契約書などが電子化できるようになったことで、電子契約を導入している企業も増えてきました。しかし、電子契約を導入することはメリットばかりではありません。内部統制面で課題があるのです。

本記事では電子契約導入による内部統制の課題について解説致します。また、電子契約サービスによる内部統制強化についても解説しているので、ぜひご確認ください。

電子契約導入による内部統制の課題

電子契約は非常に便利な制度ですが、内部統制において課題もいくつかあります。

1-1. 契約内容の改ざん

電子契約に限った話ではありませんが、契約内容が改ざんされる可能性があります。オフィスで書類を保管していれば外部から契約内容を改ざんしようと思った場合に、オフィスに侵入する以外の方法がありませんでした。

しかし、オンライン上で契約書を保管しているとサイバー攻撃によって家にいながら改ざんが行われてしまう可能性があります。どちらの方がリスクが高いとはいえませんが、改ざんのリスクはゼロではないと考えてください。

1-2. 情報漏洩

先ほどの改ざんと似ていますが、契約書などに不正にアクセスできるということは企業が保管している個人情報に自由にアクセスできるということになります。その結果、第三者に秘匿するべき情報が漏洩してしまう可能性があるのです。

特に顧客の情報が流出してしまうと、これから契約をしたいと思う方が少なくなってしまうかもしれません。取引先からの信頼も失われるでしょう。企業として大きなダメージを負ってしまうので、絶対に情報漏洩は防止しなくてはいけません。

1-3. 契約の有効性が不確か

オンライン上で契約を行うということは、相手がどのようにして契約の締結処理を行ったかを確認できないということになります。そのため、紙の契約書と比べると有効な契約締結権限に基づいて契約が締結されたかどうか疑義が生じやすいという課題があるのです。

1-4. ワークフローの見直しが必要

電子契約を利用するということは、今までの業務内容と異なる点が多く生まれるということになります。従業員が円滑に業務を行うためにはワークフローの見直しを行わなくてはいけません。

電子契約の導入はかなり大規模な変化になります。そのため、ワークフローも細かく見直さなくてはいけないためかなり時間がかかることが予想されます。

内部統制を強化する「電子契約サービス」とは

内部統制の課題について解説してきましたが、電子契約サービスを導入することでこれらの課題を解決することができるのです。ここでは電子契約サービスの内容とそれによって解決できる課題について解説致します。

2-1. タイムスタンプを活用して電子契約の改ざんを防ぐ

タイムスタンプを契約書に施すことで電子契約のファイルデータがタイムスタンプが施された日から改ざんされていないことを証明することができます。そのため、契約締結時点でタイムスタンプを利用しておけば、後から契約内容が改ざんされるのを防ぐことができるのです。

2-2. 万全なセキュリティ対策

情報漏洩を防ぐために欠かせないのがセキュリティ対策です。電子契約サービスの中には非常に強力なセキュリティを有しているものもあり、それを利用することで情報漏洩を防ぐことができます。

もちろん、電子契約サービスと並行してウイルス対策ソフトを機能させたりシステム上のセキュリティ不備がないかをチェックしたりすることも大切です。これらを行うことで情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。

2-3. 電子署名で電子契約の有効性を担保する

最後に契約の有効性についてですが、これは電子契約サービス内の電子署名というシステムを利用することで担保できます。電子署名によって電子契約の有効性を担保するためには、電子署名が契約者本人だけが行うことができるものと示さなくてはいけません。

そのための方法としては認証局が発行している電子証明書を添付したり、電子署名を行う際に2段階認証を要求したりといったものがあげられます。これらの方法を実践するうえでも電子契約サービスは非常に便利なのです。

2-4. ワークフロー機能を活用する

電子契約サービスの中にはワークフロー機能があるものがあります。この機能を活用することで契約書の承認ルートを固定化したり未承認の契約書を誤って送信してしまうのを防いだりすることができます。

電子契約サービスの中で承認を進めることができるようになるので、社内で回す契約書の承認ついても業務が大幅に効率化します。ワークフローを整備する際に、整備したワークフローを電子契約サービスに反映してサービスの中で承認を受けられるようにしておいてください。

電子契約サービスを選定する際のポイント

電子契約サービスを行うことで内部統制は大幅に強化できます。そんな電子契約サービスですが、いろんな種類があるのでどれを選べばいいかわからないという方も多いのではないでしょうか。ここでは電子契約サービスを選定するポイントについて紹介致します。

3-1. 電子署名型の電子契約サービスを選ぶ

電子契約サービスは電子署名型と電子サイン型にわかれています。より簡単な方法が電子サイン型だと考えてください。簡単な方がいいと思いがちですが、実は電子サインは電子署名法の要件を満たしていないのです。

そのため、契約の有効性を電子署名のように高めることができません。可能であれば電子署名型の電子契約サービスを選ぶことをおすすめします。

3-2. 弁護士に相談してみる

電子契約サービスの内容についてしっかりと調べていたとしても、新しい仕組みであるためわからないことも多くあるという方は少なくないでしょう。電子契約の仕組みや注意点について理解しておかないと、後から問題が発生してしまう可能性があります。

そのため、新規で電子契約サービスを導入するという場合は、ぜひ弁護士に相談してみてください。弁護士の中には電子契約サービスについて積極的に取り扱っているという方もいます。そういった方に相談してみることで、自分では気づいていなかったリスクに気づくことができるかもしれません。

3-3. トライアルがあるなら利用する

電子契約サービスの中にはトライアル期間を設けているものもあります。実際に使いやすいかどうかは使ってみないとわかりません。そのため、トライアル期間があるのならばまずは利用してみてください。そして実際に業務を行ってみて、本当に使いやすいかどうかを確認してみることが大切です。

資料請求などで情報を集めることも大切ですが、やはり実際に使ってみるのが一番わかりやすいです。トライアルを行っている電子契約サービスばかりではありませんが、他と比較するためにもトライアルを利用することは大切です。

電子契約サービス導入による課題をあらかじめ想定しておく

電子契約サービスを導入する際には内部統制について意識しなくてはいけません。​​電子契約サービスを導入したからといって情報漏洩などのリスクが大幅に高まるというわけではありませんが、リスクがあるのは間違いありません。

そのため、実際に電子契約サービスを導入したらどのような方法で課題を解決していくかについてあらかじめ考えておくことが大切です。