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片方だけが電子署名を導入しているときの契約方法を紹介

電子署名する男性

テレワークが導入されたと同時に増えたのが、電子署名の導入です。
電子署名は電子契約サービスやクラウドサインなどとも呼ばれ、導入する会社が増えると同時に、利用する機会も増えてきました。
しかし導入が進んでいるとは言え、日本にはまだ浸透しきっておらず、知ってはいても導入に消極的なケースも増えています。また、場合によっては従来の書面での契約を希望することももちろんあります。

ここで気になるのが、サービス利用時に片方のみが付与することが可能なのか。
結論から言うと可能です。

そこで今回は、片方だけが電子署名を導入しているときの契約方法について説明します。わかりやすく説明するため、相手方が電子署名を導入していない場合を例に挙げながら説明するので、是非参考にしてください。

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紙の原本と電子の原本で締結

契約締結

紙の契約書を一通作成して署名と押印をして、相手方が保管する分の原本として渡す方法があります。
この場合自社が保管する分は書面と同じ契約書を電子データで送信。電子契約で同意してもらいましょう。

相手方の要望に応えながらも自社保管分は電子契約で締結可能です。

原本を相手に渡して自社分はコピーをPDFにする

原本になる紙の契約書を一通作成。相手方と自社が合意の上で押印し、原本は相手方に渡して保管してもらいます。自社分は原本のコピーをPDF化して電子データとして保管する方法です。
紙の契約書と電子契約書用データのふたつを作成する手間を省くメリットがあります。

原本が自社に残らないことが多少のリスクとも言えますが、相手方の手元に契約書の原本があるので、いざという時は提出してもらうことで解決されます。

自社のみ電子署名

自社のみ

先述の紙の原本をPDF化する方法とは逆のパターンです。

まず自社で電子契約サービスを用いて、契約書であるPDFに電子署名をします。そのPDFファイルをメールに添付するなどして相手方に送付する方法です。
受け取った相手方がPDFを二部印刷して製本と押印をし、相手方の押印されてある契約書の一部を自社に返送してもらいます。

自社の合意は電子署名に記録として残り、相手方は押印によって確認できます。これらふたつをあわせることで契約締結に至ったということになります。

片方のみ電子署名を利用するときの注意点

片方だけの電子署名の方法について説明しました。
これで問題解決とはいかないのが難しいところ。
実際に片方のみが電子署名をしたときに起こりやすいトラブル「想像していた契約書と違ったから再送してほしい」といった感じの対処方法を簡単に説明します。

4-1. 電子署名がよく分からずに相手方が受け入れてしまう

テレワーク、リモートワークが促進して急速に電子契約サービスが普及したことによって、理解が低いまま利用してしまうケースも多いです。
結果として理解が甘い場合や法的意味合いなどがわからずに、電子署名付き電子契約を相手方が受け取ってしまうことがあります。
この場合不安を感じてしまい、書面契約の再送を依頼されることになるケースがあるのです。

対処方法としては、片方のみが電子署名をするときの注意点などをまとめて資料にし、相手方へ送付すると良いでしょう。
注意点としては
・片方のみ電子署名でも法的に問題がないこととその理由
・電子契約であっても本人性が担保されて改ざんできないこと
・片方のみが電子署名を使った場合の契約書を利用するときの実務の流れ
以上の注意点を記載して送付することで、トラブルを避けることにつながります。

4-2. どのようなものか理解をしていたけど、印刷時にパッと見てわかるようにしてほしい

片方のみの電子署名がされた電子契約を相手方に送付すると、契約書を印刷した相手方が、誰によっていつ署名されたものなのかわからず不安に感じることがあります。
発行発酵する「だれがいつ何に署名を実施したか」が記載されてある証明書を相手方に渡しましょう。
これらを合意締結証明書と呼んでい事業者もあり、文書とし相手方に渡すことで、不安を取り除くことができてトラブルを避けることができすでしょう。

電子署名契約は法的な効力持っている

電子契約 法的効力

電子契約は書面契約と同等の法的効力を持っています。
電子契約サービスを使用した場合、電子署名を付与したことで電子データに残り、署名・押印した書面の契約書同等の法的効力が発生します。

そもそも契約とは、民法522条2項に記載の契約方式の自由によってどのような形式でも成立します。
例えば口頭での契約や、友人間での金銭の貸し借り等の「貸す」「返す」の口約束で契約書にサインをしていなくても、その場で契約は成立しているということ。
契約時に書面の作成と交付が重要とされている理由としては、申し込みの意思表示の合致だけでは証拠が残らず、契約不履行などトラブルがあった際に不利になってしまうからです。

もしもトラブルがあった場合など訴訟問題に発展した場合、証拠として利用するためには、民事訴訟法228条1項にあるように真正性満たす必要があります。

書面に残すのと同じように、電子署名は、なりすましでないことやデータに改ざんがないことを証明できます。
また電子署名法第3条があり、法的効力をもっています。
電子署名サービスを利用すると、認証局が発行した「電子証明書」が付与されます。
電子証明書は公開鍵暗号基盤という暗号技術を用いたインターネット上における身分証明書。これにより電子署名の正当性が証明されるのです。

ほかにも正確な時刻を証明するタイムスタンプの刻印もあり、第三者である時刻認証局が付与するのでその時刻に電子データが存在し内容が改ざんされていないことが証明されています。

電子署名のメリット

メリット

電子署名を導入すると得られるメリットについて説明します。

書面で契約書を交わす場合だと、署名・押印のために出向き直接の対面や、書類の郵送などのやり取りが必要になり、手間と時間がかかってしまいます。

電子署名なら、契約書の確認・電子署名・契約締結まで全てオンラインで完結。相手方に予定な手間をかけることなく契約が完了するのです。

また、印紙代が非課税となるため、書面の契約書で負担していた印紙代を削減できるメリットもあります。

電子署名を上手に活用する対策を!

電子署名 活用

電子署名による電子契約サービスはインターネット上で契約を結ぶことができる便利なシステムです。便利で簡単ではありますが、日本ではそこまで導入が進んでいないことが現状です。
取引先などがサービスの使用を拒否する場合、不安要素などを取り除くことが何よりも大切です。

法的効果やメリットなどを説明し、それでも消極的なら相手の要望になるべく応える姿勢をみせながら、電子署名を上手に活用する対策をとってみましょう。

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ジンジャーサイン編集部

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