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電子契約のメリット・デメリットとは?課題解決のための対応策も紹介

電子契約書と男性

電子契約とは、電子データで契約を交わすことをいいます。従来紙で作成していた契約書を電子データへと移行すれば、契約締結や保存、管理がしやすくなります。
電子契約にはたくさんのメリットが考えられることから、多くの企業が導入に踏み切っています。その一方で、電子契約にはいくつかのデメリットもあるものです。
本記事では電子契約のメリットやデメリットについて見ていきます。また、デメリットを解決するための対応策もご紹介いたします。

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電子契約には数多くのメリットがある!

多くの電子ファイル

電子契約を導入すれば、契約書の作成や管理がしやすくなります。また、コストダウンや業務効率化につながるなど意外なメリットもあります。
まずは、電子契約のメリット6つについてチェックしていきましょう。

1-1. 業務効率化につながりやすい

電子契約を導入すれば、業務の大幅な効率化が見込めます。
紙の契約書を作成するときには、印刷や製本、押印、そして郵送というアナログな手順が必要です。契約書を郵送してから返送されるまでには数日から1週間程度という時間がかかるため、契約手続きがスムーズに進まないこともあるものです。
電子契約をすれば、書類を郵送する必要なく一瞬で契約相手に契約書を届けられるので便利です。瞬時に相手の元に必要な書類を届けることができれば、契約締結がスムーズに進みやすくなります。

1-2. コストを削減できる

電子契約は企業のコスト削減にもつながります。
紙媒体の契約書を作成する場合には用紙代や印刷代、インク代がかかります。契約書を郵送するのであれば封筒代や郵送費も必要となります。そして、これらの一連の作業には人的コストもかかります。
電子契約を導入すれば紙媒体を用意する必要がなくなり、一連の作業にかかるコストを大幅に削減できます。
紙の書類にかかる印紙代を削減できるという点も無視できません。一般的な契約書には印紙税がかかり、契約の金額に応じてその金額が高まります。しかし電子契約をするときには印紙税がかからないので、大きなコスト削減が実現できます。

1-3. 書類を保管するスペースが必要なくなる

契約書は一定年数保管する必要があります。日々の業務の中で紙の契約書を数多くやり取りする企業は、書類を保管するまとまったスペースを確保しなければなりません。
契約書を探しやすい形で保管するのは手間がかかります。管理が行き届かず、契約書を紛失してしまうケースもあるかもしれません。
電子契約であれば、契約書はデータとして保存されるので物理的な保管スペースが不要になります。また、データ保存後には検索をすればすぐに契約書を呼び出せます。契約書の保存がしやすくなるのは、電子契約ならではの大きなメリットです。

1-4. コンプライアンス強化につながる

電子契約において契約書を作成する段階では、作成に関わった従業員が誰なのかという情報や作業時間などがログデータとして残されます。
電子契約ツールでは、限られた人のみが契約書にアクセスでき、第三者が閲覧できないように設定することも可能です。また、バックアップを取っておけば、契約書データを誤って削除したときにも復旧でき安心です。
電子契約で必須となる電子署名にも、本人性を担保する仕組みが整えられています。
電子契約をすれば、契約書の改ざんなどの不正が起こりにくくなり、コンプライアンスの強化につながります。

1-5. テレワークに対応できる

テレワークやリモートワークとの相性がいいのが電子契約の大きな魅力です。
近年では働き方改革の一環として、また感染症の蔓延防止という観点からも、多くの企業でテレワークへの移行が進められています。よりフレキシブルな働き方をするためには、電子契約などリモート作業向きの電子ツールが必要となります。
電子契約の仕組みを取り入れれば、在宅など完全リモートの状況でも重要書類のやり取りができます。

電子契約にはデメリットもある

契約の流れ

電子契約には多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットも考えられます。

2-1. システム導入やフローの変更に手間がかかる

電子契約システムの導入には一定の手間やコストがかかります。また、社内の既存業務のフローも変更しなければなりません。
旧来の方法で契約締結の業務をしてきた従業員の中には、新しい業務に対して抵抗を示す人もいるかもしれません。また、導入直後にはシステムに慣れていないためにミスが起きる可能性も考えられます。

2-2. セキュリティ上のリスクがある

電子契約を導入した企業がサイバー攻撃によって情報漏洩やデータ改ざんなどの大きなトラブルに見舞われた例もあります。
もちろん、紙ベースの契約書にも情報漏洩のリスクは十分考えられますが、デジタルデータの場合には一度に大量の情報が漏洩してしまうこともあるので注意が必要です。企業がこういったリスクを完全にゼロにするのは難しいものです。

2-3. 電子契約に対応していない取引先もある

電子契約を導入する企業は年々増加していますが、紙の書類のみを扱うという企業や個人も少なくありません。
企業が紙の契約書のやり取りを廃止したときには、機会損失が起きることがあります。また、積極的にデジタルへの移行を考えていない企業や個人に対して電子契約を無理強いすると、トラブルに発展する可能性も考えられるので注意しましょう。

ここまで、電子契約のメリットとデメリットについて解説してきましたが、「実際に電子署名を導入した際のイメージを知りたい」という方もいらっしゃるでしょう。当サイトでは、電子署名を導入した場合の実際の業務フローに加え、サービスの選び方や導入ステップなどをまとめた資料を無料で配布しております。電子契約に興味のあるご担当者様は、こちらから「電子契約の始め方ガイドブック 」をダウンロードしてご確認ください。

関連記事:電子契約とは?契約方法から電子契約のメリットや注意点などわかりやすく紹介

電子契約の課題を解決するための対応策

チームリーダー

電子契約には、導入の手間やセキュリティ上の不安といったいくつかのデメリットが考えられます。
ここからは、電子契約の導入で考えられるそれぞれのデメリットについて、対応策や解決策をご紹介いたします。

3-1. システム導入をスムーズに済ませるための対応策

新たなシステムを導入する際には、導入担当者を決めたりチームを作ったりといった方法で計画的な移行を進めていくことが大切です。また、新たなシステムやフローの内容を従業員に具体的に説明し、理解してもらうことも大切です。

3-2. セキュリティ面の不安を解消するための対策

電子契約を提供するサービス会社では、それぞれ高度なセキュリティ対策を講じています。セキュリティ対策がしっかりしているサービスを選べば、リスクを最小限に抑えることが可能となります。

3-3. 取引先へのフォローも重要

電子契約システムを導入するときには、取引先や契約相手へのフォローを忘れないようにしましょう。電子契約に応じる企業もあるかもしれませんが、この場合には相手にシステム導入の手間や負担をかけることになります。
相手が紙の書類のみで取引をしているときには、電子契約の無理強いはできません。こういった場合には紙の契約書を作成してやり取りするなど、柔軟な対処が必要です。

電子契約は導入サポートを実施しているサービスを選ぶ

電子契約サービスのセキュリティ

電子契約には業務効率化やコスト削減など多くのメリットが考えられます。しかし、導入に手間がかかることやフローが変更になること、セキュリティ対策が必要になることなど、いくつかのデメリットもあります。
まずは電子契約の仕組みやメリット、デメリットを洗い出し、計画的な移行を目指しましょう。導入サポートを積極的に実施している電子契約サービスを選べば、スムーズにシステム導入を進めることが可能となります。

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