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不動産取引の電子契約が解禁!導入メリットや注意点を解説!

オレンジの家とパソコン

 

不動産の契約の際には紙の契約書を交わすのが通例でした。

不動産売買や不動産貸借には大きな費用が動くということもあり、重要書類を対面で取り交わした上で押印やサインをしなければならなかったのです。

しかし、近年デジタル改革が急激に進んだことを受け、不動産業界で取り扱う書類の電子化も次第に認められるようになってきました。

 

そこで今回は不動産取引における電子契約化の概要や、電子契約化が認められた契約について解説いたします。また、電子契約のメリットや注意点についてもご説明いたします。

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電子契約とは?書面契約との違いなどわかりやすく解説

タブレットを持つ男性

そもそも電子契約とは、従来の紙の契約書を電子化してインターネット上で契約締結ができる仕組みのことです。電子契約を行う際は紙の契約書で行っていた署名も電子署名としてオンライン上で行うことができ、正しく運用すれば紙の契約書と変わらず法的効力をもった形で契約締結を行うことが可能です。

電子契約の法律について

電子契約に関する法律は主に下記の7つです。

 

1.民法:契約の形について電子契約などの書面とは異なる契約を認めています。

 

2.電子署名法:電子上の書面(電子署名)の法的効力について言及しています。

 

3.IT書面一括法:電子的方法で書面などを送付することを認めた法律。

 

4.電子帳簿保存法:国税書類の電子化についてまとめられた法律です。

 

5.デジタル改革関連法:2021年5月12日に可決されたデジタル社会の実現を目指すためにまとめられた法律です。

 

6.印紙税法:契約書類などに添付する印紙税に関してまとめられたものです。

 

7.e-文書法:あらゆる文書に対して電子的な文書による保存を認めたものです。

 

法律を把握しておくと電子契約に関する理解がより深まります。

2022年5月から不動産取引でも電子契約が解禁

白の家とパソコン

 

これまでの不動産業における契約では、書面契約で署名・捺印をおこなうことが義務付けられていました。

 

しかし、2021年5月にデジタル改革関連法案が成立したことによって、社会全体として書面の電子化などのデジタル化を推進する動きが広まりました。

この法案の影響により、2022年5月には宅地建物取引業法が改正され、ほとんどの不動産関連文書の電子化が認められるようになりました。この改正では、紙を使わず電子上で契約書を交付できるようになっただけでなく、電子契約で締結できる旨も盛り込まれています。

 

現在では、すでに賃貸契約の申し込みをWeb上で受け付けたり、契約をオンラインで完結させたりといった契約フローを組み込んでいる不動産会社もあります。

不動産契約を電子化することによって、不動産業界全体として契約手続きがスムーズになり、業務の効率化も期待できます。

 

ただし、不動産業務に電子契約を導入するにあたっては気をつけておきたいポイントもあります。

まずは不動産取引において電子化できる書類を把握して、電子契約システムを導入するなどして段階的に電子化を目指していきましょう。

不動産取引で電子契約が認められている契約書類

タブレットの中の黒い家

 

デジタル改革関連法案の施行により、不動産取引の一部で電子契約が可能となりました。とはいえ、不動産取引において全ての書類を電子化できるわけではないので注意が必要です。

電子契約ができる不動産取引の書類は下記のとおりです。

 

・媒介契約書

・重要事項説明書

・賃貸借契約書

・売買契約書

・定期借地権設定契約書

・定期建物賃貸借契約書

 

宅地建物取引業法上では、電子化が認められています。

ただし、実際に電子契約で締結する場合には、必ず相手方に電子交付を行う旨を説明し、承諾を得る必要があることを押さえておきましょう。

不動産取引で電子契約を導入する4つのメリット

大量のコイン

 

ここからは、不動産取引で電子契約を導入するメリットについて解説します。

印紙代や郵送代を大幅に削減できる

従来の不動産取引では、紙の契約書に印紙を貼付することで印紙税を支払っていました。

不動産取引では数千万円から1億円以上という物件の売買を扱う都合上、印紙代が2万円または6万円といった大きな額になることも珍しくありません。

ここで電子契約を導入することにより、印紙税の支払いが不要となるため、大きなコスト削減につなげることができます。

 

さらに、契約書類を電子化することによって、書類作成をおこなううえで必要だった印刷費用や郵送費用も削減することが可能です。また、同時に契約業務に携わる従業員の人件費を削減できる可能性もあります。

業務を効率化できる

不動産取引では相手方を訪問して個別に時間を取って説明をおこなうため、どうしても手続きに時間がかかってしまいます。

オンライン上で不動産取引ができれば、成約までにかかる時間や手間を大きく短縮でき、業務効率が向上しやすくなります。

契約書を一元管理できる

不動産契約書類を一元管理できるようになるのも、電子契約を取り入れる大きなメリットです。

不動産業界では、10年間あるいは20年間という長期にわたって保管しなければならない書類も多く、その管理には大きな手間がかかります。

 

また、オフィスの保管スペースが圧迫されるおそれがある点や、必要な書類をすぐに探し出せないという点も問題視されています。

不動産関連文書を電子化することによって、このような書類の管理にかかる負担を大きく軽減できます。必要な書類をシステム上ですぐに検索できるなど、利便性が非常に向上します。

コンプライアンス強化につながる

不動産関連文書を紙で保管する際のリスクとして、書類の破損や汚損、紛失が挙げられます。紙は経年劣化が起こりやすいため、10年または20年にわたって書類を適切に保管するのは難しいものです。

 

また、火災や災害によってオフィスで保管している書類に被害が出る可能性も考えられます。

紙文書を電子データ化できれば、破損や紛失の心配なく書類を長期的に保管でき、コンプライアンスの強化が見込めます。

システム上のデータは外部のデータセンターにバックアップ保管されるため、万一の際も安心です。

不動産取引で電子契約を導入する際の注意点

雲の中の鍵マーク

 

不動産取引で電子契約を導入する際には、上述したように多くのメリットがある反面、注意しておきたいポイントもあります。

ここでは、注意点するポイントを3つ紹介します。

セキュリティ対策は必須

電子上でのデータ保存には、セキュリティ対策が欠かせません。

万が一、契約書の改ざんや情報漏洩、サイバー攻撃などの問題が起きた場合、不動産会社にとっての大きな損失につながります。

 

電子契約へ移行するにあたっては、信頼できるシステムを導入したり、バックアップを取ったりといった方法で対策をおこないましょう。

システム移行に負担がかかる可能性がある

電子契約を導入する際には、システムの構築や業務フローの見直しなど、これまでと異なる業務が発生します。

十分な計画を立てないまま電子契約に移行しようとすると、社内全体に大きな混乱をもたらすことになるかもしれません。

 

まずは綿密な計画を立て、従業員に周知することによって、電子契約への理解を深めましょう。あらかじめ的確な業務フローを構築しておけば、スムーズに移行を進められます。

取引先やお客様の理解を得る必要がある

近年では社会全体としてデジタル化しようという動きが強まっていますが、紙書類でのやり取りにこだわっている企業も少なくありません。

取引先や顧客でデジタル環境が整っていない場合や躊躇している場合には、電子契約で締結するのは難しいでしょう。

 

このような事象が発生することを念頭において、取引先や顧客によって契約方法を変えるなど、柔軟な対応が求められます。

電子契約の導入フロー

導入フロー
ここからは実際に電子契約を導入する際のフローについて、大まかに解説します。

課題を洗い出して導入目的を明確にする

まずはじめにおこなうことは、自社の課題を洗い出すことです。

社会全体として電子化の動きが強まっているとはいえ、とりあえず電子契約を導入しようとすると、上手く業務を改善できない可能性があります。

自社の課題を洗い出し、導入目的を明確にすることによって、電子契約導入後の会社の姿をイメージしやすくなります。

電子契約サービスを選ぶ

導入目的を明確にできたら、次に電子契約サービスを選びます。

サービスの営業担当者に、課題や導入目的を明確に伝えることができれば、そのサービスで課題解決ができるのかを判断しやすくなります。

1サービスだけでなく、複数サービスを見比べることによって、より自社に適したサービスを導入しやすくなります。

社内規定を整備する

電子契約サービスでは、書面契約と比べて、適切な承認フローを通さなくても契約が締結できる状況が発生しやすくなります。

社内のコンプライアンスを順守させるためにも、事前に社内規定を整備して、混乱がおこらないような体制を作っておきましょう。

従業員と取引先に周知する

実際に締結をおこなう従業員や取引先が対応に困らないようにするためにも、整備した締結フローをマニュアル化しておくのがおすすめです。

わかりやすいフローを事前に決めておくことで、取引先にも電子契約を受け入れてもらいやすくなるでしょう。

効果検証をおこなう

電子契約の運用を始めてからも、実際にどのくらい業務が効率化できたか、コストが削減できたかを確認するようにしておきましょう。

想定よりも効果が少ない場合には、どこに課題があるのかを探ることで、より効果的に利用できるよう改善策を講じましょう。

効果が大きい場合には、電子契約の導入範囲を拡大させる動きを取ることもできます。

不動産取引を電子化するなら電子契約システムの導入がおすすめ

住宅模型

 

法改正に伴い、不動産業界では電子契約を導入する企業が急速に増加しています。

電子契約では、業務効率化やペーパーレス化など多くのメリットが見込める半面、導入までに多くの手間が発生します。

 

電子契約システムを活用するなどの工夫をして、時代の変化に機敏に対応することが肝心です。

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ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

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