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電子契約サービスとは?メリット・デメリットやサービス選定時のポイントを解説

銀のタブレット

電子契約が普及することで経費削減や業務効率化に効果が期待できたり、テレワークやリモートワークの推進につながると、電子契約サービスを導入する企業が増えています。

しかし、多種多様なサービスがあるなかから自社に適したサービスを選ぶのは難しいと感じる人もいるでしょう。

そこで本記事では、そもそも電子契約とは何なのか、メリット・デメリット、サービスの選び方について解説します。

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電子契約サービスとは電子ファイルを用いた契約締結を可能とするもの

4つの用紙と男性

電子契約サービスは、電子ファイルを用いて契約を結ぶために必要なサービスです。

従来の紙の契約書では双方の署名・押印をすることで契約締結の証明になりましたが、電子契約では物理的に押印はできません。

電子署名を用いて押印の代わりにすることで電子ファイルでも契約締結を可能にする専用のサービスが登場しました。それが電子契約サービスです。

また、電子署名法第3条によって電子証明書が付与された電子契約は本人の証明となると認められていることから、電子契約サービスでは契約締結したのが本人と保証する電子証明書をつけて担保したり、電子署名がいつされたのかを記録するタイムスタンプをつけられるようになっています。

関連記事:電子契約とは?契約方法から電子契約のメリットや注意点などわかりやすく紹介

電子契約サービスのメリット・デメリット

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電子契約サービスを導入することで得られるメリットとデメリットは以下のとおりです。

業務効率化につながる

電子契約サービス導入の最大のメリットは業務効率化です。

従来の紙媒体の契約書では、書類を作成→印刷・製本→郵送といった手続きが必要で、相手方が書類を受け取るのに時間もかかります。

電子契約では、こうした手続きや時間を省略できることから業務効率化が期待できます。

コスト削減につながる

紙の契約書を準備するには、印刷やインク、封筒、郵送に加えて人的コストもかかります。

電子契約サービスを利用すれば、メールなどで簡単に相手方に送ることができるうえに、印紙代もかかりません。

紙の契約書には契約金額に応じた印紙税がかかるため、印紙代がかからない電子契約は大きなコスト削減に繋がります。

書類の保管スペース削減につながる

紙の契約書は保管するスペースが必要で、捨てることもできません。

電子契約書は自社サーバーなどに電子的な方法で保管ができるため、保管スペースが不要です。

コンプライアンス強化につながる

電子契約書より紙の契約書の方が信頼性が高いと思われる人も多いかもしれません。

しかし、紙の契約書は改ざんを防ぐのも、改ざんされたかどうかを調べるのも難しくなります。

電子契約書は誰が、どこで書類に関わったのかログで確認できるうえに、電子署名による本人証明があるため、コンプライアンス(法令遵守)の強化につながります。

電子契約サービスのデメリット

電子契約サービスには以下のようなデメリットも存在します。

・取引先の同意・依頼が必要
・社内の業務フローの変更が必要
・サイバー攻撃のリスクが不安

契約は相手方の同意が必要であり、電子契約する場合は相手方にも電子契約サービスを使うように依頼しなければならない可能性があります。

相手方から従来通り紙の契約書の方がいいと主張されるケースもあり、その場合は説明や依頼が必要となるでしょう。

社内の業務フローにも影響があります。新しいフローに抵抗感を示されるケースもあるでしょう。導入に向けての社内調整が必要です。

電子契約ではサイバー攻撃のリスクがないわけではありません。しかし、近年の電子契約サービスのセキュリティレベルは向上していますので、導入を検討する際はセキュリティ基準について確認することをおすすめします。

関連記事:電子契約のメリット・デメリットとは?課題解決のための対応策も紹介

電子契約サービス選定のポイント

3人の人間とたくさんの書類

電子契約サービスを選ぶ際は、以下のようなポイントを押さえておくと安心です。

・コスト削減の実現性
・管理性・汎用性
・社内承認機能が掲載
・セキュリティ面の信頼性
・費用面

電子契約サービスの最大のメリットはコスト削減ですが、コスト削減効果が大きい電子署名や契約書送付機能が含まれるサービスかどうかを確認しましょう。

ユーザーインターフェースが複雑なもの、難しいものは避けましょう。誰でも簡単に利用できるサービスがおすすめです。

また、電子契約サービスでは契約書以外に納品書や請求書などの作成も可能です。自社で作成する電子文書に対応しているサービスを選ぶと業務効率化や書類の保管スペース削減効果が大きくなるでしょう。

契約締結には社内でも承認プロセスが必要なケースもあります。必要に応じて社内承認機能を備えたサービスを選ぶと、よりスムーズな手続きが実現します。

契約書に含まれる秘密情報が漏えいしないよう、パスワードや暗号化などのセキュリティ機能が充実しているサービスを選びましょう。

ほとんどの電子契約サービスには初期導入費用に加えて毎月のランニング費用がかかります。予算にあったものを選ぶことが重要です。

関連記事:<よくある課題>4社の電子契約サービス導入事例

電子契約サービスはメリット・デメリットを踏まえて導入の是非を判断する

きれいパソコンを操作する女性

電子契約サービスは、電子ファイルで契約締結する場合などに必要なサービスです。

業務効率化やコスト削減、書類の保管スペースが不要などメリットも大きいですが、取引先の理解や社内の業務フロー変更による影響、セキュリティ対策といったデメリットも存在します。

また、電子契約サービスはさまざまなものがあり、メリットを最大限活かすためには自社に適したサービスを選ぶ必要があります。本記事で解説したポイントなども参考にしてください。

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ジンジャーサイン編集部

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