ジンジャーサイン|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

電子契約における印章管理規程とは?作成方法を詳しく紹介

契約書に印章を押している

 

電子契約が普及し、紙の契約書ではなく電子データの契約書に移行する企業が増えてきました。総務省の令和3年版情報通信白書によると、2020年の電子契約の利用率が41.5%であったのに対し、2021年の利用率は67.2%に増加しています。

 

一方で、企業を取り巻く環境が急激に変化した結果、さまざまなしわ寄せも生じています。たとえば、電子契約における印章管理規程の問題です。

 

この記事では、電子契約に対応した印章管理規程の必要性や、新しく作成すべき理由を解説します。

参考:令和3年版情報通信白書|総務省

 

「電子署名管理規程のテンプレート」をお探しの方へ

電子署名管理規定テンプレート

【弁護士監修|電子契約導入用】電子署名管理規程テンプレート」資料でお悩み解決!

 

・電子契約の活用に伴う電子署名の管理規程の制定

・印章管理規程とは別で電子署名専門の管理規定の制定

・電子署名の制定、改廃、署名や管理に関する事項の管理 など

※電子帳簿保存法における適正事務処理要件の規程作成用のテンプレートではありません。

 

ダウンロード

 

1. 電子契約における印章管理規程とは?

PCの前に光が宿っている

 

そもそも印章管理規定とは、契約手続きに使う印章の管理方法や責任者について定めた文書です。電子契約を導入したものの、既存の印章管理規定をなし崩し的に使っている企業も少なくありません。

 

しかし、これまでの印章管理規定は書面契約における押印を前提として作られているため、電子契約には対応していません。ここでは、電子契約に対応した印章管理規程の必要性や、

 

1-1. 印章管理規程は印章を管理するルールを定めた文書のこと

印章管理規程は、契約手続きに欠かせない印章や押印を管理し、安全に保管するためのルールを定めた文書です。一般的な様式の印章管理規程の場合、以下のような項目を記載します。

 

・印章管理規程の目的や適用範囲
・印章の種類や定義(代表印、実印、部長印、銀行員、角印、認印、社判など)
・印章の管理責任者
・印章管理規程に疑義が生じた場合の対応
・印章管理規程を改廃するための手続き
・印章の制定や改印の手続き
・印章の使用範囲
・印章の登録方法
・持ち出しや返却の手続き
・紛失や盗難などの対応
・文書ごとの印章の種類や使用範囲(別表)

 

上記の通り、印章管理規程は書面契約における押印を前提として作られています。

 

たとえば、電子データで保管する電子署名の場合、印章の「持ち出し」ではなく、権限のない社員による不正利用や、第三者のなりすましの方が問題です。

印章管理規程をなし崩し的に使いつづける場合、可読性が損なわれたり、社員が混乱したりするリスクがあります。

 

そのため、電子契約を導入する場合は、電子契約に対応した印章管理規程を新しく作成する必要があります。

 

2. 電子契約の印章管理規程の作成方法

PCで電子契約の規定をつくろうとしている

 

とはいえ、社内規程の変更には時間がかかるため、電子契約に対応した印章管理規程の参考例はそれほど多くありません。

 

また、社員の混乱を避けるため、印章管理規程ではなく「電子署名管理規程」という名前で管理するケースもあります。

 

印章管理規程や電子署名管理規程を新しく作成する場合、以下の6つの項目を記載しましょう。

 

・印章管理規程(電子署名管理規程)の目的
・印章(電子署名)の定義
・印章(電子署名)の使用範囲
・印章(電子署名)の制定や改廃の手続き
・印章(電子署名)の管理責任者
・印章(電子署名)に関する事故の対応

 

項目によっては、既存の印象管理規程とほとんど変わらないものもあります。

ここでは、電子契約を新しく導入する企業向けに、電子契約の印章管理規程の作成方法を解説します。

 

2-1. 印章管理規程(電子署名管理規程)の目的

まずは前文として、印章管理規程を作る目的を記載します。たとえば、「印章の管理、制定、改廃の手続きについて定める」「●●株式会社で使用する印章に関し、必要事項を定める」など、簡潔な表現でも構いません。

 

2-2. 印章(電子署名)の定義

次に印章管理規程で取り扱う「印章」を定義します。電子契約を導入する場合は、代表印や実印などの物理的な印章ではなく、電子署名や電子サインなどの印章も定義する必要があります。

 

2-3. 印章(電子署名)の使用範囲

前項で定義した印章に対し、それぞれの使用範囲を定めます。以下は印章管理規程の参考例です。このように印章ごとの使用範囲を明文化することで、担当者が運用しやすくなります。

 

表1

 

2-4. 印章(電子署名)の制定や改廃の手続き

電子契約を導入する場合も、電子署名の変更など制定や改廃の手続きをおこなう場合があります。そのため、印章(電子署名)の制定や改廃をおこなう流れや、責任者を定めます。

 

2-5. 印章(電子署名)の管理責任者

押印、金庫の鍵、電子署名の秘密鍵、秘密鍵を利用するためのパスワード、二要素認証用のセキュリティトークンなど、管理責任を負う担当者の役職や職責を記載します。

 

2-6. 印章(電子署名)に関する事故の対応

代表印などの印章はもちろん、電子署名の秘密鍵やパスワードが紛失・盗難に遭った場合、情報セキュリティ事故につながる可能性があります。

 

たとえば、第三者によるなりすましや契約書の電子データが改ざんされるリスクです。紛失や盗難に遭ったときの初動対応(上長への報告など)や、管理責任者が講ずべき応急処置などを記載します。

 

3. 電子契約の印章管理規程を作成するときの注意点

黄色い背景に赤い服を着た女性がメガホンで注意喚起している

 

電子契約の印章管理規程を作成するときの注意点は2つあります。

 

これまでの印章管理規程と、電子契約に対応した印章管理規程のもっとも大きな違いは、押印や印章の定義です。

 

印章管理規程を読む人が混乱しないよう、押印や印章の定義を修正する必要があります。また、「電子文書」と「電子化文書」の違いも知っておきましょう。

 

3-1. 押印や印章の定義を修正する

電子署名は、これまでの押印や印章とは大きく異なる署名方法です。そのため、印章管理規程に押印や印章と記載されている場合、読む人が電子署名のことだとわからない可能性があります。押印や印章の定義を修正する方法は3つあります。

 

・印象管理規程の(定義)の項目で、「電子署名」「電子サイン」「電磁的処理」などの用語を定義する
・印象管理規程とは別に「電子署名管理規程」を作成し、電子署名に関するルールを定める
・印章、押印、電子署名、電磁的処理を合わせて「押印等」と定義する

 

3-2. 電子文書と電子化文書の違いに注意する

混同しやすい電子文書と電子化文書の違いにも注意しましょう。厳密には、電子文書ははじめから電子データで作成した文書、電子化文書はスキャンなどで電子化した文書のことを指します。

 

印象管理規程で「電子文書」「電子化文書」などの用語を使う場合は、正しい用法かどうかチェックしましょう。

 

4. 印章管理規程の重要性を知り、電子契約への対応を

電子契約を結んでいる

 

印章管理規程とは、契約手続きに欠かせない印章を管理するための文書です。

 

ほとんどの企業の印章管理規程は、書面契約における押印を前提としています。電子契約を導入する場合は、これまでの印章(代表印や実印)に加えて、電子署名や電子サインも含めた印章管理規程を作成する必要があります。

 

とくに注意が必要なのが、押印や印章の定義です。署名や電子署名、電磁的記録、電磁的処理など、自社にとってしっくりくる用語を選びましょう。

 

また、印章管理規程と分けて「電子署名管理規程」を作成し、電子署名に関するルールのみを明文化する方法もあります。

 

「電子署名管理規程のテンプレート」をお探しの方へ

電子署名管理規定テンプレート

【弁護士監修|電子契約導入用】電子署名管理規程テンプレート」資料でお悩み解決!

 

・電子契約の活用に伴う電子署名の管理規程の制定

・印章管理規程とは別で電子署名専門の管理規定の制定

・電子署名の制定、改廃、署名や管理に関する事項の管理 など

※電子帳簿保存法における適正事務処理要件の規程作成用のテンプレートではありません。

 

ダウンロード


ジンジャーサイン
ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

ジンジャーサインについて
ご不明な点はございませんか?

ジンジャーサインの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30