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電子契約とは?契約方法から電子契約のメリットや注意点などわかりやすく紹介

暗い部屋でパソコンいじっている人

近年の法改正により、現在は幅広い分野で電子契約の普及が進んでいます。
電子契約にはさまざまなメリットがありますが、一方で注意すべきポイントもあるため、導入する際は特徴や注意点をよく理解しておくことが大切です。

今回は、電子契約の目的や考え方、契約方法のほか、メリットと注意点について解説します。

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電子契約とは?

仕事をする男性

電子契約とは契約書を電子化し、電子署名を利用してオンライン上で契約を締結することです。
インターネットをもちいてオンライン上で契約締結ができるので印紙代や郵送費などのコストを削減できるのはもちろん、契約締結にかかる時間を大幅に短縮できます。

書面契約との違い

電子契約と書面契約の違いは「紙」を使うかどうかという点です。
従来の書面契約は紙を印刷して、ハンコなどをもちいて、取引先に郵送したり直接渡したりします。その一方電子契約は物理的な紙を必要とせず、電子データをもちいてオンライン上で送付して、契約の締結まで行うことができます。

電子契約の法的効力

民法521条により、電子契約は紙の契約と同様に法的効力があると認められています。また電子契約をもちいて契約締結をする際は電子署名という手法をもちいて契約を行います。電子署名に関しては電子署名法という法律にもとずき、契約書の本人性の担保ができれば法的効力がある形で契約ができます。

電子サインや電子署名との違い

電子契約と関連する言葉の中に電子サインと電子署名があります。

電子サインとは電子上で行われる同意や承認、本人証明を行う際の認証などの広い意味でサインのことです。
電子署名とはこの電子サインの一種で、電子証明書が発行されることが特徴です。電子証明書が発行されることでより法的効力が担保された電子サインになっています。

電子契約の目的や考え方

スマホとパソコンを同時にさわる女性

近年、多くの企業で脱ハンコやペーパーレス化が進んでいますが、政府も電子契約サービスに関する見解を発表するなどして、電子契約の普及を後押ししています。

なぜ国を挙げて電子契約の普及が進められているのか、その理由や目的を2つのポイントに分けて解説します。

働き方改革の推進

政府が推進する働き方改革では、労働者一人ひとりが自分のライフスタイルなどに合わせて多様な働き方を選べる環境づくりを目指しています。
そのうちのひとつがテレワークの普及です。

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用することで、時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方のことです。[注1]

会社から離れている、あるいは育児や介護などで長く自宅を離れられないという事情を抱えている人でも、インターネット等を活用すれば、時間や場所の制約にとらわれずに働くことが可能となります。

ただ、契約書や請求書など署名・押印が必要な書類に関しては、自宅で対応することができず、テレワークが普及し始めた当初は、わざわざ署名・押印のために出勤するケースもめずらしくありませんでした。

書類の作成から承認、送信、保管に至るまで、すべてインターネットで完結する電子契約なら、完全テレワークも可能になり、時間と場所を有効活用した働き方を実現できます。

[注1]テレワークとは|働き方・休み方改善ポータルサイト

新型コロナウイルスの感染対策

2020年初頭から全世界で猛威を振るい始めた新型コロナウイルスは、感染力が非常に強いため、政府は公私ともに3密(密閉・密集・密接)を避けることを推奨しています。[注2]

契約関連の手続きは、双方が対面で契約書を交わすのが一般的でしたが、コロナ禍では3密の遵守が原則となっているため、対面での契約締結はなるべく控えたいところです。

電子契約なら、電子メールなどを利用して契約書をやり取りすることができるため、対面リスクの軽減につながります。

[注2]3つの密を避けましょう|首相官邸

電子契約の具体的な契約方法

コピーをしようする茶色く服着た人

電子契約と一般的な紙の契約書では、作成方法や送付方法、セキュリティ対策などに大きな違いがあります。

中には事前に準備しておかないと対応できない部分もありますので、具体的な契約の流れを確認しておきましょう。

ここでは電子契約の具体的な契約方法を5つのステップに分けて解説します。

電子契約書の作成

電子契約書の作成方法は、紙の契約書を作成して撮影・スキャンしてPCに取り込む方法と、最初からPCで作成する方法の2通りがあります。

既存の契約書をバックアップするのが目的なら撮影・スキャンでもかまいませんが、新たに作成するのなら初めからPCを利用した方が簡単です。

契約書の基本的な文言は紙の契約書と代わらないので、すでにひな形があるのならそれを活用しましょう。

ひな形をもとに電子契約書を作成したら、電子署名と電子印鑑による押印を行います。

電子署名の付与には、認証局による電子証明書の発行が必要です。

また、電子印鑑による押印は、後述するタイムスタンプと組み合わせることで文書の真正性を証明できます。

関連記事:電子契約書とは?紙の契約書との違いや法的効力などを紹介

関連記事:電子契約書の作り方とは?契約書締結のルールや作成時の注意点についても解説

契約書をアップロードする

撮影・スキャンで取り込んだ画像データまたはWordなどで作成した文書ファイルを、電子契約システムにアップロードします。

取り込めるファイル形式はシステムによって異なりますが、一般的なファイルであれば、ほとんどの形式に対応しているはずです。

電子契約書の暗号化・タイムスタンプの付与

電子契約書の暗号化やタイムスタンプ付与の機能が搭載されているシステムなら、自動で暗号化・タイムスタンプ付与が行われます。

暗号化された電子契約書は、暗号化に使った公開鍵と対になる秘密鍵でしか復号できないため、安全に電子契約書をやり取りできます。

また、タイムスタンプを付与すると、その日付・時刻に当該データが存在したこと、それ以降改ざんされていないことの証明が可能となります。

契約書を送信する

電子メールを使用して、契約相手に電子契約書を送信します。

契約書の受信・承諾

契約相手から契約書が返信されてきたら、内容を確認し、問題がなければ正式に契約を締結します。

締結後の契約書は双方で保管するのが一般的です。

電子契約のメリット

重要資料を入れる男性

電子契約は、紙文書を使った契約と比較して多くのメリットがあります。

紙の契約書の扱いや管理に不便を感じているのなら、電子契約の導入を検討してみましょう。

ここでは、紙文書を使った契約から電子契約に乗り替えた場合に得られる主なメリットを3つご紹介します。

コストの削減

紙の契約書を作成するには用紙代や印刷代がかかりますし、相手方に送付するための郵送代も負担しなければなりません。

1回あたりのコストはさほど多くありませんが、塵も積もれば山となり、月々の負担は決して小さなものではなくなります。

電子契約なら、PCとインターネット環境があれば簡単に作成・送信できるので、用紙代や印刷代、郵送代などのコストを丸ごと節約できます。

また、紙の契約書はファイリングして保管する必要がありますが、電子契約ならPCやサーバーにデータとして保存でいておけるので、ファイルを収納する棚やキャビネットなどのオフィス家具も不要です。

契約作業の負担軽減

契約の締結には、紙の契約書の作成、相手方への郵送、原本のファイリングなど、さまざまな手間がかかります。

電子契約なら、PCのみで契約に関連する作業を完結させることができるため、業務負担の軽減につながります。

データ紛失リスクの低減

紙の契約書はファイリングして保管することになりますが、毎日膨大な数の書類を扱っていると、うっかり紛失してしまうリスクも高くなります。

電子契約なら、契約書をデータとして保管できるので、物理的に紛失する心配がありません。

原データの他にバックアップを取っておけば、万一、PCが壊れてしまってもデータを失わずに済みます。

その点、情報漏えいや書類紛失のリスクを回避できるのも、電子契約を導入する大きなメリットといえるでしょう。
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電子契約導入時の注意点

テレアポする女性

電子契約には多くのメリットがある一方、導入時に気をつけなければならない点もいくつかあります。

デメリットやリスクを知らないまま導入すると、相手方とトラブルになったり、現場が混乱したりする原因になります。

スムーズに電子契約を導入するためにも、事前に注意すべき点をしっかり押さえておきましょう。

取引先から合意を得る

昨今は電子契約を導入する企業が増えてきていますが、すべての企業が電子契約に対応しているわけではありません。

従来通り、紙の契約書でやり取りしている企業に対し、一方的に電子契約書を送付すると、相手を困らせてしまうおそれがあります。

まずは取引先に電子契約を導入する旨を伝え、対応が可能かどうか確認し、合意を得ることから始めましょう。

電子契約未対応の契約の確認する

近年の法改正により、電子契約に対応できる書類は増えてきましたが、未だに紙の契約書でのやり取りが必要になるケースもあります。

たとえば建設工事の請負契約書などは、相手方の承諾を得ないと電子契約を行うことはできません。

自社で扱う契約書の中に、電子契約未対応の契約があるかどうか、事前によく確認しておきましょう。

関連記事:電子契約サービスとは?メリット・デメリットやサービス選定時のポイントを解説

関連記事:電子契約システムとは?主な機能やシステムの選び方などを解説

電子契約サービス導入のポイント

ポイント 運用

電子契約サービス選定のポイントは主に下記の5つです。

①機能
まずは機能選定です。電子契約サービスといっても各サービスごとに特殊な機能や仕様は大きくことなってきます。
柔軟なワークフローの設定や、アラート機能、権限設定、システム間の連携など様々です。システム選定をする際に事前に自社に必要な機能を洗い出して、必要な機能があるかどうかを事前に確認しておきましょう。

②誰でも使いやすい仕様になっているか
電子契約サービスは管理業務の担当者から管理職、また現場の営業など、あらゆる従業員が利用することが想定されるサービスです。老若男女どのような人でも使いやすいような仕様になっているかもポイントです。

③費用対効果があっているか
システム選定をする上で費用対効果はとても大切な観点です。システムを導入したとしても、システム利用コストより、大きなコスト削減ができなければシステム導入は難しいです。通常電子契約サービスを利用すれば紙代や印紙代、郵送代など多くのコストが削減されます。しかしこういったコストがそもそもかからない業態の企業であれば一度費用対効果がどれだけ算出できるかを計算しておくと良いでしょう。

関連記事:電子契約書作成におすすめ!無料で利用できる電子契約システムを紹介

④セキュリティ上の問題がないか
契約書は書類の中でも最も重要な書類のひとつです。
万が一外部に情報が漏れたら、会社に甚大な被害がでる可能性があります。そのためセキュリティがしっかりしているかも重要な観点です。具体的にはバックアップ機能があるか、IPアドレスの制限をかけられるか、アカウントの保護ができるかなど様々です。社内で事前に確認してシステムの選定にうつりましょう。

⑤事例があるかどうか
選定したサービスの導入事例を確認することもシステム選定の際にはかかせません。契約業務といっても、業種や会社の規模によって大きく異なります。契約書の種類も業種によって様々で例えば不動産業界ではあらゆる種類の契約書を毎月何枚も扱います。自社に似た企業での導入実績もしっかり確認しておきましょう。

関連記事:<よくある課題>4社の電子契約サービス導入事例

関連記事:電子契約導入のポイント・注意点を解説|導入の手順もご紹介

電子契約を導入するときはメリットだけでなく注意点も理解しよう

6つの積み木

電子契約を導入すると、コスト削減や業務負担の軽減など、多くのメリットを期待できます。

その一方で、相手方の合意を得る必要があること、事前に承諾を得なければ電子契約できないケースもあることなど、注意すべき点もいくつかあります。

電子契約を導入する際は、これらの問題を事前に確認・対処した上で、現場での普及を目指すことが大切です。

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ジンジャーサイン編集部

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