近年では多くの業界で電子化が急速に進められています。しかし金融業界ではデジタル化への取り組みがあまり進んでいないのが現状です。
これは、セキュリティ上の懸念や本人性担保といった問題が他業界に比べて大きいためと考えられます。
しかしコロナ禍以降には、金融機関でも徐々に電子契約が広まってきました。そこで本記事では、金融業界における電子契約の導入について詳しく解説していきます。
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1. 金融業界でも電子契約の導入は少しずつ進んでいる！
電子契約とは、デジタル上で書類を作成して契約を行う手法のことです。従来は契約の際に紙の契約書を用いるのが当たり前でしたが、インターネットの普及以降には電子契約のニーズが高まり続けています。
金融機関ではセキュリティリスクがネックとなり、他業種に比べて電子契約の導入が進まない傾向にありました。しかし、金融機関では契約の際に取り交わす書類の量が多く、さらに契約書に表示される金額も大きいものです。電子契約を導入すれば、契約にかかる手間を削減できるだけでなく、コストの削減も実現可能です。
オンライン上で契約を済ませられるスピーディーさも電子契約の魅力です。金融機関ではときに緊急の融資が必要となることもありますが、電子契約を導入していれば即座に対応することが可能となります。
電子契約では、コンピュータでPDFなどの電子ファイルを作成し、電子署名を施します。中小企業の多くは、コストを削減し手間なく電子契約を導入するために、既存の電子契約サービスを活用しています。
一方で、大手企業では独自の電子契約システムを構築するケースも少なくありません。金融機関でも、独自に電子契約システムを開発する方法が選ばれるのが一般的です。
金融機関における契約では大きな金額が動く取引が多くなるため、強固なセキュリティ対策が必要となります。
2. 金融業界で電子契約を導入するメリット
各業界で電子契約の導入が進められているのは、電子化によって得られるメリットが多いためです。特に、コスト削減や業務効率化につながりやすいという点は大きいものです。
ここからは、電子契約のメリットをチェックしていきましょう。
2-1. コスト削減につながる
金融業界の電子契約導入の大きなメリットは、コスト削減につながるという点です。
紙の契約書類をやり取りする場合には、文書の印刷にかかる紙代やインク代、郵送にかかる切手代などが必要となります。ペーパーレス化を行うことで、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。
書類の作成や発送の手間が省ければ手続きに関わる人員を減らすことも可能となります。結果として、人件費を削減できるケースも多いものです。
2-2. 印紙税を節約できる
電子契約の魅力は印紙税を削減できるという点です。
紙の契約書を取り交わすときには収入印紙を貼付する形で印紙税を納めなければなりません。
印紙税の税額は契約書に記載される金額に応じて変動します。金融機関の場合には取り扱う金額が大きくなることもあるため、印紙税だけで数千円、1万円以上という費用がかかってしまうこともあります。
しかし、電子契約を行う場合には印紙税の納税が不要となります。金融機関が電子契約を導入すればかなりの節約が実現します。
2-3. 契約にかかわる手間を省ける
電子契約の導入には、手間を省き業務の効率をアップさせるという目的もあります。
デジタル上で契約書類のやり取りを行えば、書類の印刷や押印、製本、郵送といった業務が不要となります。郵送による契約書類のやり取りには数日間、あるいは1週間以上という時間がかかってしまいます。しかし電子契約であれば、オンライン上で即座に契約を締結することも可能です。
取引の時間が大幅に短縮されるため、業務効率化や生産性向上が見込めます。
2-4. 非対面の契約が可能となる
金融機関では、取引相手と対面で内容を確認した上で契約を締結することがあります。しかし電子契約を導入すれば、アポイントメントを取って取引相手に合う必要がなくなります。
金融機関があらかじめ電子契約書を送付すれば、取引相手は金融機関の営業時間外であっても契約に進むことができます。都合のいい時間にオンライン上で契約手続きができるので、顧客の利便性も向上しやすくなります。
新型コロナウイルス感染症の感染拡大以降、さまざまな取引が非対面で行われるようになりました。電子契約の導入は、顧客や従業員をリスクから守ることにもつながります。
2-5. 書面の保存性能が高まる
電子契約に移行すれば、紙の書類の保存が不要となります。多くの契約を行う金融機関では紙の書類が膨大になってしまい、保管スペースを圧迫するという問題が生じます。契約書を電子データ化して保管すれば物理的な保管場所がいらなくなり、これまで保管に使っていたスペースを有効活用できるようになります。
電子契約で書類をデータ化すれば、必要に応じて検索やソートが可能となります。必要な書類をすぐに呼び出せるのは、電子データならではの魅力です。
金融機関の監査の際にも、契約書を電子データ化していれば対象となる文書をすぐに見つけられるため手間がかかりません。
3. 金融業界で電子契約を導入するときのポイント
金融機関が電子契約を導入する際にはセキュリティ面への配慮が必要となります。
デジタルデータの管理に対し、情報漏えいなどのリスクが高いのではというイメージをもつ方もいるものです。しかし、適切な方法で電子契約を行えば十分な安全性を確保することが可能となります。
紙の書類による契約にも少なからずセキュリティリスクはあるものです。書類の紛失や盗難、改ざんなどが行われた場合、金融機関は大きなダメージを受けることになります。
電子契約の際に電子署名や電子証明書、タイムスタンプ、2段階認証などを取り入れれば、安全性は飛躍的に高まります。より強固なセキュリティ対策を行うことが、電子契約導入時のポイントです。
金融機関が独自の電子契約システムを構築する際には、高いセキュリティ水準をキープすることが大切です。アクセス制御、なりすましを防ぐための認証といったセキュリティ対策を導入すれば、より安全なシステムに仕上がります。
電子契約サービスを活用する場合には、サービス提供会社のセキュリティ体制をチェックしておきましょう。もちろん、データの持ち出しや改ざんといったトラブルが起きないよう、内部統制を行うことも重要なポイントです。
4. 金融機関が電子契約を導入するときには万全のセキュリティ対策が必要
金融機関が電子契約システムを導入すれば、これまで紙の書類で対応していた契約業務をすべて電子化できます。
電子契約にはコスト削減や業務効率化といった多くのメリットがあります。また、非対面でスピーディーに契約業務を行えるのも、電子契約の魅力の1つです。
金融機関が電子契約を導入する際には、万全のセキュリティ対策を講じる必要があります。電子署名や2段階認証の設定などさまざまな方法を導入し、安心して契約業務を行える環境を整えましょう。
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ジンジャーサイン編集部
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