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個人事業主が電子契約を利用するときの注意点を徹底解説

個人事業主 男性

テレワークの普及に伴って、電子契約によって契約業務を行う企業が増えています。個人事業主であっても、業務委託契約をはじめとする契約を電子契約によって取引先と取り交わすケースは少なくないようです。今回は、電子契約の利用を検討している個人事業主向けに、電子契約のメリットやデメリット、注意点などを詳しく解説していきます。

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個人事業主が電子契約を利用するメリット・デメリット

メリット・デメリット

電子契約を利用するにあたっては、どういうメリットとデメリットがあるのか内容をしっかり把握しておくことが、後述する電子契約サービス導入を検討する上で役立ちます。
次に、電子契約のメリット・デメリットについてそれぞれ詳しく解説します。

1-1. 電子契約を利用するメリット

個人事業主が電子契約を利用するメリットは、次に紹介する3つが挙げられます。

①コストの削減
紙の契約書から電子契約書に切り替えることによって、郵送代や印刷代、人件費といったコストが削減できるのが、電子契約を利用する大きなメリットのひとつ。
他にも、契約書に記載の金額が1万円以上の場合は金額に応じた印紙税を納付しなくてはいけませんが、電子契約ではこの印紙税の納付も不要となります。

②業務の効率化
契約書を紙ベースでやり取りする際は、印刷や製本、封筒の作成、郵送といった作業が必要ですが、電子契約ではこれらの作業をすべて省くことが可能です。
また、契約書をメールやシステムでやり取りすることができるため、契約までのリードタイムを短縮できるのも電子契約の魅力と言えるでしょう。

③契約書の管理性が向上
契約書を電子化するとPC内のフォルダやシステム上で管理できるようになり、必要な時に直ぐに抽出・閲覧できるようになります。
紙で保管する際は、ファイリングして保管期限など注意しながら書類管理しなくてはいけませんが、電子契約ではPC上で作業がすべて行えるため、書類管理の手間も大幅に削減すること可能です。

1-2. 電子契約を利用するデメリット

上述のとおり個人事業主が電子契約を利用するメリットは大きいですが、少なからずデメリットも存在します。デメリットも合わせて把握しておきましょう。

①導入コストがかかる
電子契約サービスを導入して電子契約を行う際は、月額費用や利用料金といったコストが発生します。
契約件数が少ない事業者にとっては、電子化することで得られるコスト削減メリットよりも高くついてしまう場合もあるため、システムを導入する際は良く検討する必要があるでしょう。

②取引先の了承を得ることが必要
電子契約を導入するにあたっては、取引先にも理解してもらうことが必要です。
相手によっては、システム操作に不慣れ、セキュリティの問題などから電子契約に応じてもらえないことも考えられます。
万が一応じてもらえなかった場合は、相手方には紙の契約書を作成して渡し、自社ではPDFデータで管理するなど臨機応変な対応を取らなくてはいけないでしょう。

個人事業主が電子契約を利用するときの注意点

注意点

電子契約によってスムーズに契約締結するには、いくつか注意点についてしっかり把握しておく必要があります。次に、個人事業主が電子契約を利用する際に気をつけるべき注意点について解説します。

2-1. 電子契約が出来ない契約がある

現在、一部の契約においては法律によって書面交付を義務付けているものもあるため、電子契約を結ぶ際には注意が必要です。
一例を挙げると、訪問販売や電話販売、連鎖販売取引、特定継続的役務提供などの特定商取引、任意後見契約書、事業用定期借地契約があります。
電子契約が今後ますます普及していくことで、これらの契約も今後の法改正によって電子化される可能性が無きにしもあらずです。
事業で電子化できない契約を扱っている場合は、今後の法改正の動向にも目を光らせておく必要があるでしょう。

2-2. 電子契約に関する法律に応じた運用が必要

契約を電子化する際は、電子帳簿保存法や電子署名法といった電子契約に関する法律に準じて運用される必要があります。
電子帳簿保存法とは、電子化された書類を保存するにあたって条件を定めた法律で、契約書や請求書、領収書、仕訳帳、総勘定元帳といった国税関連の書類が対象となります。
2022年1月の法改正によって、個人事業主であっても電子帳簿保存法に則って電子化された契約書を保存しなくてはいけないため注意が必要です。
電子署名法とは、電子署名であっても紙契約の押印や署名と同等の法的効力を認める法律です。ただし、電子署名を法的に有効にするには、電子署名法で定められた要件を満たす必要があります。
電子契約を有効に進めるには、電子契約に関する法律について事前にしっかり把握しておくことが重要です。

個人事業主向け電子契約サービスの選び方

電子サービス選び方

電子契約のメリットやデメリットを踏まえた上で、自社にとって最適な電子契約サービスを導入するための選定ポイントについて、次に詳しくご紹介します。

3-1. コストパフォーマンスが高いか

上述でも解説しましたが、電子契約サービスを導入するにあたっては、基本料金や月額利用料が別途発生します。
そのため、自社が電子契約を交わす頻度や契約業務にかけている時間など総合的に見て、コストパフォーマンスが高い電子契約サービスシステムを選定することが重要となるでしょう。
また、自社の契約業務に必要な機能が完備されているか、使い勝手が良いかなども選定する上で大切なポイントです。
システム会社によっては。無料トライアルを設けてサービス提供している所もありますので、こういったサービスを利用するのがおすすめです。

3-2. セキュリティ対策は万全か

インターネット上で契約をやり取りする際に気を付けなくてはいけないのが、セキュリティ対策です。
サイバー攻撃による情報漏洩は取引先の信用を失うだけでなく、社会的信用の失墜に繋がる恐れもあり、事業に大きなダメージを受けることになります。
そのため、電子契約サービスを導入するにあたっては、セキュリティ対策についてもしっかりチェックしておく必要があります。
通信の暗号化や不正アクセスの防止といった外部に対するセキュリティ対策以外にも、社内のアクセス制限、従業員の操作履歴、保管データの自動バックアップ機能など内部のセキュリティ対策にも応じているか合わせて確認しておきましょう。

3-3. 取引先とのスムーズなやり取りが可能か

社内の利便性だけでなく、取引先にとっても使い勝手のよいサービスであるかどうかも、電子契約サービスを選定する上でのポイントとなります。
電子契約サービスの中には、相手方にメール送信して契約情報を共有できるものもあれば、相手方のサービス利用登録が必要とされるものあります。
円滑に契約を進める上でも、取引先の負担とならないような電子契約サービスを選ぶことが大切です。

3-4. 電子帳簿保存法などに対応しているか

上述でも解説しましたが、個人事業主であっても電子帳簿保存法に準じて電子契約書を保管しなくてはいけません。
そのため、導入を検討している電子契約サービスが電子帳簿保存法といった電子契約に関する法令に対応しているかどうかもチェックしておく必要があります。
また、電子帳簿保存法は社会状況に合わせてその都度改正が行われますので、法改正にも対応しているかどうかも合わせてチェックしておいた方が良いでしょう。

個人事業主も電子契約を活用して事業の拡大を図ろう

事業拡大の図

テレワークの普及やぺーバーレス化の推進など社会情勢を受けて、今後ますます電子契約が普及していくことは容易に想像することができます。
取引先が電子契約を活用しているのであれば、個人事業主であっても電子契約を積極的に導入していった方が事業の拡大を図りやすくなるでしょう。
電子契約の波に乗り遅れないよう、電子契約に関する法令をしっかり把握し、自社の事業に適した電子契約サービスの導入を進めていきましょう。

 

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