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電子契約書とは?作り方や保管方法、法的効力などわかりやすく解説

契約についての違い

近年、ペーパーレス化やテレワークの普及などによって、従来の紙を使った書面契約から、電子契約書を使った電子契約へと移行する企業が増えています。

電子契約書には大きなメリットがある一方で、デメリットも少なからず存在します。

本記事では、電子契約書の概要や具体的な作り方、電子契約サービスの導入ポイントなどを詳しく解説します。

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電子契約書とは?

 

電子契約書

 

電子契約書とは、作成から保管までを全て電子データでおこなわれている契約書のことを指します。

電子契約書を使った電子契約ではインターネットなどを通じて契約書の電子データを相手に送付し、電子署名やタイムスタンプと呼ばれるものを双方が使用することで、書面と同等の法的効力のある契約が成立します。

関連記事:電子契約書の作成方法とは?メリット・デメリットまで網羅的に解説
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電子契約書と紙の契約書との違い

紙の契約書

 

電子契約書と紙の契約書との違いは、単純に媒体が違うということだけではありません。ここでは、大きく異なる3点を紹介します。

署名や押印の方法

紙の契約書では署名や押印をおこなうことで契約が成立しますが、電子契約書では電子署名やタイムスタンプを用いることによって契約が成立します。

なお、ここでいう電子署名とは電子文書に対して付与される署名のことで、本人性や非改ざん性を証明できる機能を持つ仕組みのことです。

また、タイムスタンプは、刻印がされている時刻より以前にその電子文書が存在していたという存在証明と、その時刻より後にその電子文書が改ざんされていないという非改ざん証明ができる仕組みのことをいいます。

契約書の扱い方

紙の契約書では、パソコンで作成した契約書を紙に印刷して商談先に持ち運んだり、契約書を郵送で相手方に届け、相手方が署名や押印をして再び返送するという契約フローが一般的です。

一方、電子契約書ではパソコンで作成した契約書をそのままメールなどの電子上で相手方に送り、契約を締結します。

収入印紙の必要性

課税文書に該当する契約書の場合、文書の種類や取引金額に応じた額面の収入印紙を契約書に貼付し、印紙税を納付する必要があります。

文書ごとの収入印紙の金額は、国税庁のホームページで確認することができます。

一方、電子契約書を用いる場合、印紙税が発生しないので収入印紙を貼付する必要はありません。これは印紙税法において印紙税の対象となる文書が、紙媒体のものと定義されているためです。

参考:印紙税額一覧表|国税庁

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電子契約書の法的効力を担保する要件

パソコンと大きいタブレット

 

これまで説明した通り、紙の契約書と電子契約書にはさまざまな違いがありますが、「媒体によって法的効力に違いがあるのか」という疑問を抱く方もいるでしょう。

結論を述べると、電子署名法3条では、電子契約書と紙の契約書は同等の法的効力があることを認めています。ただし、電子契約書の場合はいくつかの要件を満たす必要があります。

 

まず一つめは、電子契約書に「本人性」が証明できる電子署名が付与されているかという点です。これは、認証局と呼ばれる第三者機関が発行する電子証明書によって、本人によっておこなわれた電子署名かどうかを証明することが可能です。

二つめは、電子契約書に改ざんが施されていないことを示す「非改ざん性」が担保されているかという点です。これについては、第三者機関である時刻認証局が発行するタイムスタンプによって証明することが可能です。タイムスタンプでは、締結時の電子契約書の存在証明と、非改ざん証明ができる仕組みのことを指します。

電子契約書のメリット

電卓とお金

 

電子契約書は、電子署名法で定められた条件を満たすことで、紙の契約書と同様に法的効力を持つ契約書として使用することができます。

ここからは、電子契約書のメリットとデメリットをまとめて紹介します。

メリット①収入印紙や郵送にかかるコストを削減できる

紙の契約書の場合、用紙や印刷をはじめ、収入印紙や郵送、対面で契約を締結する場合には交通費などの諸費用が発生します。

また、一つひとつの工程に費やす時間はわずかでも、契約数が多ければ業務工数が負担となってきます。

一方、電子契約書であれば上述した費用はほとんど発生せず、印刷や郵送などの手間もかからなくなるため、金銭コストのみならず業務効率化にもつなげることができます。

契約書を交わす機会が多い企業ほど電子契約書の導入は大幅なコスト削減が期待できるでしょう。

メリット②保管スペースを確保する必要がない

一部の例外を除き、法人税法では契約書の保管期間は7年間と定められています。

紙の契約書の場合、契約書を保存するためにキャビネットや保管庫などのスペースを確保する必要があります。

一方、電子契約書の場合は、電子契約サービスの提供会社や自社のサーバー、クラウドサービスなどに保管をするため、物理的な保管スペースは基本的に必要ありません。

つまり、電子契約書の導入はオフィスの省スペース化に繋がるとともに、保管コストの削減にも繋がります。

メリット③リスクマネジメントができる

紙の契約書の場合は、郵送時や災害による紛失、保管場所からの無断持ち出しなどのリスクが伴います。

また、契約書に複数の担当者が関わる場合には、契約締結までのステータスの進捗状況が可視化できないという問題点もあります。

電子契約書の場合もメールの誤送信などのリスクはあるものの、アクセス権限やパスワードを設けることで、一定のセキュリティ面で安全性を確保することができます。

また、バックアップを取ることができるので紛失の恐れがなく、電子契約システムのアラート機能などを活用すれば契約期限の管理も可能になるでしょう。

関連記事:電子契約のメリット・デメリットとは?課題解決のための対応策も紹介

電子契約書のデメリット

デメリットのブロック

 

電子契約書にはメリットが大きい一方で、デメリットも存在します。電子契約書の導入を検討している場合には、あらかじめデメリットについてしっかりと認識しておきましょう。

デメリット①導入に手間やコストが発生する

電子契約書を導入する場合は、基本的に電子契約サービスを導入するため、紙の契約書で発生していたコストを全て削減できるわけではありません。

また、初期費用や月額費用などの料金体系は提供会社によって異なるため、選定の際には注意が必要です。

さらに、導入時は業務フローの見直しも必要になるため、マニュアルを作成したり、運用方法を浸透させたりする手間が発生します。

とくに、規模が大きい企業や、パソコンに慣れていない従業員が多い企業では、電子契約書が定着するまでに時間がかかります。導入前に使用方法のレクチャーなどにどのくらいの工数が必要となるのかを見積もっておくとよいでしょう。

デメリット②取引先への確認や理解が必要となる

電子契約書の導入を検討するうえで必ずおこなっておくべきなのが、取引先への確認です。

契約は相手方とおこなうものなので、仮に自社で電子契約システムを導入したとしても、取引先が電子契約を不可としている場合は電子契約による締結はできません。

利便性やコスト削減を目的としてシステムを導入したとしても、取引先の理解がなければかえってコストや手間がかかってしまうことになりかねないため、注意が必要です。

デメリット③インターネット通信にリスクがある

電子契約書のデメリットとして、インターネットの通信に関するリスクも少なからずあります。これは電子契約に限った話ではなく、アナログからデジタルに移行するうえで注意しなければならないポイントです。とくに地震などの災害が起こった際に注意をする必要があるので、事前にこういった自体が発生した際の対応策を準備しておくことが重要です。

 

これまで、電子契約書を利用することのメリット・デメリットについて解説しましたが、実際に電子契約を利用するうえで何から始めれば良いかわからないという方もいるでしょう。そのような方に向けて、当サイトでは「電子契約の始め方ガイドブック」を無料配布しております。本資料では電子契約の概要はもちろん、実際に導入するまでの手順や必要なものなど網羅的に解説しています。電子契約に興味のある方にとっては大変参考になる内容となっておりますので、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

電子契約書の作り方

電子でタイピングしている人

 

電子契約書を作成する際は、電子契約サービスの導入が非常に便利です。自社で認証局の環境を構築して作成することも可能ですが、導入コストや手間がかかってしまうため難しいでしょう。電子契約サービスであれば、電子契約書の作成はもちろん、その後のワークフローや先方との契約締結、また契約ステータスの管理などもおこなうことができます。どの電子契約サービスを選定するかによって、細かい機能に違いがあります。

自社の契約業務について正確に把握したうえで、電子契約サービスの選定をおこなうとよいでしょう。

なお、無料の電子契約サービスもありますが、件数が限られていたりセキュリティが不十分であったりする場合が多いので、有料サービスの使用がおすすめです。

電子契約サービス導入のポイント

パソコンで調べている女性

 

電子契約サービス導入のポイントは下記の 3つです。

・自社に必要な機能が備わっているか
・費用対効果は見合っているか
・セキュリティがしっかりしているか

ここからはこの3つについて一つずつ詳しく解説していきます。

自社に必要な機能が備わっているか

電子契約サービスを利用するうえで一番重要なのは機能面です。API連携やワークフロー機能に特化しているサービスがあったり、最低限の機能でありながら費用が安いサービスがあったりなど、電子契約サービスの種類は非常に多種多様です。

業界や業種、企業規模に応じて必要な機能は異なるので、自社の状況を正確に把握してサービス選定をおこないましょう。

費用対効果は見合っているか

次に確認したいポイントは、費用対効果です。必要な機能が揃っているサービスがいくつかある場合は、料金面でサービスを絞ることになるでしょう。その場合、各社に相見積もりをとって、自社の予算にあったシステムを選定することが重要です。また、電子契約サービスを導入する前に、導入によってどれだけコストや時間が削減されるのか、費用対効果について事前に確認しておくのがおすすめです。電子契約サービスは収入印紙代や印刷代、郵送代などのコスト削減が期待できますが、導入費用や月額費用もかかります。

サービス利用料と比較してどれだけのコスト削減がされるのか、事前に計算しておくようにしましょう。

関連記事:無料の電子契約書とは?無料の電子契約サービスやその選び方も紹介

セキュリティがしっかりしているか

最後に確認しておきたいポイントはセキュリティ面です。契約書に記載されている情報は機密性が高く、社外に情報が漏れてしまうと、大きなトラブルに発展するケースもあります。

外部からのサイバー攻撃などに耐えられるシステムかどうか、しっかり確認しておきましょう。

電子契約書に切り替えてスムーズに契約を締結しよう

確認

 

電子契約書は紙の契約書と異なる点が多くあるものの、一定の条件を満たすことで法的効力のある契約書として使用することが可能です。

また、コストの削減や省スペース化、セキュリティ面での安全性といったメリットも多く、今後さらに多くの企業で導入されることも予想されます。

一方、電子契約書の導入は取引先にも影響を与え、ランニングコストも発生します。導入の際には、自社内だけではなく取引先への確認もおこない、スムーズな導入を目指しましょう。

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ジンジャーサイン編集部

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