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電子契約の原本を保管するときのポイントをわかりやすく解説

電子契約をしている

 

書面の契約書であれば、製本して当事者双方が署名捺印したものが原本であると判断されますが、電子契約には明確な原本というものが存在していません。それでは、電子契約書の原本とはどのデータのことを指すのでしょうか。

 

この記事では、電子契約における原本の定義や保存時の注意点について解説します。

 

原本は、裁判所や税務署に提出を求められることがあるため、適切な取り扱い方法を知っておきましょう。

 

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1. 電子契約における原本とは?

PCで電子契約をしている

 

電子契約書には、「最初に作成したもの」や「クラウド上からパソコンにダウンロードしたもの」「契約相手に送信したもの」など、複数のデータが存在しています。

 

書面とは違い、同じものがいくつも存在している電子契約書は、一体どれが原本であると判断されるのでしょうか。まずは、電子契約における原本の考え方についてみてみましょう。

 

1-1. 電子契約における原本の定義

電子契約における原本とは、電子契約サービスなどで作成され、当事者の同意がなされて「電子署名」が付与された最初の電子ファイルのことです。

さらに、このファイルには、データが改ざんされていないことを証明する「タイムスタンプ」が付与されている必要があります。

 

「電子署名」と「タイムスタンプ」の両方が付与されていることで、双方が合意のうえ改変されていない契約書であるということが証明可能となります。それでは、仮に対象となる原本がコピーされたときはどうなるのでしょうか。

 

電子契約書の場合、ファイルをそのままコピーしても「電子署名」や「タイムスタンプ」のデータは原本と同様であるため、非改ざん性を証明できます。そのため、原本とコピーはまったく同じデータとなるわけです。

 

先述したように、電子契約における原本は「最初に作成されたファイル」であると定義されています。しかし、「電子署名」と「タイムスタンプ」が付与されていれば、コピーされたファイルであっても原本と同様に取り扱うことが可能となるのです。

 

2. 電子契約の原本・謄本・正本・写しの違い

白の駒とカラフルな駒が違いを表している

 

契約書は、原本の他にも以下のようにさまざまな種類に分類できます。

 

謄本:原本の内容をすべて写した、公証権限がある人(登記官や公務員など)からの認証がある書面
正本:公証権限がある人によって作成された、原本と同等の効力を持つ書面
写し:原本にもとづいて作成された、認証のない書面

 

書面で文書を作成するときは、書類の作成方法や記載内容によってさまざまな種類に区別されます。しかし電子契約の場合、書面のような区別は適用されません。

先述したように、電子契約書には「電子署名」と「タイムスタンプ」が付与されており、コピーと原本を区別しません。同様に、謄本や正本、写しといった区別をする必要もないのです。

 

そのため、電子契約書のファイルが複数存在していたとしても、区別して取り扱わなくて問題ありません。どのファイルも、原本と同等に取り扱うことが可能です。

 

3. 電子契約の原本はどうやって保管すればいい?

ハテナマークに囲まれた豆電球が光っている

 

電子契約書を締結するときに疑問として挙がるのが、「原本をどうやって保管すべきか」という問題です。

電子契約書の原本に関しては、民法と税法で規定が異なるため注意が必要です。

 

民法:電子データが原本の契約書は電子データで保管してもいい
税法:電子帳簿保存法の要件を満たさない場合、印刷して保管する必要がある

 

電子契約は、基本的にデータが原本となるため、わざわざ印刷して保管する必要はありません。電子ファイルをそのまま保管しておきましょう。

 

ただし、電子帳簿保存法に定められた要件を満たさないときは、印刷して書面として保管しておかなければいけません。要件にはさまざまなものがありますが、例えば以下のような項目が挙げられます。

 

・訂正や削除の履歴が残る
・契約金額や日付が検索できる
・文字がディスプレイにはっきりと表示される
・システム関係書類(仕様書や操作説明書、マニュアルなど)が備え付けられている

 

また、たとえ電子データで契約書を保管する場合であっても、保管期間は7年間と定められている点に注意が必要です。

また、電子帳簿保存法は2022年1月に法改正されており、データ保存に必要な要件が見直されているので、抜け漏れがある方は必ず確認しておきましょう。

 

当サイトでは、電子帳簿保存法の改正に沿った、データ保存の際に必要な要件について解説した資料を無料で配布しております。

 

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参考:電子帳簿保存時の要件|国税庁

 

3-1. 電子契約の原本が必要になるケース

電子契約書の締結において、原本が必要になるケースは2つあります。ここでは、それぞれのケースにおける原本の取り扱いについて紹介します。

 

3-2. 税務調査のとき

税務調査とは、納税者から提出された納税申告内容が正しいかどうかを確認するための調査です。税務調査の際は、領収書や契約書などといった証明書類の提出を求められます。

 

電子帳簿保存法に対応している事業者の場合、税務調査が実施されるときは、電子ファイルの契約書を原本として提出することが可能です。そのため、わざわざ印刷して準備をしておく必要はありません。

 

3-3. 裁判所へ提出するとき

取引先などとトラブルになり民事訴訟に発展したときは、取り調べのために裁判所へ契約書の原本を提出する必要があります。その際に、どのように提出すればいいか迷ってしまう企業は少なくありません。

 

この場合、締結した電子契約書を印刷して証拠として提出することが一般的です。サーバーなどに保管しているファイルと同一のものであれば、印刷した契約書であっても証拠として採用してもらうことが可能です。

 

4. 電子契約書を保管するときの注意点

メガホンに吹き出しが出ている

 

最後に、電子契約書を保管するときの注意点について解説します。

 

4-1. クラウド上のデータが原本だとみなされるケースがある

電子契約システムによっては、契約時に電子署名を付与せず、クラウドからダウンロードするときに電子署名を付与する仕組みになっているものもあります。このケースでは、クラウド上に保管されているログデータが原本だとみなされるため注意が必要です。

 

この仕組みのサービスを利用する場合、何らかの事情によりクラウドにアクセスできなくなったときに、原本のデータを入手できなくなってしまう可能性があります。

 

電子契約サービスを導入するときは、電子署名が付与されるタイミングをしっかりと確認しておきましょう。

 

4-2. 紙の契約書を電子化するときは原本の保管が必要

書面で締結した契約書も、実は電子化して保管することが可能です。

 

しかし、書面の契約書をあとから電子化するときは、紙の契約書が原本となります。そのため、データとして取り込んだからといって紙の契約書を破棄することはできません。

 

裁判や税務調査の際は、原本である書面の提出を求められます。また、書面を作成してから電子データに取り込む場合、収入印紙の貼付も必要なため気をつけなければいけません。

 

対して、最初から電子契約を締結している場合、コピーしたファイルでも十分な法的効力を持っており、収入印紙の貼付も必要ありません。契約書を管理する手間・コストを低減したいときは、最初から電子契約を選択することがおすすめです。

 

5. 電子契約は原本とコピーの区別が不要

親指に顔が描いてある

 

電子契約の締結時は複数の契約書データが作成されますが、「電子署名」と「タイムスタンプ」が付与されていれば、どのファイルを原本として扱っても問題ありません。同様に、謄本や正本、写しなどを区別する必要もないことを押さえておきましょう。

 

電子契約書の原本は基本的に紙に印刷せず、データのまま保管することが可能です。ただし、電子帳簿保存法に定められた要件を満たす必要があるため、事前に要件をしっかりと確認しておくことが大切です。

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