ジンジャーサイン|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

電子署名の契約書に書くべき文言は?具体例を挙げて紹介

電子契約

電子署名の導入により契約書の電子化を進める際は、契約書の文章を電子契約に適した文言に修正する必要があります。これは契約書で一般的に用いられる定型文の多くが、契約書を紙媒体で作成することを前提とした表現であるためです。

この記事では電子署名の契約書に適した文言について具体例を交えて解説します。取引先との契約トラブルを回避するため、契約書の実態に合わせた正しい文章表現を心掛けましょう。

電子署名に対応した契約書へ変更する際のポイントは?資料で解説!

電子署名に対応した契約書へ変更する際のポイントを知りたい方や、取引先との確認事項について整理したい方に向けて、電子署名に対応する契約書や文言の書き方についてまとめた資料です。

▼「【基礎知識集】電子署名の契約書文言」資料でお悩み解決!
・電子署名に対応した契約書の作成方法
・電子署名導入の際に整えるべき社内ルール など

【公式】【基礎知識集】電子署名の契約書文言 PDFを無料ダウンロード

電子契約で使われる電子署名とは?

ハテナマークが描かれたブロックが重なっている

電子署名とは、電子契約において契約当事者の本人性を証明するための仕組みです。紙媒体の契約書における記名押印の役割を担います。電子署名が記名押印と同等の効力を持つのは以下の仕組みがあるためです。

・「電子証明書」による本人性の担保
・「タイムスタンプ」による電子ファイルの非改ざん性の担保

電子証明書は国の認可を受けた認証事業者が発行する身分証であり、電子署名とは電磁的に紐づけられています。身分証明書としての効力は印鑑証明と同等です。電子契約では電子署名を施した契約書ファイルと電子証明書がセットで運用されるため、相手方も電子署名の本人性を確認できるようになっています。

また、タイムスタンプはハッシュ関数を用いて電子署名が施された時刻を記録する仕組みです。ハッシュ関数はデータの編集によって数値が変動するため、契約書ファイルの非改ざん性の担保に用いられています。

なお、電子署名の有効性は電子署名法によって規定されており、紙媒体の契約書と同等の法的効力も担保されています。ペーパーレス化や非対面化ニーズの高まりもあり、電子署名は今後より身近な仕組みとなっていくでしょう。

電子署名の契約書を導入するときのポイント

ポイント

電子署名や電子契約の導入により契約に関する社内の業務フローは大きく変わります。しかし、電子署名を効果的に運用するためには取引先の理解を得るなど事前の準備も大切です。ここでは電子署名による契約を運用開始するためのポイントを押さえていきましょう。

2-1. 電子契約に対応する社内フローを構築する

電子署名による契約の運用を開始するためには、事前に社内の管理フローを構築しておく必要があります。契約書の電子化にあたり社内で定めておくべき主な事項は以下の通りです。

・電子署名の管理者権限
・電子契約に対応させる契約の範囲
・ワークフローの承認ルート
・電子契約書の保管場所・保管期限
・契約書のアクセス権限

電子署名や電子契約書の運用ルールが徹底されていない場合、電子署名の悪用や不正アクセスによる機密情報の流出といったリスクが考えられます。電子署名は会社の代表印に相当するものですので、社長や部門長など責任ある役職の従業員が管理を担いましょう。また電子契約書の閲覧にはパスワードを設定するなどのセキュリティ対策も有効です。

2-2. 取引先の理解を得る

新たに電子署名を導入する際は必ず取引先の理解を得るようにしましょう。電子署名を用いた契約では主に以下の3パターンが考えられます。

・双方が電子署名を用い、契約の締結から文書の保管まで電子的な方法で行う。
・自社のみ電子署名を行い、相手方には紙の契約書を発行して保管してもらう。
・事前に紙の契約書を作成し、自社では契約書を電子ファイル化(PDF等)して保管し、相手方は紙の契約書のまま保管する。

電子契約の認知度が高まっているとは言え、全ての事業者が電子署名への対応に前向きであるとは限りません。相手の同意を得ずに一方的に電子署名へ切り替えた場合、契約トラブルに発展するリスクもあります。取引先との良好な関係を維持するためにも、契約方法の変更に関する事前説明が大切です。

また、相手方が電子署名へ対応できない場合を想定し、紙ベースの契約書でも契約を締結できるフローも整えておきましょう。

2-3. 契約書の文言を修正する

電子署名の導入に合わせて企業が対応すべきことの1つが契約書の文言修正です。紙の契約書では一般的に用いられる文言であっても、電子ファイル化された契約書にはそぐわない言い回しもあります。

例えば、契約書で頻繁に用いられる「書面」や「本書」等の文言は紙媒体の書類を指す言葉であり、電子的な契約書を指す言葉としては不適切です。そのため、電子契約では契約書そのものを指す文言として「電磁的措置」や「電磁的記録」が用いられます。

紙の契約書から電子署名の契約書へ切り替えるのであれば、従来の契約書テンプレートの見直しも必要です。契約書の運用方法に合わせて文言を修し、電子署名に対応する新たなテンプレートを作成しましょう。

電子署名の契約書で修正すべき文言

黄色いビックリマーク

先述の通り、電子署名の契約書では従来の紙の契約書で用いられていた文面をそのまま流用することができません。ここでは一般的な契約書で用いられる文言に関して、電子契約に適した言い回しを解説します。

3-1. 「書面」や「本書」の文言

「書面」や「本書」といった文言は共に紙の媒体の書類を指す単語であり、電子的に記録される契約書を指す言葉としては適切ではありません。電子署名の契約書では本書に代わって「電磁的記録」や「電磁的措置」といった文言を用いるようにしましょう。

紙の契約書で頻出する定型文として「事前の書面による承諾なしに」が挙げられます。これは契約の破棄や契約の一部譲渡などの条文で用いられる文言です。電子署名の契約書では以下のように修正します。

(修正前)
「事前の書面による承諾なしに」

(修正後)
「事前の書面、もしくは双方が合意する方法に基づく電磁的記録による承諾なしに」

上記の文言であれば双方が電子署名を用いる場合だけでなく、相手方が紙の契約書による保管を希望された場合でも対応可能です。なお、電磁的記録は電磁的措置と表現しても構いません。

3-2. 後文として記載する定型文

電子署名に対応した契約書では「後文」の文言に修正を加えましょう。後文とは、契約書の末尾に記載される契約締結のルールを規定した一文です(冒頭に記載される場合は前文)。具体的には「契約書の作成者」や「作成される枚数」「契約の締結方法」「契約書の保管方法」が記載されます。

紙の契約書で用いられる後文の定型文としては以下の文章が一般的です。

(修正前)
「甲と乙は、本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、両者記名押印のうえ、各自1枚ずつを保有する」

上記の後文を電子署名の契約書に対応させるためには以下のように修正します。

(修正後)
「甲と乙は、本契約の成立を証するため、本電子契約書ファイルを作成し、それぞれ電子署名を行う。なお、本契約においては、電子データである電子契約書ファイルを原本とし、同ファイルを印刷した文書はその写しとする」

電子的に保管される契約書は無限に複製ができるため、作成枚数に関する記載は不要です。また、電子署名は記名押印に代わって本人性を担保する仕組みですので、記名押印の文言も「電子署名を行う」に変更しましょう。

電子署名の契約書では適切な文言を使用する

電子書面

電子署名の契約書では、紙で作成されることを前提とした従来の契約書の文言をそのまま流用することはできまでん。。文言の修正を行わなかった場合、解釈の不一致により契約トラブルに発展する恐れもあります。電子署名の特徴を踏まえ、契約の当事者双方に誤解が生じないよう文言の修正を行いましょう。

電子署名に対応した契約書へ変更する際のポイントは?資料で解説!

電子署名に対応した契約書へ変更する際のポイントを知りたい方や、取引先との確認事項について整理したい方に向けて、電子署名に対応する契約書や文言の書き方についてまとめた資料です。

▼「【基礎知識集】電子署名の契約書文言」資料でお悩み解決!
・電子署名に対応した契約書の作成方法
・電子署名導入の際に整えるべき社内ルール など

【公式】【基礎知識集】電子署名の契約書文言 PDFを無料ダウンロード


ジンジャーサイン
ジンジャーサイン編集部

電子契約サービスを提供するジンジャーサインの編集部です。基本的な契約業務から電子契約に関する最新情報まで幅広く情報を発信します。経営者や法務担当者はもちろん、ビジネスに関わる全ての方にとって業務に役立つコンテンツをお届けします。

ジンジャーサインについて
ご不明な点はございませんか?

ジンジャーサインの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30