企業との取引を前提として電子契約サービスを導入する場合は、表示言語を英語に変更できる製品を選ぶ必要があります。

 


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ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

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