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電子契約書とは?紙契約書との違いや法的効力などわかりやすく解説

契約についての違い

ペーパーレス化や働き方改革によるリモートワークの普及などにより、近年従来の紙を使った書面による契約から、電子契約書を使った電子契約へと移行する企業が増えています。

では、電子契約書にはどのようなメリットがあり、反対にデメリットはないのか。

ここでは、電子契約書とは一体どのようなもののことを指し、従来の紙の契約書とはどのような違いがあるのかなどについて詳しく解説します。

電子契約書とは?

 

電子契約書

電子契約書とは、作成から保管までを全てPDFなどの電子データで行う契約書のことをいいます。

電子契約書を使った電子契約ではインターネットなどを通じて契約書の電子データを相手に送付し、電子署名やタイムスタンプと呼ばれるものを双方が使用することで書面と同等の法的効力のある契約が成立します。

電子契約書と紙の契約書との違い

紙の契約書

電子契約書と紙の契約書との違いは、単純に媒体が違うということだけではありません。大きな違いとしては、次の3点が挙げられます。

署名や押印の違い

従来の紙の契約書では署名や押印をすることで契約が成立しますが、電子契約書では先にお伝えしたように電子署名やタイムスタンプを用いることによって契約が成立します。

なお、ここでいう電子署名とは電子文書に対して付与される署名のことで、本人性や非改ざん性を証明できる機能を持つ仕組みのことです。

また、タイムスタンプは、刻印がされている時刻より以前にその電子文書が存在していたという存在証明と、その時刻より後にその電子文書が改ざんされていないという非改ざん証明ができるもののことをいいます。

契約書の扱い方の違い

従来の紙の契約書では、パソコン上で作成した契約書を紙に印刷して契約を行う場所に持ち運んだり、契約書を郵送で相手方に届け、相手方が署名や押印をして再び返送するという方法が一般的です。

一方、電子契約書ではパソコン上で作成した契約書をそのままメールなどのインターネット経由で相手方に送り、契約を行います。

収入印紙の有無の違い

従来の紙の契約書で売買契約書や不動産取引に関する契約書、請負契約書などを作成する場合、文書の種類や契約金額に応じてあらかじめ決められている金額の収入印紙を契約書に貼付し、印紙税を納税する必要があります。

しかし、電子契約書を用いる場合は印紙税がかからないため収入印紙を貼付する必要はありません。というのも、印紙税法において印紙税の対象となる文書は紙媒体のものとされているためです。

電子契約書の法的な効力

パソコンと大きいタブレット

紙契約書と電子契約書にはさまざまな違いがあることがわかりましたが、そこで気になるのが「媒体の違いによって法的な効力に違いがあるのか」という点です。

結論からいうと、電子契約書も紙の契約書と同様の法的効力が認められます。しかし、法的効力が認められる契約書にするためには「電子署名法」によって定められた条件を満たすことが必要です。

この条件についてわかりやすく説明すると、まずひとつは当該の電子契約書に「本人のものであること」が証明できる電子署名が付与されていることです。これは、認証局と呼ばれる第三者機関が発行する電子証明書という印鑑証明書に相当する証明書によって証明が可能です。

次に、「電子署名をした人が当該の書類の内容に関わっていること」「当該の書類に改ざんが行われていないこと」という2点を証明することも必要です。

これについては、電子証明書に加え、同じく第三者機関である時刻認証局が発行するタイムスタンプによって証明することが可能です。

なお、タイムスタンプとは先にご紹介したとおり、当該の電子文書の存在証明と、当該文書の非改ざん証明ができるもののことをいいます。

電子契約書のメリット・デメリット

電卓とお金

電子契約書には紙の契約書とは異なる点があるものの、電子署名法で定められた条件を満たすことで紙の契約書と同様に法的な効力を持つ契約書として使用することができます。

とはいえ、電子契約書には次のようなメリット・デメリットがありますので、電子契約書の導入を検討している場合には、あらかじめ各項目についてしっかりと確認をしておきましょう。

メリット①印紙が不要になり、コストの削減ができる

従来の紙の契約書では、用紙や印刷代をはじめ、収入印紙代や郵送料、対面で契約を行う場合には交通費などの諸費用が発生します。

また、契約書の印刷や発送、ファイリングなど、ひとつずつの工程にかかる時間はわずかでも、契約数が多い場合ほど人件費が占める割合も大きくなります。

一方、電子契約書の場合は導入や月額の利用料以外の費用はほとんど発生せず、印刷や郵送などの手間がなく、契約書の内容にミスがあった場合も修正が容易なため、時間的コストを大幅に抑えることが可能です。

契約書を交わす機会が多い企業ほど電子契約書の導入は大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

メリット②省スペース化ができる

一部の例外を除き、法人税法では契約書の保管期間は7年間と定められています。

そのため、紙の契約書の場合はキャビネットや保管庫といったスペースが必要となります。

年間の契約数に変動がある場合は、その都度保管スペースを増やしたり、あるいは無駄なスペースができてしまう可能性もあるでしょう。

電子契約書の場合は、電子契約サービスを提供するサービス会社や自社のサーバー、クラウドサービスなどに保管をするため、物理的な保管スペースは基本的に必要がありません。

つまり、電子契約書の導入はオフィスの省スペース化に繋がるとともに、保管コストの削減にも繋がります。

メリット③リスクマネジメントができる

従来の紙の契約書の場合は、郵送時や災害による紛失、保管場所からの無断持ち出しといったリスクを伴います。

また、契約書に複数の人が関わる場合には、ステータスの進捗状況が可視化できないという問題点もあります。

電子契約書の場合もメールの誤送信などのリスクはあるものの、アクセス権限やパスワードを設けることで一定のセキュリティ面での安全性を確保することができます。

また、バックアップがとれるため紛失の恐れがなく、電子契約システムのアラート機能などを活用すれば期日管理も可能になるでしょう。

デメリット①導入に手間やコストが発生する

電子契約書を導入する場合は、基本的に電子契約サービスの提供会社を利用することになります。

そのため、電子契約書の導入を行っても従来の紙の契約書にかかっていたコストを全てカットできるというわけではありません。

また、契約料や月々の基本料金などの料金体系はサービス提供会社によって異なるため、選定の際には注意が必要です。

さらに、費用面での導入時は業務フローの見直しも必要になるため、マニュアルに沿った運用の徹底などの手間が発生することが予想されます。

デメリット②取引先への確認や理解が必要となる

電子契約書の導入を検討する上で欠かすことができないのが、取引先への確認です。

契約書は相手があってのものですので、仮に自社で電子契約システムを導入したとしても、取引先が電子契約を不可としている場合は電子契約書による契約の締結はできません。

利便性やコストの削減を目的として電子契約システムを導入しても、取引先の理解がなければかえってコストや手間がかかってしまうことになりかねませんので注意が必要です。

デメリット③インターネット通信のリスク

電子契約書のデメリットとしてインターネットの通信に関するリスクも少なからずあります。これは電子契約に限った話ではなく、アナログからデジタルに移行する上でほぼ確実に注意しなければならないポイントです。特に地震などの災害が起こった際に注意をする必要があるので、事前にこういった自体が起こった際の対応策を準備しておくことが重要です。

電子契約書の作り方

電子でタイピングしている人

電子契約書の作り方は電子契約サービスを導入する方法とが最も一般的です。自社で環境をつくることは可能ですが、時間と労力、コストがかかるので難しいでしょう。電子契約サービスは導入すると電子契約書の作成はもちろん、その後のワークフローや先方との契約締結、また契約状況のステーテス管理など行うことができます。どの電子契約サービスを選定するかによって、細かい機能なども変わってくるので自社の契約環境を正確に把握しておきしょう。

また無料の電子契約サービスもありますが、件数が限られていたりセキュリティが不十分ケースもあるので有料のものを使用するのがのぞましいでしょう。

電子契約サービス導入のポイント

パソコンで調べている女性

電子契約サービス導入のポイントは下記の 3つです。

・課題を解決できる機能があるかどうか料金
・費用帯効果について
・セキュリティ・コンプライアンス

ここからはこの3つについて一つずつ詳しく解説していきます。

課題を解決できる機能があるかどうか

まずは機能です。電子契約サービスといってもサービスごとに特徴があります。API連携が強いサービスやワークフロー機能が強いサービス、また最低限の機能で、その分費用が安いサービスなどさまざまです。
業界業種、また企業規模によって必要な機能、重視したい機能も異なってくるので自社の状況を正確に把握してサービス選定を開始しましょう。

料金、費用帯効果について

次に料金と費用対効果に関してです。必要な機能が揃っているサービスがいくつかある場合は料金メリットで選定することも多いのではないでしょうか。その場合各社に相見積もりをとって、自社の予算にあったシステムを選定しましょう。また電子契約サービス導入を検討する前に電子契約サービスを導入することでそもそもどれだけコストや時間が削減され、費用対効果があるのかなど事前に確認しておくことが大切です。電子契約サービスは印紙税や紙管理によるコピー代、郵送費などのコストの削減が大きく見込まれますが、具体的にどれだけ削減されるかの計算を行うのが良いでしょう。

セキュリティがしっかりしているか

最後にセキュリティやコンプライアンスに関するポイントです。契約書に記載されている情報は機密性が高く、社外に漏れると大きなトラブルに発展するケースもあります。

外部からのサイバー攻撃などに耐えうるシステムかどうかしっかり確認しておきましょう。

事前のチェックでスムーズな電子契約書の導入を

確認

電子契約書は従来の紙の契約書と異なる点が多くあるものの、一定の条件を満たすことで法的効力のある契約書として使用することが可能です。

また、コストの削減や省スペース化、セキュリティ面での安全性といったメリットも多く、今後さらに多くの企業で導入されることも予想されます。

一方、電子契約書の導入は取引先にも影響を与え、ランニングコストも発生します。導入の際には、自社内だけではなく取引先への確認も行い、スムーズな導入を目指しましょう。

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