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電子契約システムとは?導入メリットや比較・選定のポイントなど解説

握手するサラリーマン

コロナ禍の影響により、新しい生活様式やビジネス様式が誕生しました。

契約業務をオンライン化する「電子契約」もその一部です。

2020年7月に政府と経済団体が「書面、押印、対面の原則廃止」を宣言するなど、電子契約の普及に向けた動きが広がっています。(※1)

電子契約の導入に欠かせないのが、電子署名やタイムスタンプなどの機能を持つ電子契約システムです。この記事では、電子契約システムの機能や選び方を解説します。

(※1)「書面、押印、対面」を原則とした制度・慣行・意識の 抜本的見直しに向けた共同宣言 |内閣府

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電子契約システムとは?電子データで契約を締結するためのシステムのこと

つやのある机

コロナ禍をきっかけとして、インターネットや電子メールで契約書を取り交わす「電子契約」が普及しました。

JIPDECの調べによると、コロナ以後の電子契約の導入率は6割を突破し、今後も利用企業が増加していくとみられています。(※2)

電子契約を安心安全に締結するために必要なのが電子契約システムです。

電子契約システムがあれば、電子データで作成した契約書に電子署名や電子サインをおこない、契約書の作成者や作成日時を明らかにすることができます。

そのため、お互いの顔が見えない電子契約でも、書面契約と同等かそれ以上の法的効力を得ることが可能です。

これまで、電子契約を締結するには契約当事者が電子認証をおこない、本人の電子証明書を取得する必要がありました。

近年はサービス事業者の電子証明書を利用し、手軽に電子契約を締結可能な「立会人型(クラウド型」の電子契約システムも登場しています。

(※2)IT-REPORT 2021 Spring|JIPDEC

そもそも電子契約とは?書面での契約との違いは?

電子契約とはこれまで書面で行ってきた契約業務を電子化してオンライン上で契約締結を行うことです。電子契約を利用することで、紙が必要なくなり、それまでかかっていた印紙代やコピー代、郵送費用などを削減できます。電子契約を利用する際は電子契約システムを導入することが一般的です。

電子契約システムの4つの機能

高そうなグラス

電子契約システムを導入すれば、電子署名や電子サイン、タイムスタンプなど、電子契約を安全に締結するために欠かせない機能を利用できます。

また、電子契約システムには、契約書のテンプレートを作成する機能や、契約ステータスを管理する機能など、契約業務の生産性を高めるための機能もあります。

電子契約システムの4つの機能を紹介します。

電子署名や電子サイン

電子契約システムには、契約当事者の本人確認のため、電子署名や電子サインをおこなう機能があります。電子署名と電子サインの違いは次の通りです。

認証方法 メリット
電子署名 電子証明書を利用した認証 より確実に本人確認をおこなうことができる
電子サイン メール認証やシステムログによる認証 本人確認の手間がかからず、契約当事者双方の負担を軽減できる

タイムスタンプ

電子契約の安全性を高めるためのもう一つの機能がタイムスタンプです。

タイムスタンプとは、契約書が作成された時刻情報を付与し、「契約書がいつ作成されたか」を明らかにするための機能です。

電子署名・電子サインとタイムスタンプを組み合わせることで、書面契約と同等かそれ以上の法的効力を得られます。

テンプレート

電子契約システムには、契約書をテンプレート化し、次回以降作成しやすくする機能もあります。

取り扱いの多い契約書をテンプレート化しておくことで、契約書の作成にかかる時間を短縮することができます。

契約ステータス管理

契約ごとの進捗状況を可視化する「契約ステータス管理」も利用可能です。

契約ステータス管理機能を使えば、契約書を管理画面に一覧表示し、送達状況や開封状況を個別に確認することができます。

また、「依頼中」「締結済」「却下」など、契約ステータスごとに契約書を分類することも可能です。

電子契約システムを導入するメリット・デメリット

豚の貯金箱

電子契約システムなら、契約業務のさまざまな課題を解決することが可能です。

たとえば、紙の契約書の印刷代や郵送費用を削減し、コストカットを実現できます。

また、電子契約システム上で契約書を一元管理できるため、契約業務の工数を削減できます。

しかし、電子契約システムにはデメリットもあります。電子契約を導入する前に、電子契約システムのメリットやデメリットを比較しましょう。

電子契約システムの2つのメリット

電子契約システムを導入するメリットは2つあります。

・印刷代や郵送費用が不要になる
・契約業務の工数を削減できる

電子契約システムを導入し、書面契約から電子契約に切り替えれば、契約書の印刷代や郵送費用がかかりません。

たとえば、契約書を印刷するためのコピー用紙やインク、郵送に必要な封筒や切手にかかる費用を削減することができます。

電子契約の場合、契約書に収入印紙を貼付する必要もありません。

印紙税の節税にもつながるのが電子契約システムの導入メリットです。

また、電子契約なら契約業務が全てオンラインで完結するため、契約書の郵送・手渡しの必要がなく、業務効率化を実現できます。

契約書も電子契約システムの画面で一元管理できるため、必要な契約書を必要なときに探すことができます。

電子契約システムの2つのデメリット

一方、電子契約システムにはデメリットも2点あります。

・電子化できない契約書もある
・電子契約に対応していない企業もある

契約業務の簡便化のため、政府は2021年9月のデジタル改革関連法を始めとして、契約書の押印義務や書面化義務を次々と廃止してきました。

しかし、特定商取引法の対象である訪問販売など、契約の性質上、契約書の電子化が認められていないものもあります。

また、契約の相手方によっては電子契約システムの導入に抵抗感があり、電子契約に対応してくれないケースもあります。

その場合、電子契約の安全性やメリットを丁寧に説明し、電子契約システムの導入への理解を求めましょう。

電子契約システムを導入する際の手順・フロー

項目を確認する男性

1.自社の課題を把握する
電子契約システム導入を検討する前に自社の契約管理がどのような状況なのかを正しく把握しておく必要があります。現状を把握をする中でコストがかかっていたり時間や業務工数がかかっている仕事を明確化していき、電子契約システムを導入することでその課題が解決できるかを考えていきます。

2.費用対効果を考える
自社の課題を解決できるか検証した後は費用対効果を算出します。システムを導入するのは基本的に費用がかかるので、かかる費用以上のメリットがあるかを確認しておきましょう。電子契約システムは印刷代や印紙代、郵送代などの費用を削減できるケースが非常に多いので、自社で扱っている紙や印紙代、また契約業務に関わる人件費なども算出しておくと良いでしょう。

3.システム選定の基準を設定する
次はシステム選定のステップです。いきなりシステムの話を聞く前に自社に必要な機能やサポートを明確に設定しておきましょう。電子契約システムは数多くあるので事前に選定基準を決めておくと選びやすいです。

4.自社にあったツールを選定する
選定基準を明確にした後は実際にツールを選んでいきます。システムの資料を集めるのはもちろん、問い合わせをして営業担当に直接話しを聞いておきましょう。運用を見据えた際の細かい機能の確認や、導入した後のサポートの部分などは忘れず聞いておきましょう。

5.システムを導入する
ここまでのステップを踏むと自社にあったシステムが明確になってくるはずです。社内でも協議してベストなツールを選定しましょう。

 電子契約システム導入・比較時の3つのポイント

沢山の冊子

電子契約システムの導入で失敗しないためには、事前に2つのポイントを確認しておく必要があります。

まず、自社で作成する可能性のある契約書を洗い出し、対応した電子契約システムを選ぶことが大切です。

また、契約の相手方にとっての利便性が高い電子契約システムを選べば、相手方に負担をかけずに電子契約を導入することができます。

対応している契約書をチェックする

電子契約システムによって対応可能な契約書が異なります。

たとえば、契約書や請求書のほか、納品書や検収書、秘密保持契約書(NDA)、社内向けの誓約書や雇用契約書に対応しているサービスもあります。

契約システムを導入する前に電子化したい書類を洗い出し、対応可能な製品を選ぶことが大切です。

相手方に負担がかからないかチェックする

契約システムを利用して契約を締結する場合、契約の相手方は契約書の電子データを受け取り、電子署名または電子サインをおこなう必要があります。

電子契約システムを選ぶときは、契約の相手方に負担がかからない業務フローになっているかどうか確認することが大切です。

たとえば、契約の相手方が同じサービスを導入していなくても電子サインが可能な製品なら、取引先に負担をかけずに電子契約システムを導入できます。

料金・機能・サポートを確認する

電子契約システムに関わらず、システムを比較する際は料金・機能・サポートを特に重視してシステムを選定をする必要があります。特に電子契約システムは料金や機能がベンダーによってさまざまです。費用対効果や自社の契約状況を踏まえて、あったものを選定しましょう。またシステムを導入するときにはサポートの有無も重要になります、導入したものの運用に乗らず頓挫してしまうことも少なくありません。導入にのせるところまでしっかりサポートしてくれるベンダーを選びましょう。

電子契約に関する法律について

電子契約 法律

電子契約を進めるにあたって法律の観点もしっかり理解しておくと良いでしょう。
電子契約に関する法律は主に下記の7つです。

 

1.民法:契約の成立に関して書面以外の契約の形を認めています。

 

2.電子署名法:電子契約をする際に必要な電子署名の法的な効力について言及しています。

 

3.電子帳簿保存法:国税関係帳簿書類の電子保存についての法律です。

 

4.e-文書法:国税書類にかかわらず、さまざまな文書に対して電子文書による保存を認めた法律です。

 

5.デジタル改革関連法:デジタル社会の実現を目指して制定されたものです。

 

6.印紙税法:契約書類にかかせない印紙税に関する法律です。

 

7.IT書面一括法:書面の送付などを行う際に書面に限定せず、電子メールなどの電子的手段を利用することを認めた法律です。

電子契約システムの機能を知り、自社に合ったシステムを導入しよう

握手する2人のエリートサラリーマン

電子契約システムには、電子署名や電子サイン、タイムスタンプなど、電子契約を安全に締結するための機能があります。

また、電子契約システムによっては、契約書のテンプレートの作成や、契約ステータスの管理など、契約業務の効率化につながる機能を利用可能です。電子契約システムを導入するときは、自社で作成する契約書に対応した製品かどうか確認しましょう。

また、契約の相手方にとって負担のかからない電子契約システムを選ぶことも大切です。

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ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

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