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電子署名とは?を徹底解説!役割や仕組み、メリットなど網羅的に紹介

パソコンカタカタ

昨今、脱ハンコやペーパーレス化など紙管理からデジタルへの移行がさまざまなところで叫ばれています。しかし電子文書の課題点としてその信憑性や非改ざん性などがあげられてます。こういった課題に対する解決策として注目されているのが電子署名です。本記事では電子署名の概要や仕組みはもちろん、導入する方法やその注意点など網羅的に解説していきます。

電子署名とは?をわかりやすく解説

黒のボールペンとスクリーン

電子署名とは、電子文書に署名や押印することで、その文書の正当性を証明するものです。紙文書におけるサインや押印に相当し、然るべき方法で電子署名すれば、その電子文書に法的な効力を持たせることができます。

電子署名の役割や必要性

電子文書は紙文書に比べて偽造や改ざんが容易です。そういった課題を解決するために電子署名を利用します。電子文書の役割は本人性と非改ざん性の証明です。電子文書に電子署名を付与することでその文書が正しい情報であることを証明できます。

電子署名法とは?ポイントは2条と3条

電子署名が導入された背景には、インターネット利用率の増加と労働力人口の低下があります。総務省の調べによると、2020年のインターネット利用率は8割を超えています。[注1]

個人はもちろん、企業もインターネットを活用するのが当たり前になった時代では、契約書や請求書、納品書といったビジネス文書をメールなどでやり取りするケースが増えてきました。

ただ、直筆の署名および押印が施された紙文書に比べると、電子文書は偽造や改ざんが容易です。

そこで国では2001年に「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」を施行し、電子署名が行われている電子文書は真正に成立したものと認めることにしました。[注2]電子署名法の第2条には本人性と非改ざん性についての記載があり、第3条には「本人だけ行うことができる電子署名が付与されていれば、これを真正に成立したものと推定する」とされています。

[注1]「令和3年 情報通信白書」|総務省

[注2]「電子署名及び認証業務に関する法律」|e-Gov法令検索

電子署名を導入すると、これまで紙媒体で処理してきた書類の電子データ化が可能となります。電子文書は紙媒体に比べて作成・送受信・管理が容易なため、書面にまつわる業務の手間を省くことができます。

少子高齢化にともない、労働人口が著しく減少している現代日本では、業務効率化による人手不足の解消が急務とされています。

国は、脱ハンコやペーパーレス化が業務効率化、ひいては人手不足の解消につながると想定し、電子署名の普及を推進しています。

関連記事:電子署名法とは?電子署名法の条文の概要や対応をわかりやすく解説

関連記事:電子署名法2条3条の要件についてわかりやすく解説

デジタル署名との違い

電子署名と似ている言葉として「デジタル署名」があります。電子署名は電子文書の信憑性を証明する仕組みの総称であり、デジタル署名とは電子署名の一種で公開鍵暗号方式を採用した電子署名のことをいいます。

関連記事:デジタル署名とは?仕組みや電子署名との違いをわかりやすく解説

電子印鑑との違い

電子署名と似たものに「電子印鑑」があります。電子印鑑とは、その名の通り電子化された印鑑のことです。
電子文書に押印することで、紙文書における印鑑と同じ役割を果たします。

ただし、電子印鑑に法的な効力を持たせるためには、タイムスタンプなどで識別情報を付与しなければなりません。

電子印鑑そのものはフリーソフトなどを使用して簡単に作成することが可能です。しかし、単純に画像化しただけの電子印鑑では、法的な証拠になり得ないことに注意が必要です。

電子サインとの違い

電子サインとは、従来の直筆による署名・押印に代わり、電子文書の真正を保証するものです。つまり、電子署名や電子印鑑は電子サインの一種といえます。

ただ、「電子サイン」と言うと、電子署名を指しているのか、あるいは電子印鑑を意味しているのか判別することはできません。

また、電子サインはすべての電子署名、電子印鑑を包括する言葉です。一般的には本人証明やタイムスタンプが付与されたものは「電子署名」「電子印鑑」、それ以外のものを「電子サイン」と呼んで区分することもあります。

電子署名の仕組み

鍵マークとパソコン

電子署名には、「公開鍵暗号方式」と「ハッシュ値」という2つの仕組みが採用されています。

公開鍵暗号方式は間違いなく本人が作成したことを、ハッシュ値はデータが改ざんされていないことをそれぞれ証明するためのものです。
ここで、それぞれの詳しい仕組みについて解説します。

公開鍵暗号方式の仕組み

公開鍵暗号方式とは、「公開鍵」と「秘密鍵」と呼ばれる2つの鍵を使用して、データの暗号化および復号化を行う方式のことです。

公開鍵はその名の通り、誰でも取得することが可能で、通信を暗号化するときに使用します。
一方の秘密鍵は、公開鍵と対になるキーのことで、暗号化された通信を復号するときに使用します。

秘密鍵は特定のユーザー(基本的には受信側)しか保有していないため、秘密鍵を厳重に管理しておけば、公開鍵で暗号化されたデータの盗難や改ざんを防ぐことができます。

公開鍵暗号方式を用いた通信の手順は以下のようになります。

  • 受信者が秘密鍵を使って公開鍵を作成
  • 公開鍵を送信者に渡す
  • 受け取った公開鍵を用いて暗号化した文書を受信者に渡す
  • 受信者が暗号化した文書を秘密鍵で復号化する

ハッシュ値

ハッシュ値とは、元データから一定の計算手順によって求められた値のことです。元データの量に関わらず、ハッシュ値の長さは常に固定されており、同じデータからは必ず同じハッシュ値が得られる仕組みになっています。

電子署名ではその性質を応用し、元データに改ざんが加えられていないことを証明する手段のひとつとして採用されています。

電子署名のメリット、デメリット

黄色い階段と電卓

電子署名を利用すると、業務上でのさまざまなメリットを期待できます。

一方で、電子署名ならではのデメリットもあるため、業務で利用する場合は利点・欠点の両方をよく理解しておくことが大切です。

ここでは、電子署名のメリットとデメリットをご紹介します。

メリット①コストの削減

電子署名を利用するということは、これまで紙媒体でやり取りしていた文書を電子データ化することを意味します。

電子文書は通常の書類に比べて用紙やインク代、郵送代などのコストがかからないため、文書のやり取りに関わるコストを節約できます。

また、日本では契約書や領収書などについて、その文書の記載金額に応じた印紙税が課税される仕組みになっています。[注3]

しかし、PDFファイルなどの電子文書を電子メールなどを利用して送付した場合、課税文書を作成したことにはならず、印紙税は非課税となります。[注4]

契約書や領収書の発行ごとに必要だった印紙税をカットできれば、業務コストの節約につながります。業界でいうと扱われる契約書の種類が多い不動産で大きくコスト削減された事例や、取締役会議事録なども電子契約によって大きくコスト削減された事例などあります。

[注3]No.6925 消費税等と印紙税|国税庁

[注4](別紙)|国税庁

メリット②セキュリティの向上

公開鍵暗号方式やハッシュ値を組み合わせた電子署名は、その文書が本人の作成によるものであることを証明すると共に、それ以降にデータが改ざんされていないことの証明にもなります。

そのセキュリティレベルは一般的な紙文書を上回りますので、重要性の高い文書は電子署名を付与して発行するのがおすすめです。

メリット③業務の効率化

法的な効力を持つ電子署名を活用すれば、契約書や請求書、領収書などの書類のほとんどを電子データとしてやり取りすることができます。

紙文書の作成や郵送、管理にかかる手間を大幅にカットできるため、業務効率化につながります。

デメリット①取引先の理解を得る必要がある

電子署名を使った電子文書のやり取りに対応しているか否かは、企業によって異なります。そのため、電子署名を利用する際は、あらかじめ取引先にその旨を通達し、理解を得なければなりません。

相手が電子文書のやり取りに対応していない場合は、従来通り紙文書でのやり取りを余儀なくされる可能性もありますので、理解を得られなかったときの対処法も模索しておく必要があります。

デメリット②電子化できない文書がある

法改正により、現在は多くの文書を電子データ化することが認められていますが、一部電子化できない文書もあります。

たとえば、契約締結時に交付する重要事項説明書やクーリングオフに関する書面などは、相手方の承諾がなければ電子データ化することはできません。[注5]

相手方の承諾を得られなかった場合は紙文書での交付が原則となるため、その準備も必要となります。

[注5]特定商取引法における交付書面の電子化について|消費者庁

PDFに電子署名する方法とは

PDFに電子署名する様子

この章では実際に電子署名をする方法についても解説していきます。

電子署名をツールを介して付与する方法が一般的です。最も身近なツールはAdobe社が提供するAdobe Acrobat Readerではないでしょうか。こちらのツールは無料でダウンロードでき、簡単に電子署名が可能です。しかし電子署名をする回数に制限があったり、他の有料ツールと比べると機能が限られている場合もあるので注意が必要です。

他にも電子契約システムで電子署名する方法があります。基本的に有料ですが、その分容量制限がなかったり、ワークフローの設定ができたり、外部サービスと連携ができたりなど導入するツールによって様々な機能をつかいわけることができます。自社にあった運用方法を模索しましょう。

関連記事:電子署名をPDFに付与する方法とは?具体的な手順などについても紹介

電子署名を活用してコスト削減や業務効率化を実現しよう

3Dスクリーンと男性

電子署名は、本人が作成したことや、データが改ざんされていないことを証明するための手段です。電子署名付きの電子文書には法的な効力があり、紙文書に署名・押印したものと同等に扱われます。

電子文書を活用すれば、コスト削減や業務効率化、セキュリティ性の向上などにつながりますので、取引先の理解を得た上で、上手に採用することをおすすめします。

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