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小売業界における電子契約のメリットや注意点を詳しく解説

品出しする従業員

小売業界は他の業界と比較しても、取り交わす契約の種類や数が多いです。そのため、小売業を営んでいる事業者が契約を導入するケースが増えています。小売業で契約を導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか?

この記事では小売業における契約の種類や契約を導入するメリット、導入の際の注意点をまとめました。膨大な契約書類の管理に頭を悩ませているのなら、契約の導入を検討してみましょう。

1. 契約とは

電子書類を閲覧する

契約は、これまで書面に署名・捺印する形で行っていた契約をデジタル化し、書類をデータとして保存・管理することです。電子委任状法2条2項では契約の定義を「事業者が一方の当事者となる契約であって、情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。」としています。

従来の書面契約は、契約書を紙に印刷して作成し、対面で署名・捺印を行うか、契約書の原本を郵送して、署名・捺印するのが一般的でした。契印や割印を押すことで、改ざんを防止し、締結した契約書は原本をそのまま保管しなければならず、保管のスペースを確保しなければなりません。

近年急速に浸透している契約は、インターネットを介して文書を送り、署名による署名を行い、タイムスタンプで締結日時を証明します。契約にかかっていた手間や時間、コストが大幅に削減できる利便性の高い方法です。正式な方法で締結された契約であれば、書面契約と同じ効力を持ちます。契約書類は全てデータ化されていますから、書面契約のように原本を保管する必要もありません。

2. 小売業における契約の種類

買い物かごとPC

小売業は他の業界と比べると多くの契約業務が発生します。小売業と言ってもお店の規模や業態によって差はありますが、規模の小さいお店でも行う契約は多岐に渡り、膨大な契約書類を保管しなければなりません。

小売業における代表的な契約の種類は以下の通りです。

 

・売買契約:売主と買主の間で商品やサービスの売買をする際に行う契約。既存の取引先から商品を仕入れるときに売買契約を結びます。
・商品取引基本契約:継続的な商品の取引を行う際に行う、今後の取引でも共通する基本事項に関する契約。新規の取引先から商品を仕入れるときに結びます。
・フランチャイズ契約:フランチャイズ本部が、新規の加盟店と結ぶ契約。
・物品売買契約:小売店の店舗や事務所に必要な物品を購入する際に結ぶ契約。
・工事請負契約:新規オープンやリニュアールの際に、建設工事業者との間に結ぶ契約。
・雇用契約:正社員・アルバイト・パートなど、従業員を雇い入れる際に行う契約。

 

規模の大きな小売業になると、複数の店舗を構えてるケースも多いですから、契約書類の数は膨大になります。また、小売業はアルバイトやパートを雇うケースも少なくないため、従業員が入れ替わるごとに、雇用契約書の整理や管理をその都度見直さなくてはなりません。

3. 小売業で契約を導入するメリット

電卓で計算する様子

小売業が契約を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。導入を検討している方が知っておくべき3つのメリットを解説します。

3-1. 手間がかからない

書面契約を結ぶ際、作成した契約書を印刷し、契約書に署名・捺印を行い、収入印紙を貼り付けるなどの手間がかかっていました。また、対面で契約を結ばない場合は、郵送や返送用封筒を用意する手間もかかります。契約書類を管理するために、台帳への記入も必要だったでしょう。小売業で日々発生する契約ごとに、これだけの手間が必要になっていましたが、契約にすれば大半の作業は必要ありません。契約書類に関する手間がかからなくなるので、業務の効率化が図れます。

3-2. コスト削減ができる

業務の効率化が図れるということは、これまで契約業務にかかっていた人件費を削減できます。また契約書類の印刷代や封筒代、切手代なども削減可能です。契約書1通で見ればそれほどコストはかかっていないように思えるかもしれませんが、契約業務が多い小売業はトータルで見ると大きなコスト削減効果が期待できます。

3-3. 契約書類の管理が簡単

書面契約では全ての契約書類を原本で管理しなければなりませんでした。台帳に契約書類の情報を記入し、日付や契約内容ごとに書類を分けるのは大変です。また、過去の契約書で必要なものが出てきた時、膨大な契約書の中から必要な契約書を見つけ出すのもかなり時間がかかってしまいます。契約にすれば、物理的に契約書類を保管する必要はありません。必要なデータは検索すればすぐに見つかります。保管場所も必要ないので、オフィスにスペースが生まれます。

4. 契約を導入する際の注意点

握手する様子

小売業の契約業務を効率化してくれる契約ですが、導入するのであればいくつか注意しておきたい点があります。導入を決める前に注意点をしっかり理解し、どのように対処していくかを考えましょう。

4-1. 取引先や契約者の同意が必要

契約を導入するためには、契約をしている取引先や契約者に同意してもらう必要があります。内容は書面契約と同様でも、契約の流れを理解してもらわなければなりません。また、利用する契約システムによっては、相手側もシステム利用料がかかることがあるので、費用負担に関しても理解してもらう必要があります。理解が得られなかった取引先や契約者とは、これまで通り書面で契約しなければなりません。

4-2. 従業員に理解を得る必要がある

同意を得なければならないのは、取引先や契約者だけではありません。社内の従業員に対しても、契約を導入する旨を説明し、理解を得る必要があります。契約の流れを説明し、理解してもらう機会を用意しましょう。

4-3. 導入準備に時間がかかる

「今日から契約を導入しよう」といって、すぐに導入できるものではありません。従業員に説明を行うためのルール作りやマニュアル作成なども必要です。また、システムの導入や取引先や契約者への説明などにも時間がかかります。長期的に見れば契約業務にかかる手間を減らせますが、一時的には業務負担が大きくなってしまうでしょう。

4-4. 利用料金がかかる

契約システムを利用する場合は、利用料金がかかります。相手方には料金が発生しないシステムやプランもありますが、月々の費用がかかることは理解しておきましょう。月々の利用料金はサービスやプランによって数千円から数十万円とかなり幅があります。契約は印刷代・封筒代・切手代などのコストが削減できますが、これまでかかっていたコスト以上の利用料金がかからないものを選ぶようにしましょう。

4-5. セキュリティリスクがある

利便性が高い契約ですが、ノーリスクではありません。情報をデータ管理するので、サイバー攻撃を受ければ情報漏洩してしまうリスクがあります。また、外部へのセキュリティ対策が万全でも、社内でリスク管理が甘くなっていると、思わぬところから情報漏洩するリスクがあるため、徹底した対策が必要です。セキュリティ対策が万全なシステムを選び、ウイルス対策や従業員教育も徹底しましょう。

5. 小売業で契約を導入すれば手間もコストも抑えられる

タブレットに署名する様子

数多くの契約を日常的に交わす小売業は、契約を導入する恩恵を受けやすい業界です。今回紹介したように手間もコストも大幅に削減できる可能性があるので、導入を検討してみましょう。導入する際は、取引先や契約者、従業員への理解を得て、セキュリティ対策を徹底するように心がけてください。

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