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代理人でも電子署名できる?方法や注意点を詳しく解説

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実務においては企業の代表者に代わって代理人が代表印を押印するケースが見られます。特に日々膨大な量の契約書が生じる大企業であれば、部署ごとに代理人を任命し、代表印の押印を代行するフローが一般的です。

近年では電子契約の普及に伴い物理的な印章を持たない電子署名を施す機会も増えています。しかし、代理人による電子署名の代行は法的に無効とされる恐れもあるため注意が必要です。

この記事では、代理人による電子署名の代行について、そのリスクや適切に行うための方法を解説します。

電子署名は代理人でも可能?注意点は?

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・代理人が電子署名をおこなう方法
・代理での電子署名のメリット&デメリット など

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代理人による電子署名は一般的に行われている

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代理人による代表印の押印や電子署名は基本的には有効と考えられており、実際に多くの企業では押印・署名の代行が実施されています。大抵の場合、誰が押印・署名を施したのか問われるケースはありません。ここでは日本における代表印の押印や電子署名の基本的な考え方を解説します。

1-1. 契約の真正な成立には名義人本人の署名や押印が必要

本来、契約は契約締結権を持つ者が自身の名義の署名、もしくは印章の押印をすることで申請に成立したと判断されます。これは電子契約でも同様であり、契約締結権を持つ本人が自身の名義の電子署名を施したのであれば契約の真正性に疑いの余地はありません。

1-2. 実務では代理人が署名することも多い

しかし、実務では代表者以外の代理人が代表者の印章(代表印)を用いて押印するケースが当たり前のように見られます。これは組織が一定の規模になると、企業の代表者が全ての契約書に目を通して押印することが事実上困難となるためです。

そのため、多くの企業では一定以上の役職者が代表者から契約締結権の委譲を受ける、もしくは権限の委譲を受けないまま代理人として代表印を押印する業務フローが実施されます。電子契約に施す電子署名についても同様のフローが一般的となるでしょう。

1-3. 誰が押印や電子署名を施したかは問われない

実際のところ、その代表印を誰が押印したのかまで問われることはほぼありません。代表印の押印があるのであれば、それは代表者の承諾を得られていると誰もが判断します。そのため、仮に契約締結権を持たない従業員が代表印の押印を行ったとしても、殆どの場合で問題とされないのです。

1-4. 代表印があれば代表者の意思が反映しているとみなされる

法的な観点から見ても、契約書に代表印の押印があればその契約には代表者の意思が反映されているとみなされます。これは民法における二段の推定(※)と呼ばれる考え方がベースです。

電子署名も電子証明書により本人性が担保されるため、二段の推定をベースに考えれば「電子署名があればその契約には代表者の意思が反映している」と捉えるのがビジネスにおける考え方です。

ただし、日本では契約書の真正性を問う訴訟自体が少なく、契約締結権を持たない者の代表印が絶対に有効と言えるだけの判例がある訳ではありません。特に電子署名の場合は印章のように物理的な形がなく、なりすましのリスクもあるため法的な解釈の変更には注意が必要です。

※二段の推定
法廷において契約書を証拠として扱う際に、その契約書が真正に成立したかの照明を省くために用いる考え方。
「(印章は本人が厳重に管理するものなので)実印の印象があれば本人の意思が範囲永している」(一段目の推定)
「よって本人の意思が反映した実印の印章があればその契約は真正に成立した」(二段目の推定)

代理人が電子署名を行う2つのパターン

数字2

企業において代理人が電子契約を行うパターンとして、代理人が「代表者から契約締結権を譲渡されるケース」と「契約締結権の委譲なしに代理押印を行うケース」があります。それぞれの特徴やリスクを押さえておきましょう。

2-1. 名義人から権限委譲を受けたうえで電子署名を行う

1つ目は代表者から正式に契約締結権の委譲を受けた代理人が押印・署名を代行するケースです。日本では会社法第14条により、代表者のから委任を受けた者による効率行為の代行が認められています。

“事業に関するある種類又は特定の事項の委任を受けた使用人は、当該事項に関する一切の裁判外の行為をする権限を有する。“

引用:「会社法第14条」| e-Gov法令検索

代表者が契約締結権を代理人に委譲する際は、その内容を規定した委任状が必要です。委任状では主に以下の内容を規定します。

・委任者(法人の代表者)
・受任者(代理権を付与される従業員)
・代理権の具体的内容
・代理権の制限
・代理権の有効期間
・その他、委任者が必要と認める事項

また、電子署名では上記の規定を電磁的に記録した「電子委任状」が用いられるケースもあります。電子委任状の形式としては、書面で作成した委任状をPDF等の電子ファイルで保管したもの(委任者記録ファイル方式)や、電子署名に委任状の必要事項を記録したもの(電子署名方式)が一般的です。

電子委任状の法的有効性は「電子委任状法」によって担保されているため、正しい形式で作成されたものであれば代理人による電子署名のリスクを限りなくゼロにできます。

2-2. 代表者を名義人としたまま電子署名を行う

2つ目は代表者が契約締結権を委譲せずに、代表者名義の電子署名を従業員が代行するケースです。

本来、契約は権限を持つ代表者が自ら自身の名義の署名・押印を施すことで成立することを前提としています。しかし、先述の通り日本では二段の推定に基づき「代表者名義の押印や電子署名があれば代表者の意思を反映している」と考えるのが一般的です。

民法228条でも以下のように明記されています。

“私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。”

引用:「民事訴訟法第228条」|e-Gov法令検索

ただし、これはあくまで「推定」であり、契約の真正性を巡って訴訟に発展した場合は個別に審議をする余地があります。その際に代理人による電子署名が名義人の意思を反映していないと判断された場合、その契約が無効となることも考えられるのです。

契約締結権の委譲なしに代理人が代表者名義の電子署名を施す場合は、その署名が代表者の意思であることを証明できるようにしておきましょう。

代理人が電子署名するときのリスク回避方法

リスク回避

電子署名はまだ歴史が浅く、契約の真正性を問う訴訟の判例も十分ではありません。現在では有効とされる代理人による電子署名も法解釈ひとつで無効となる恐れもあります。代理人が電子署名を行う際は法的有効性を問われるリスクを可能な限り排除しておきましょう。

3-1.  契約締結権限の委任状を用意しておく

代理人による電子署名のリスクを限りなくゼロにする方法が先述した委任状による契約締結権の譲渡です。委任状により代理人に契約締結権があることが明確であれば、その契約の真正性を疑う必要はありません。

3-2. メール認証型電子契約では代表者のメールアドレスを使用する

メール認証型の電子契約システムを利用する際は、契約締結権を持つ代表者のメールアドレスを使用しましょう。一般的にメールアドレスは極めて個人的なものであり、本人以外が使用するケースはほぼありません。そのため契約に使用したメールアドレスが代表者のものであれば、相手側はその契約に代表者の意思が反映していると判断します。

ただし、この方法は一種の「なりすまし」とも捉えられるので、完全にリスクが回避できるものではありません。あくまで相手側に疑念を抱かせないための手段です。

3-3. 相手方とのメールの「㏄」に代表者のメールアドレスを入力する

電子契約の締結に際し相手方とメールのやり取りを行う際は、メールのカーボンコピー(㏄)に代表者のメールアドレスを入力しておきましょう。実際に代表者がそのメールを閲覧するかは別として、相手方に対してこの契約は代表者も把握している事実を示せます。シンプルではありますが、相手方に契約の疑念を抱かせないためには有効な方法です。

代理人による電子署名はリスクもあることを覚えておこう

重要

日本の法律では、民法の原則により契約締結権がない代理人による電子署名も有効とされます。ただし、契約の真正性を個別に審議された場合、電子署名の名義人の意思の反映が認められなければ無効とされる恐れもあるのです。代理人が電子署名を施す場合は、法的リスクを踏まえて適切な対応を取ることを心掛けましょう。

電子署名は代理人でも可能?注意点は?

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ジンジャーサイン編集部

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