ジンジャーサイン|電子契約サービス
03-5908-8415(平日9:30-18:30)

電子契約書とは?作成方法からメリット・デメリットまで網羅的に解説

青いスーツと4つの用紙

テレワークの導入にともなって、契約書の電子化に取り組む企業が増えています。

総務省の令和3年版情報通信白書によると、2021年の電子契約の導入率は前年度の41.5%から67.2%に拡大しました。(※1)

契約書を電子データで作成すれば、契約業務を効率化し、印刷代や郵送費用を削減できます。

電子契約書を作成する場合は、e-文書法のルールを守ることが大切です。この記事では、電子契約書の作り方や注意点を解説します。

(※1)令和3年版情報通信白書|総務省

電子契約書とは?電子データで作成した契約書のこと

鍵マークと丸い円

電子契約書とは、PDFなどの電子データで作成した契約書を指します。

従来の書面契約では、契約書に契印・割印を押すことで文書の改ざんを防止してきました。

電子契約の場合は、押印の代わりに電子署名やタイムスタンプを契約書に付与することで、改ざんやなりすましを防止します。

テレワークが普及し、書面契約には「押印のために担当者が出社する必要がある」「契約書を社内に保管しているため、在宅で作業ができない」といった課題があることが浮き彫りになりました。

契約書を電子化すれば、契約業務をオンラインでおこなうことができるため、書面契約から電子契約に切り替える企業が増加しています。

電子契約書のメリット

電子契約書を作成するメリットはコスト削減(経費削減)です。電子契約書を導入すると紙で契約を行う際にかかっていた印刷費、印紙代、郵送代、また作成にかかっていた時間も大きく削減されるため結果的に人件費の削減にもつながります。他にも紙で保管していた際に必要だった保管スペースが必要なくなったり、セキュリティの強化にもつながります。他にもあらゆるメリットがあります。

電子契約書のデメリット

電子契約書を導入すると少なからずデメリットもあります。電子契約書を導入するにあたって最も注意しないといけないことは取引先への確認です。契約書は先方との間で結ばれるものなので先方に電子契約書の了承を得る必要があります。他にも費用面でのデメリットもあります。いきなリ導入をするだけではなく、事前に電子契約書を導入した際の費用対効果をしっかり計算しておきましょう。

電子契約書を締結するための4つのルール

青いシャツ着た男性パソコンカタカタ

契約書を電子化する場合は、e-文書法(電子文書法)のルールを守ることで契約書の証拠能力を高められます。

e-文書法は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律の総称です。

契約書を電子ファイルで作成し、電子契約を締結する際のルールを解説します。

見読性

電子契約書の「見読性」とは、契約書の記載内容がはっきりとわかる状態にすることを意味します。

電子契約書は、電子ファイルのままでは内容を確認することができません。

電子契約書の電子ファイルをプリントアウトしたり、ディスプレイに表示したりするときに、記載内容を明瞭に確認できるように契約書を作成しましょう。

また、紙の契約書をスキャンして電子契約書にする場合は、スキャナの解像度に留意し、記載内容が確実に判読できるように調整する必要があります。

完全性

電子契約書の「完全性」とは、契約書の改ざんや不正利用を防ぐための手立てを講じ、完全な状態で保存することを意味します。

契約書を電子ファイルで作成する場合、不正アクセスなどのサイバー攻撃を受け、外部に漏えいするリスクがあります。

実際に情報処理推進機構(IPA)の「情報セキュリティ10大脅威 2022」によると、「テレワーク等のニューノーマルな働き方を狙った攻撃」が4位にランクインしています。(※2)

電子契約書の保管期間は、紙の契約書と同様に7年間です。電子契約書を安全に保管するため、セキュリティ対策を強化しましょう。

(※2)情報セキュリティ10大脅威 2022|情報処理推進機構

機密性

電子契約書の「機密性」とは、契約書へのアクセスを制限し、第三者が閲覧できないようにすることを意味します。

もし契約書の機密性が保たれていなければ、契約書に記載された情報が外部に漏えいする恐れがあります。

「電子契約システムの管理者を制限する」「電子契約書へのアクセスにパスワードを設定する」など、許可なく電子契約書を閲覧できない状態にすることが大切です。

検索性

電子契約書の「検索性」とは、契約書に記載された項目を検索可能にし、必要な情報を必要なときに確認できるようにすることを意味します。

たとえば、契約書の取引金額や契約締結日などの基本的な項目を検索条件に指定し、契約書の電子ファイルを検索できる仕組みが必要です。

電子契約書の検索性を確保するには、電子契約システムなどのITサービスを利用することが一般的です。

電子契約書の作り方のポイントを解説

白いシャツと机

電子契約書を作成するときのポイントは以下の2点です。

 

・電子署名やタイムスタンプを付与する

・電子契約システムを導入する

 

電子契約を安全に締結するためには、電子契約書に電子署名やタイムスタンプを付与する必要があります。

電子署名やタイムスタンプを付与すれば、契約書の作成者や作成日時を証明できるため、書面契約と同等の法的効力を得ることが可能です。

電子契約書の作成を効率化したい場合は、契約書のテンプレートを利用可能な電子契約システムの導入を検討しましょう。

電子契約書を作る際の注意点

手をつなぐ男性

電子契約書を作る際の注意点は2つあります。

電子データで契約書を作成する電子契約と、文書で契約書を作成する書面契約では、異なる文言を使用する必要があります。

また、年々規制緩和が進んでいるものの、契約書の種類によっては電子化できない場合もあります。

電子化できる契約書と電子化できない契約書をあらかじめ整理しておきましょう。

書面契約とは異なる文言を使用する

書面契約では、契約書の後文を以下のように作成し、契約締結の証とすることが一般的です。(※3)

本契約締結の証として、本書を二通作成し、両者署名又は記名捺印の上、各自一通を保有する。

引用:各種契約書等の参考例|経済産業省

しかし、電子契約では「記名捺印」の代わりに「電子署名」をおこないます。

また、文書を2通作成するのではなく、契約書の電子ファイル(電磁的記録)を互いに保有することで契約締結の証とします。

そのため、以下のように文言を変更することで、より自然な表現の後文を作成することが可能です。

電子契約書の後文の例
本契約締結の証として、本書の電磁的記録を作成し、両者合意の上電子署名を施し、各自その電磁的記録を保有する。

(※3)各種契約書等の参考例|経済産業省

契約書の種類によっては電子化できない場合も

政府は2020年7月に「書面・押印・対面の見直しに係る会合」を開催するなど、押印や書面の原則廃止に向けてさまざまな取り組みをおこなっています。

2021年にはデジタル改革関連法案が成立し、国税関係帳簿書類を始めとした幅広い文書の「押印義務」「書面化義務」が廃止されました。

しかし、契約の性質上、押印義務や書面化義務が残った契約書も存在します。2022年5月時点で、電子化できない契約書は次の通りです。

関連法令
事業用定期借地契約 借地借家法
企業担保法 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
任意後見契約書 任意後見契約に関する法律
特定商取引(訪問販売等)の契約等書面 特定商取引法

ただし、特定商取引(訪問販売等)の契約等書面については、2023年6月の特定商取引法改正により、電子化が認められる見込みです。

このように数は少ないものの、現時点で電子化できない契約書があります。

電子契約サービス選定のチェックポイント

会議で話しあっている様子

電子契約サービスの選定のチェックポイントはいくつかあります。特に重要な観点は下記の3つです。

・機能
・料金
・セキュリティ

自社の契約業務に関する課題を解決できる機能があるかどうか、費用対効果も含めてコストメリットがある料金なのか、導入してもトラブルにならないようなセキュリティの体制は整っているのかなどです

電子契約書の作り方や作成時の注意点を知り、電子契約を導入しよう

きれいでも汚くもない部屋

契約書を電子化すれば、契約手続きをオンラインで進めることができます。

テレワークやリモートワークを導入している場合は、書面契約から電子契約への切り替えがおすすめです。

電子契約書を作成するときは、e-文書法で定められた「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの要件を満たすことで、契約書の証拠能力を高めることができます。

電子契約を導入する前に、電子契約書の作り方や、電子契約書を締結するためのルールを確認しましょう。

ジンジャーサインについて
ご不明な点はございませんか?

ジンジャーサインの製品、価格、導入方法、運用、活用シミュレーション、
その他何でもご不明な点があればお問い合せください。お待ちしております。

03-5908-8415
平日9:30~18:30