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電子契約に関する3つの法律をわかりやすく紹介

電子契約 法律

テレワークが普及したことにより、電子契約の導入を検討している企業は少なくありません。電子契約を導入するにあたっては、特に関わりの深い3つの法律について把握しておく必要があるでしょう。今回は、電子契約に関する3つの法律について分かりやすくポイントを踏まえながら解説していきます。

電子契約には様々な法律が関連します。

電子契約 法律

電子契約は電子署名法以外にも様々な法律で運用ルールや法的根拠が定められており、電子署名を理解するにはそうした関連する法律についても把握しておく必要があります。

当サイトでは、電子契約に関連する法律6つをまとめて解説した資料を無料で配布しておりますので、「電子契約の法的根拠をまとめて確認したい」という方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

電子契約に関する法律

 法律

電子契約に関する法律は主に「電子帳簿保存法」「電子署名法」「e-文書法」の3つ法律があります。法律に従って適切に電子契約を進めるには、これらの法律の内容やそれぞれの違いをしっかり押さえておくことが重要です。ここでは、上記に挙げた3つの法律の概要について解説します。

1-1. 電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税に関する書類(契約書や請求書、仕訳帳、総勘定元帳など)を一定の要件を満たした場合に電子データで保存することを認めた法律です。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、1998年に制定されてから今日に至るまで何度が改正されています。

電子帳簿保存法上でいう保存には、大きく分けると3つあります。

①電子帳簿書類の保存…会計システムなどで作成した帳簿・書類をそのままデータ保存
②スキャナ保存…紙で作成または受領した書類を画像ファイルで保存
③電子取引…電子的に拝受(電子メールやWEBからのダウンロード等)した書類をデータ保存

この3つの内、電子契約に関しては①と③の保存が該当します。
また、電子帳簿保存法で電子データでの保存が認められるには、次に挙げる要件を満たす必要があります。

〈データ保存の要件〉
・システム概要書や操作説明書といったシステム関係書類を備えつけること
・保存場所にディスプレイやプリンタなどを備え付け、保存したデータを速やかに且つ明瞭に閲覧または出力できるようにすること
・税務職員からのダウンロード要請に応じられるようにしておくこと

なお、過少申告加算税の軽減措置を受ける場合は、さらに保存要件が追加されます。
また、電子取引によって受け取った電子データの場合は、以下の要件も満たす必要があります。

〈電子取引の保存要件〉
・「タイムスタンプの付与」または「履歴が残るシステムでの授受・保存」、「改ざん防止のための社内規定を設けて遵守」いずれかの方法で改ざん防止措置を図る。
・日付/取引金額/取引先で検索できるようにすること(※)
※ただし、2年前の売上が1,000万円以下であって、税務職員のダウンロード要請に速やかに応じることができる場合は不要

1-2. 電子署名法

電子署名法とは、電子署名が法的効力をもつことを認めた法律です。正式名称は「電子署名及び認証業務に関する法律」で、2001年に制定されました。
この法律により電子署名であっても、紙契約書の手書き署名や押印と同等の法的効力が認められることになります。
具体的には、電子署名法第3条で次の通り定められています。

『電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。』
引用元:電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

つまり、本人によって電子署名がされている場合は、法的に有効となるということです。
ただし、電子署名として認められるには、電子署名法第2条で示された次の要件を満たさなければいけません。

一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものである
引用元:電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov法令検索

紙契約と違って、電子契約の場合は改ざんや改変がしやすいというデメリットがあります。そのため、電子署名法第2条で「契約者本人の電子署名であることを表示」「電子契約書が改変されていないことを確認できる」を要件とすることで、電子署名の真正性を確保する目的があります。

1-3. e-文書法

e-文書法とは、法人税法や会社法、商法などで保存が義務付けられている書類を、紙媒体だけでなく電子データでの保存を認める法律です。
e文書法は通称であって、正式には次にあげる2つの法律から成り立っています。

・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

電子帳簿保存法が制定された後、2005年にe-文書法が誕生しています。
電子帳簿保存法が国税関連に限られているのに対し、e-文書法はさまざまな法令で保存が義務付けられた書類の保存に関する法律であるといった違いがあります。
e-文書法においてもデータ保存する際は、次の要件を満たす必要があります。
・見読性…保存した情報が速やかに且つ明瞭に閲覧・出力できる状態にあること
・完全性…内容の改ざんや消去を防止し、万が一それらが発生した場合はその事実が分かるような状態であること
・機密性…不正アクセス等が防止措置がされていること
・検索性…文書を必要に応じて抽出できる検索性が確保されていること

電子契約に関する法律に違反しないようにするポイント

ポイント

各法律に則って適正に電子契約を行うには、電子契約が行える範囲の把握や各法律に対応したシステムを導入することがポイントとなってきます。次にそれぞれ詳しく解説していきます。

2-1. 電子契約できる契約の範囲を把握しておく

電子帳簿保存法やe-文書法によって多くの書類が電子化できるようになりましたが、一部の契約においては法律上の問題や消費者保護の目的から、書面での交付が必要とされますので注意しなくてはいけません。
書面交付が必要な契約の例として、事業用定期借地契約や任意後見契約書、訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売取引、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引といったものが挙げられます。
これらの契約は現時点においては書面交付が必要となりますが、今後法改正に伴って電子契約が可能となることも十分考えられます。
上記に挙げた契約を行っている場合は、法改正に関する最新の情報を把握してく必要があるでしょう。

2-2. 電子契約に関する法律に対応したシステムを導入する

上述で述べた通り、電子データで保存する際は法律で定められた保存要件を満たさなくてはいけません。
そのため、導入を検討している会計システムや電子契約システムが、各法律の保存要件に対応しているどうかチェックしておく必要があるでしょう。
例えば、電子帳簿保存法の保存要件を満たす電子署名やタイムスタンプ、検索機能、データ訂正・削除の権限機能に対応しているかといった点がシステム選定のチェックポイントとなってきます。
法律に対応したシステムを導入することで、法律に違反せず適正に電子契約を行えるようになります。

電子契約を導入する際は法律に則っているか事前にチェックしよう

緑のチェックマーク

紙での保存が必要であった書類が電子化できることで、コストの削減や業務の軽減など様々なメリットがある反面、法律で定められた保存要件に従って保存される必要あるため注意が必要です。
また、すべての書類が電子化できる訳でなく、一部書類は紙での交付が必要となります。
今回ご紹介した電子契約に関する法律は、今後さらに改定されることも予想されます。
法改正に関する最新情報を常に把握して、適切に電子契約を行うようにしましょう。

関連記事:電子契約とは?契約方法から電子契約のメリットや注意点などわかりやすく紹介

電子契約には様々な法律が関連します。

電子契約 法律

電子契約は電子署名法以外にも様々な法律で運用ルールや法的根拠が定められており、電子署名を理解するにはそうした関連する法律についても把握しておく必要があります。

当サイトでは、電子契約に関連する法律6つをまとめて解説した資料を無料で配布しておりますので、「電子契約の法的根拠をまとめて確認したい」という方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。


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