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書類を効率的に保管する文書管理台帳の作成方法を紹介!

書類 束企業が扱う文書の中には、長期間にわたって保存・管理することを義務づけられているものもあります。

保管を義務づけられた文書は、ただしまい込んでいるだけでなく、必要に応じて目当ての文書を検索し、いつでも閲覧できるようにしておかなければなりません。

そのためには、文書管理台帳を作成し、文書の管理状態を正しく把握する必要があります。

今回は、文書管理台帳の概要や必要性、具体的な作成方法、文書管理を効率的に行う方法について解説します。

文書管理台帳とは

文書管理 ファイリング

文書管理台帳とは、企業が保存すべき文書の概要や情報を印した台帳のことです。

文書そのものはファイリングされた後、棚や倉庫などに保管されますが、文書管理台帳を見れば、いつ・どんな文書が作成されたのか、いつまで保管すればいいのか、どんな形で、どこに保管されたのかを一目で確認することができます。

一度保管された文書が再び必要になった場合でも、文書管理台帳を見れば、目当ての文書をすぐに探し出すことが可能となります。

文書管理台帳の作成は任意ですが、企業が保管する文書の種類・数は膨大なので、いざという時にすぐ必要な文書を探しだせるよう、ほとんどの企業が文書管理台帳を作成しています。

なぜ文書管理台帳が必要なのか?

書類 整頓

文書管理台帳の作成は任意なので、たとえ作成しなくても違法になるわけではありません。

しかし、多くの企業では何らかの形で文書管理台帳を作成し、文書の適切な管理に役立てています。

なぜ文書管理台帳が必要なのか、その理由は大きくわけて5つあります。

2-1. 法令を遵守するため

企業が取り扱う帳簿書類の中には、各種法令で保管を義務づけられているものがあります。

たとえば法人税では、仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳といった帳簿や、損益計算書、貸借対照表、請求書、契約書といった書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することが義務づけられています。[注1]

保存すべき文書を破棄してしまうと、青色申告の承認を取り消されてしまうおそれがあるので注意が必要です。

文書管理台帳をつけておけば、文書をいつからいつまで保管しておけばいいのか一目で分かるので、文書を誤って廃棄したり、保管の必要がない文書に収納スペースを取られたりする心配がなくなります。

[注1]帳簿書類等の保存期間|国税庁

2-2. リスクヘッジのため

法令で保管が義務づけられている請求書や納品書、契約書といった文書は、相手方との取引内容を証明するためのものです。

取引で何らかのトラブルが生じた際、取引内容がどんなものだったのか、取引がきちんと履行されたのか、客観的に証明する必要があります。

文書管理台帳をつけていれば、トラブルのもとになった取引の内容を確認できる文書をすぐに見つけられるので、適切な対処法を講じることができます。

2-3. 業務効率をアップするため

保存義務のある帳簿や書類は多岐に亘るため、適当に保管していると、後日必要な文書を探す際に手間と時間がかかります。

文書管理台帳を作成しておけば、目当ての書類がどこに保管されているのか一目でわかるので、検索の手間を省くことができます。

2-4. 税務調査に対応するため

税務調査が入ると、税務署員から帳簿書類の提出を求められます。

税務調査は事前通知されるので、文書管理台帳をもとに必要な書類をあらかじめ準備しておけば、調査をスムーズに進めることができます。

2-5. 文書を適切に整理するため

各種法令で定められた文書の保管期限が過ぎたら、古い文書は定期的に処分しなければなりません。

帳簿書類を紙ベースで保管している場合、古い文書をそのまま放置していると、収納スペースを圧迫してしまいます。

文書管理台帳で保管期限を管理しておけば、保管期限を過ぎた文書を順次整理できるので、収納スペースの節約になります。

文書管理台帳の作り方

文書 保管

文書管理台帳の様式は特に決まっていないので、企業ごとに自由に作成することが可能です。

ただ、必要事項が漏れていると目当ての文書を探し出すのに手間がかかったり、文書を適切に保存・管理できなくおそれがあります。

文書を適切に管理するためにも、文書管理台帳の基本的な作成方法をチェックしておきましょう。

ここでは文書管理台帳の作成方法を4つのステップにわけて説明します。

3-1. 文書を分類する

まずは、保管が必要な文書を「法定保存文書」「共有文書」の2つに仕分けします。

法定保存文書は各種法令で保存が義務づけられているもの。共有文書は社内で共有することを前提としたものです。

保管する文書の数が多い場合は、文書の重要度に応じてさらに細分化する方法もあります。

3-2.文書管理台帳の項目を決める

文書管理台帳に記載する項目を決めます。

記載項目は任意で決めてかまいませんが、基本的な項目は以下の通りです。

 

・文書名
・フォルダ名(電子ツール利用時)
・文書の分類
・文書の概要
・プライバシー情報の有無
・閲覧範囲(管理者のみ、制限なしなど)
・文書作成日
・文書の作成者名
・管理担当部署
・保管期間(5年、7年など)
・保管期間満了日
・保管期間満了時の措置(移管、廃棄など)
・保管媒体(紙、CDなど)
・保管場所

3-3. 文書管理台帳の形式を決める

文書管理台帳はノートなどに記載する紙ベース形式のほか、文書管理システムを使用したデジタル形式で作成することもできます。

すぐに作成できるのは紙ベース形式ですが、手書きで項目を埋めていくのは手間がかかる上、必要な文書を検索するときに余計な時間を取られる可能性があります。

文書を効率よく管理したいのなら、ツールやソフトを使ったデジタル形式を採用するのがおすすめです。

デジタル形式の文書管理台帳について、詳しくは後述します。

3-4. 文書管理台帳に必要な項目を記載する

文書管理台帳の形式が決まったら、仕分けした文書を台帳に記載していきます。

紙ベースの場合、ステップ2の項目一覧はノートの表紙の裏側(見返し)か、1ページ目に記載しておきましょう。

効率的に文書管理するための方法

書類 作成

文書管理をより効率的に行うためには、文書管理台帳をデジタル化するのがおすすめです。

文書管理台帳をデジタル化する方法は大きく分けて3つあります。

4-1. エクセルを使用する方法

表計算ソフト「エクセル」を使って文書管理台帳を作成する方法です。

汎用性が高く、一から文書管理台帳を作成することも可能ですが、Webサイトから無料のテンプレートをダウンロードして使えば、より楽に導入できます。

エクセルはもともと導入している企業が多く、新たにコストがかからないところが利点ですが、文書の検索範囲が狭い、保管期限を報せるアラート機能を使えないなど、利便性はやや劣ります。

4-2. 自社データベースを構築する方法

自社構築したデータベース上で文書管理を行う方法です。

自社のニーズに合わせて項目を設定したり、アクセス権限を付与したり、より高精度な検索機能を設定したりと、幅広いアレンジを取り入れることができます。

ただ、データベースを構築、運用するには専門知識を持った人材が必要不可欠です。

自社に専門知識を持った人材がいない場合、アウトソーシングするか、新たに人材を採用する必要があります。

4-3. 外部ツールを使用する方法

ベンダーが提供している文書管理システムを使用する方法です。

カスタマイズ性は自社データベースに比べるとやや劣りますが、基本的な項目は網羅している上、セキュリティや検索機能、通知・アラート機能などが搭載されていることから、安全かつ便利に文書管理を行えます。

メンテナンスもベンダーが対応してくれるため、データベースやシステムに詳しい人材がいなくても手軽に運用できるのが利点です。

文書管理台帳を作成して保管の必要がある文書を適切に管理しよう

文書 作成

企業が取り扱う文書の中には、法令で保管が義務づけられているもの、業務上で保管が必要なものがいくつかあります。

これらの文書は必要に応じていつでも検索・閲覧できるよう、整然と保存・管理しておかなければなりません。

文書管理台帳を作成しておけば、どの文書がどこに保管されているか、いつまで保管されているのか、などの情報を一目でチェックできます。

ただ、紙ベースの文書管理台帳は作成や検索に手間と時間がかかるので、手軽に使えて検索機能も充実した電子ツールの利用をおすすめします。

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