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介護業界で電子契約を導入するメリットや活用事例を紹介

電子契約書類作成

慢性的な人手不足に悩まされる介護業界において、電子契約を始めとしたICT技術の活用が注目を集めています。発端となったのは2021年4月に通知された令和3年度介護報酬改定です。これにより、介護関係書類に関して電子化を進める具体的な指針が示されました。

超高齢化社会に突入した日本では、ICTの活用による介護業界の労働環境改善は急務です。電子契約やペーパーレス化により、介護の現場における働きやすさの改善は大きな前進が期待できるでしょう。今回は介護業界で電子契約を導入するメリットや、実際の活用事例を紹介します。

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介護業界の電子契約に関わる令和3年度介護報酬改定のポイント

ポイント

令和3年度介護報酬改定では介護業界のICT活用を推進するため「利用者への説明・同意」及び「諸記録の保管・交付」について電磁的な対応を原則認める指針が示されました。電磁的対応とは、書類の発行や記名押印等の行為をパソコン・タブレット等の電子端末を用いてペーパーレス化することです。ここでは令和3年度介護報酬改定のポイントを解説します。

1-1. 電子文書による利用者への説明・同意が認められる

練和3年度介護報酬改定では、重要事項説明など利用者への説明・同意を伴う書類について以下の指針が示されています。

・電子文書による利用者への説明・同意を原則認める。
・代替手段の明示により、利用者等の署名・押印を不要とする。

上記の指針により、PDF等の電子データを用いた利用者への説明行為が認められるようになりました。また、他の手段で代替できる場合に限るという条件はありますが、原則として書面への署名や押印も不要です。

上記の指針により、電子契約システムを介して重要説明事項や契約内容を通知し、電子署名によって本人の同意を得ることも可能となりました。

1-2. 各種の記録を電子データとして交付・保管できる

さらに、令和3年度介護報酬改定では、介護サービスにおける諸記録の交付・保管についても電磁的対応を認める指針を打ち出しています。

これにより、契約書や重要事項説明書など全ての書類をPDF等の電子データで保管できるようになりました。原本として紙媒体の情報を保管する必要もありません。

また、利用者への書類交付に関しても、Eメールへの添付や電子契約システムを介した通知など電磁的方法が認められています。

介護業界で電子契約を導入するメリット

メリット 笑顔

長らく煩雑な事務作業に悩まされていた介護業界にとって、令和3年介護報酬改正によりICT活用の指針が示されたことは大きな変化と言えるでしょう。ここでは介護業界における電子契約導入のメリットを解説します。

2-1. 契約にかかる時間を短縮できる

電子契約の導入により契約にかかる時間の大幅な短縮が期待できます。

従来、介護事業者と利用者が契約を結ぶ際は、担当者が利用者宅へ訪問し、重要事項や個人情報取り扱いの説明等を行い、その都度書類への署名や押印をしてもらう必要がありました。書類の準備段階も含めると契約業務の工数が多く、担当者の負担も少なくありません。

電子契約であればシステムを介して必要な情報が利用者へ案内されるため、契約完了までの工数を大幅に削減できます。担当者は空いた時間をアセスメントやケアプランの作成に回せるようになることから、より質の高い介護の提供が可能です。

2-2. 書類の管理・検索が容易になる

電子契約により書類の電子化を進めることで、書類の管理や検索が容易になります。

通常、介護サービスにおける契約書は3~5枚、重要事項説明書に至っては10枚以上の枚数になることも珍しくありません。利用者1人あたりでこれだけの書類を管理しなければならず、書類を収納する手間や保管場所の確保も介護事業者の負担となっていました。

一方、電子契約の導入に伴い各種書類が電子化されれば、利用者の契約情報は全てクラウド上に保管されます。電子データを原本として扱えば物理的な保管場所も不要です。また、電子データであれば検索も容易なため、必要な情報に瞬時にアクセスできるというメリットもあります。

2-3. コスト削減ができる

電子契約に伴うペーパーレス化により、書類の管理・運用に掛かるコストの削減が可能です。ペーパーレス化によって削減できるコストとして以下の費用が挙げられます。

・用紙代
・インク代
・プリンターの電気代
・郵送代
・倉庫代(外部倉庫をレンタルしている場合)

契約関連で多数の書類が必要となる介護サービスでは、契約書類を電子化するだけでも大きなコスト削減効果が見込めます。また、書類の保管場所としてレンタル倉庫を利用している事業所であれば、倉庫の解約による保管費用の削減も検討できるでしょう。

2-4. 利用者情報の紛失・損失を防止できる

利用者情報のクラウド管理への移行は書類の紛失や損失の防止に繋がります。

物理的な媒体で利用者情報を管理していた場合、人為的ミスによる書類紛失のリスクを常に警戒しなければなりません。一方、クラウド管理であれば物理的に情報が紛失する可能性はなくなり、安全な環境で情報の管理ができます。

また、利用者情報のクラウド管理は災害時の業務継続計画(BCP)の一環としても有効です。近年は日本でも地震や洪水など建物の損壊を招く大規模自然災害が後を絶ちません。災害時に優先されるのは要介護者の生命維持です。クラウド上に介護状況が保存されていれば必要な情報がすぐに復旧できるため、適切なケアを迅速に提供できるようになります。

介護業界における電子契約の活用事例

説明・解説・案内・ポイント

ここでは保険業界における電子契約導入の成功例を紹介します。

A社は老人ホームの運営、デイサービスの提供、高齢者向け保険サービスなど、介護業界において多角的に事業を展開する企業です。電子契約システムの導入により、各サービス利用者との契約だけでなく、150名を超える自社従業員との雇用契約も全てデジタルへ移行し、契約業務の効率改善に成功しています。

A社では以前よりペーパーレス化に強い関心を持っており、当初は契約書のPDF化を既存のシステムで行っていました。しかし、書類をPDF化しただけでは署名・押印のために都度プリントアウトしなければならず、完全なペーパーレス化には至りません。

そこで、電子契約専用システムを導入したところ、書面のプリントアウトを必要としない完全ペーパーレスの契約システムの構築が実現しました。従来では1週間~半月程度かかっていた利用者契約も、最短2日程度まで短縮に成功しています。

なお、介護業界では利用者やその家族が高齢なこともあり、電子契約や電子署名に理解を示してもらえるが課題でした。しかし、A社では予め社員教育を実施し、ITリテラシーを高めておくことでこの問題をクリアしています。

A社の事例のように、介護業界でも電子契約の導入によって成果を上げた企業は少なくありません。契約業務の煩雑さや書類管理にお悩みの方は、電子契約システムによる問題解決を検討してみましょう。

電子契約によって介護業界の課題を解決しよう

介護業界が抱える課題のひとつが利用者との契約を始めとした事務作業の多さです。煩雑な事務作業が従業員の負担となり、本業である介護業務の質を低下させる可能性も考えられます。従業員の作業負担を軽減するためにも電子契約システムの導入は有効です。電子契約により作業効率を改善し、より質の高い介護サービスの提供を目指しましょう。

 

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ジンジャーサイン編集部

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