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電子署名をPDFに付与する方法とは?手順や注意点などわかりやすく解説

3つのハテナブロック

契約書に電子署名をおこなわなければ、その契約書を誰が作成したのかがわかりません。

契約書をPDFで作成する場合は、Adobe Acrobat Readerや電子契約システムで電子署名を付与することが可能です。

また、電子契約書を受け取った側は、Acrobat Readerの機能を利用して、電子署名の有効性を検証することができます。

この記事では、電子署名をPDFに付与する方法や具体的な手順を解説します。

PDFファイルに電子署名を付与する方法とは…?資料で解説!

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・電子ファイルに電子署名を付与する方法
・電子署名をおこなう際の注意点
・受信文書の署名方法 など


電子契約においてPDFを中心とした電子ファイルに電子署名を付与する方法がわからずお困りの方は多いかと思います。そのような方に向けてPDFファイルに電子署名を付与する方法をする方法をまとめた資料をご用意いたしましたので、ぜひ無料でダウンロードしてご活用くださいませ。


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そもそも電子署名とは

電子書類と男性

電子署名とは電子上の署名や印鑑にあたるものです。紙媒体と違って、電子文書はコピーや改ざんが容易なため認証局から電子証明書を発行を依頼して、それをもちいて電子署名をする必要があります。
次の章でこの仕組みを細かく解説していきます。

電子署名の役割と仕組み

電子署名の仕組みを上の図をもちいて解説していきます。

電子署名の信頼性を担保するために、まず認証局に電子証明書の発行を依頼します。
認証局は申請者の本人性を確認して電子証明書を付与します。このように認証局を通じて改ざんや不正が起きないような仕組みをつくっています。

電子署名をPDFに付与する方法

白いマウスとキーボード

電子契約書の作成者を明らかにするためには、信頼できる電子証明書を利用し、電子署名を付与する必要があります。

PDFファイルの契約書の場合、「Adobe Acrobat ReaderのデジタルIDを利用して電子署名をおこなう」「電子契約システム上で電子署名をおこなう」「ワード・エクセルをつかう」の3種類の方法があります。電子署名をPDFに付与する具体的な手順を解説します。

Adobe Acrobat Readerを使って無料で電子署名を付与する方法

Adobe社が提供するPDF編集ツール、Adobe Acrobat ReaderならPDFで作成した契約書に電子署名を付与することができます。

Acrobat Readerは無料でダウンロードすることができるのもポイントです。

ただし、無償版のAcrobat Readerの場合、電子署名を付与できるのは月2回までに制限されています。

Acrobat Readerで電子署名を付与する手順は以下の通りです。

  • Adobe社のホームページからAdobe Acrobat Reader DCをインストールする
  • Acrobat Readerを開き、「編集」タブの「環境設定」を選ぶ
  • 「分類」欄の「署名」をクリックし、「IDと信頼済み証明書」の右の「詳細」を選ぶ
  • 「デジタルIDと信頼済み証明書の設定」ウインドウの左上の作成ボタンをクリックする
  • 「今すぐデジタルIDを作成」にチェックを入れて、デジタルID(電子署名)を作成する
  • 名前、部署、会社名、電子メールアドレス、国/地域などを入力する
  • デジタルIDのパスワードを設定し、「完了」をクリックする
  • 署名したいPDFをAcrobat Readerで開く
  • 「ツール」タブを選び、「証明書」の下の「開く」をクリックする
  • PDFの署名したい箇所をマウスボタンでドラッグし、電子署名を挿入する
  • 「デジタルIDで署名」ウインドウが出たら「続行」をクリックし、設定したパスワードを入力して署名を完了する
  • 署名したPDFを「名前を付けて保存」で保存する

電子契約システムで電子署名を付与する方法

無償版のAcrobat Readerを利用する場合、デジタルIDを自分で作成する必要があるなど、電子署名の付与に手間がかかります。

また、Acrobat Readerで利用できるSelf-SignデジタルIDは、第三者の認証局によって信頼されたデジタルIDではありません。(※1)

多数配布する場合や、厳格な身元保証が求められるような場合は、AcrobatのSelf-SignデジタルIDではなく、Adobe パートナーからデジタルIDを取得することをお勧めします。大半の商取引では、認証機関と呼ばれる信頼されているサードパーティプロバイダからのデジタルIDを必要とします。

引用:PDFファイルで電子署名を利用する方法 (Acrobat DC / Acrobat Reader DC)|Adobe

そこで電子契約システムを利用すれば、より安全性の高い電子署名をPDF文書に付与することが可能です。

ほとんどの電子契約システムの場合、毎月の署名数や契約書の送付数にも制限がありません。

電子契約システムを利用し、電子署名を付与する手順は以下の通りです。

  • 電子契約システムの管理画面を開き、署名したい契約書のPDFをアップロードする
  • 署名する箇所を指定し、契約の締結日、署名者の氏名、住所、会社名などを入力する(自社側の署名)
  • 契約書の相手方のメールアドレスを入力し、電子署名の依頼メールを送信する
  • 相手方がブラウザ上で必要事項を入力し、電子署名をおこなう(相手方の署名)

電子署名をPDFに付与した後におこなう作業

パソコン開く男性

Adobe Acrobat ReaderでPDFに電子署名を付与した後も、「電子署名をした側」「電子署名されたPDFを受け取る側」それぞれに作業が残っています。

電子署名をした側は、電子署名を検証するための電子証明書のファイルを相手方に送付する必要があります。

電子署名されたPDFを受け取る側は、送られた電子証明書を受け取り、電子署名の有効性を検証しましょう。

電子署名をした側がおこなう作業

電子署名をした側は、電子署名に利用した電子証明書のファイルを作成し、契約の相手方に送付する必要があります。

もし送付しない場合、契約書を受け取った相手方の画面に「署名の完全性は不明です」というメッセージが表示され、電子署名を検証することができません。

「デジタルIDと信頼済み証明書の設定」の画面の「書き出し」を選び、「データをファイルに保存」にチェックを入れることで電子証明書のファイルを書き出すことができます。

電子署名されたPDFを受け取る側がおこなう作業

電子署名されたPDFを受け取る側は、送付された電子証明書のファイルをAcrobat Readerにインストールし、電子署名の有効性を検証する必要があります。

少し手順が複雑なため、次の項で詳しく解説します。

電子署名の有効性をPDFで確認する方法と注意点

黒いパソコンと白いシャツ着た男性

Adobe Acrobat Readerを利用した電子署名の検証は手順が少し複雑です。

電子署名されたPDFを受け取った場合、相手方は電子証明書のファイルを取り込み、「信頼済み証明書」に設定する必要があります。

電子署名の有効性をPDFで確認する方法について、「文書の整合性を検証する」「電子署名を検証する」の2つのフェーズに分けて解説します。

文書の整合性を検証する

電子署名の有効性を検証する前に、まずPDFが電子署名後に変更されていないか確認する必要があります。

ナビゲーションパネルの署名アイコンをクリックし、「文書は、この署名が適用されてから変更されていません」というメッセージが表示されているかどうかチェックしましょう。

電子署名の有効性を検証する

次に電子署名の有効性を検証します。

送付された電子証明書のファイルをダブルクリックすると、「データ交換ファイル – 連絡先を取り込み」というウインドウが表示されます。

右下の「連絡先の信頼を設定」をクリックしましょう。

「信頼済み証明書」に設定するためには、「信頼」タブの「この証明書を信頼済みのルートとして使用」「証明済み文書」の2箇所にチェックを入れる必要があります。

ただし、電子証明書を無条件で信頼することになるため、相手先が不明な電子証明書の場合はセキュリティ上のリスクがあります。

電子署名はPDF文書に付与可能!方法や手順を確認しよう

暗い部屋にあるパソコンとタブレット

PDFで作成した契約書を安全にやりとりするには、信頼できる電子証明書を利用して電子署名をPDFに付与し、「誰が契約書を作成したのか」を明らかにする必要があります。

Adobe Acrobat Readerや電子契約システムを導入すれば、電子署名をPDFに付与することが可能です。

しかし、Acrobat Readerを利用した方法は電子署名に手間がかかります。

また、電子署名の有効性を検証する必要があるため、相手方の負担も大きくなります。

「手軽に電子署名をおこないたい」「契約の相手方に負担をかけたくない」場合は、電子契約システムの導入を検討しましょう。

PDFファイルに電子署名を付与する方法とは…?資料で解説!

▼「【基礎知識集】PDFファイルに電子署名を付与する方法」資料でお悩み解決!

・電子ファイルに電子署名を付与する方法
・電子署名をおこなう際の注意点
・受信文書の署名方法 など


電子契約においてPDFを中心とした電子ファイルに電子署名を付与する方法がわからずお困りの方は多いかと思います。そのような方に向けてPDFファイルに電子署名を付与する方法をする方法をまとめた資料をご用意いたしましたので、ぜひ無料でダウンロードしてご活用くださいませ。


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ジンジャーサイン編集部

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