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相手方の電子契約サービスが自社と異なる場合の対応方法を解説

電子契約書
業務を円滑に進めるために電子契約サービスは非常に役立ちます。しかし、相手方の会社と自社の電子契約サービスが同じとは限りません。むしろ、違う電子契約サービスを導入しているケースがほとんどでしょう。そういった場合にどっちの電子契約を使って契約をすればいいかという問題が発生します。どちらかが譲ってくれればいいのですが、譲らないということになった場合は、トラブルを生んでしまうかもしれません。

本記事では相手方の電子契約サービスが自社と異なるときの対応方法について紹介いたします。電子契約を導入していないときや、導入してもらうためのアプローチなども紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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1. 相手方の電子契約サービスが自社と異なる場合の対応方法

取引相手とのウェブ会議
相手方の電子契約サービスが自社と異なる場合の対応方法は、主に2つあります。どのパターンが最適かは状況によって異なるので、最も円満に契約を進められるものを選んでください。

1-1. どちらかの電子契約サービスを選択する

合意形成が可能な場合は、どちらかか一方だけの電子契約サービスを利用して契約を進めるのが最も簡単です。実際にこういった状況に直面したときに、最も多くとられている解決方法がこの方法だと思われます。

判断基準としては、その電子契約サービスが法務省の指定リストに掲載されており、信頼性があるかどうかです。信頼性のある電子契約サービスであれば、それを利用して合意形成を行えば問題ありません。

しかし、自社の電子契約サービスで合意形成を行うことになればいいですが、相手方の電子契約サービスで合意形成を行う場合は、不慣れなソフトを使用することになります。管理コストが増える可能性があるので注意しなくてはいけません。

相手方の電子契約サービスを利用した場合は、自社のサービスで契約書を管理できない可能性もあります。事前に確認をしておき、お互いに管理上の問題がないかどうかを調べておくことが大切です。

1-2. PDFを用意して電子署名を行う

電子契約サービスの利用に同意が得られない場合は、契約書のPDFを2部用意して、お互いに電子署名をすることで契約を締結するというものがあります。この方法であれば、自社の電子契約サービスを使って電子署名をすることが可能なので、不慣れなソフトを利用することによる混乱が発生しません。

しかし、相手方が電子署名を行った契約書のPDFを管理しておく必要があるという点には注意が必要です。これがないと契約締結をした証拠を確認することができません。

電子署名をしたPDFにもう一方の電子署名を重ねて、お互いの電子署名を二重に付与するという方法もあります。この方法であれば、契約書のPDFを一部のみ管理をすればいいので、管理にかかる手間が少なくなります。

PDFを利用して電子署名を行う方法も便利ではあるのですが、電子契約サービスを利用する場合と比べると管理に手間がかかってしまうのが難点です。相手方と契約を結ぶ際には、会社同士のパワーバランスも関係してきます。自社の電子契約サービスを利用してもらえるのであれば一番ですが、それができない場合はPDFを利用するなど交渉の流れ次第で切り替えるのがおすすめです。

1-3. PDFを利用して契約する場合の注意点

最後にPDFを利用して契約する場合の注意点について紹介いたします。PDFを利用した電子契約サービスを利用しない契約を進める場合は、当事者型の電子署名が必要です。当事者型とは、契約者本人が認証サービスを行っている会社に申請をして、本人性を担保する電子証明書を用いて電子署名を行うことです。

こうすることでなりすましのリスクが大幅に下がるため、本人性を満たすためには必要な手続きとなります。しかし、認証局へ申請を行ったり電子証明書の発行工数がかかったりするデメリットもあります。

電子契約サービスを利用するかどうかは、PDFファイルのみで契約する場合と比較したうえで決める必要があります。

2. 相手方が電子契約を導入していないときの対応方法

point
相手が電子契約を導入していない場合もあるでしょう。そのままの状態では電子契約を結ぶことができません。相手に合わせて紙媒体で契約を結ぶという方法もあるのですが、それだと自社の工数が増えてしまいます。

相手が電子契約を導入していない場合は、以下の方法で対応することをおすすめします。

2-1. 電子契約を導入してもらう

最も望ましい方法が電子契約を導入してもらうことです。電子契約さえ導入してもらえば、契約上で大きなトラブルが発生することもありません。後述しますが、電子契約を導入してもらうためにアプローチをして、導入に踏み切ってもらうのが最も望ましい解決方法です。

2-2. 相手が導入していなくても契約ができる電子契約サービスを導入する

電子契約の導入についてアプローチを行ったとしても、相手がそれを受け入れてくれるとは限りません。中にはITリテラシーに関する知識が不足しており、電子上でのやり取りだと不安が多いという方もいるでしょう。

そういった場合は、相手が未導入でも利用できる電子契約サービスを導入するという方法があります。立会人型のサービスのほとんどが、相手が未導入の状態でも電子契約ができるものになっています。

そういった電子契約サービスを導入すれば、パソコンがなかったとしてもインターネット環境とメールアドレスさえあればサービス登録をする必要がなく、電子署名が可能です。相手への負担がかからないので、おすすめの方法の1つです。

しかし、現在導入している電子契約サービスとの兼ね合いについては考えなくてはいけません。複数の電子契約サービスを取引相手に応じて使い分けるというのは、業務の煩雑さを増やしてしまいます。こういったリスクがあることを理解したうえで、電子契約サービスの導入を検討してください。

3. 相手方に電子契約を導入してもらうためには?

はてなを抱える男性
相手に電子契約を導入してもらうためには、以下のポイントを抑えておくことが大切です。

3-1. セキュリティ面の不安をなくす

セキュリティ面で不安を抱えている方は多いです。電子契約の導入を断る際の理由として、最も大きなものがセキュリティ面での不安だといわれています。電子契約は安全性の高い契約手段なのですが、相手はそれがわかっていないので、安全性についてしっかりと伝えることが大切です。

また、不正アクセスやサイバー攻撃対策として、自社がどんなセキュリティ対策を行っているかも伝えるとより安心してもらいやすいでしょう。

3-2. メリットを伝える

電子契約導入にどんなメリットがあるかを伝えましょう。そもそも今まで行ってきた契約のやり方が変わってしまうことを嫌っている方もいます。電子契約を導入することでどのようなメリットがあるのか、業務はどう変化するのかなどを伝えてください。

例えば紙の契約書がなくなればインク代などが必要なくなるのでコストカットにつながりますし、印紙税の貼り付けが不要になるので節税にもつながります。

こういったメリットを相手が知らない可能性は大いにあります。電子契約にどんなメリットがあるのかを自社の体験も交えて伝えるようにしてください。

4. 電子契約サービスは未導入の会社も多い

電子契約
電子契約サービスを導入していない会社はまだ多くあります。取引の際に面倒に感じる場面も多いかもしれませんが、会社には会社の考えがあります。スムーズに取引を進めるためには、電子契約について理解をしてもらわなくてはいけません。

そのためのアプローチをしっかりと行っていきましょう。関係性が深い取引先であればあるほど、電子契約への理解を求めることは大切です。

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