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文書管理を効率化させる分類方法やポイントについて詳しく解説

文書 分類 効率化文書を適切に分類、管理することで、業務の効率化ができます。
保管しなければならない書類が多く分類できていない、分類のルールが決まっていない場合、後から探すのに時間がかかったり紛失に気付くのが遅れてしまったりするかもしれません。
文書管理の必要性や実際に分類する方法、分類する際のポイントを紹介します。

1. 文書を分類して管理することの必要性

書類 整理

文書を分類して管理することの必要性を解説します。
より作業を効率化し、トラブルなく経営を続けるためにも適切な文書管理は大切です。

1-1. 保管スペースを縮小できる

書類の量が膨大になると保管スペースを確保するのも大変です。
書類を保管するための棚を次々追加で購入したり、事務所の規模が小さい場合は有料の倉庫をレンタルしたりしなければなりません。
不要な書類を廃棄し適切に書類を分類すれば、保管スペースを縮小できます。
文書管理におけるコストの削減にもつながります。

1-2. 必要な書類を探しやすくなる

書類を適切に分類すれば、必要なときに必要な書類を探しやすくなります。
必要書類が見つからず一日の業務を進められなかった、何人もの従業員を書類探しにあててしまったということがあれば、生産性の低下につながります。
書類の種類、年代、重要度など、分類方法はさまざまなりますが、探しやすい方法を選びましょう。

1-3. 書類を紛失しにくくなる

書類の分類があいまいだと、必要な書類をどこに保管したかわからなくなり紛失につながります。
廃棄のルールが明確でないために必要な書類を誰かが廃棄してしまっていたということもあります。
書類の分類をおこない、廃棄のルールを明確に周知することで、書類紛失のリスクを下げられます。

2. 文書管理する上での4つの分類方法

書類 分別

文書を管理する上で、分類方法をきちんと決めておくことは大切です。
ルールの作成から電子化まで、分類方法として覚えておきたい点を解説します。

2-1. 廃棄のルールを明確にする

とりあえず保管しているだけの書類の中には、期限が過ぎていたりもう使わなかったり新しい書類があったりするものも多いです。
いつか誰かが見るかもしれないといった曖昧な理由で書類を保管するのではなく、廃棄の基準を決めてしまいましょう。
2年以上使っていない書類、該当年度が過ぎた書類、別の新しいものを利用できる書類などは廃棄しても問題ありません。
社内でルールを確認し、廃棄できる書類から廃棄を進めましょう。
それだけでも書類の管理をしやすくなります。

2-2. 一時保管の場所を用意する

書類を管理する際はさまざまなジャンルや重要度に分類しなければなりません。
ですが、数ある書類の中にはどのジャンルにも該当しないもの、重要度が担当者によって変わるものなどがあります。
処理しなければならない書類の保管場所が決まっておらず紛失につながることもります。
分類できない書類や現在まだ利用している書類は一定の場所に一時的に保管するようルールを設けましょう。
必ず同じ場所に置くようにすれば、分類しにくい書類であっても探しやすくなります。担当者に後から書類の分類について確認することも可能です。

2-3. ファイリング方法を変える

書類を保管する際はファイリングをしなければなりません。
ファイリングと一口にいっても、クリアファイルなどに書類を入れてボックスに立てて保管する方法、バインダーなどに書類を入れて棚に保管する方法、クリアファイルなどに書類を入れてさらにファイルボックスに保管する方法があります。
バインダーなどに挟む場合は手間がかかりますが紛失しにくく探しやすいです。
クリアファイルに入れるだけであれば短時間でファイリングできるものの紛失の可能性が高くなり探しにくさも増します。
それぞれの方法のメリット、デメリットをよく理解した上で、続けやすいファイリング方法を取り入れましょう。

2-4. 書類を電子化する

近年在宅勤務やテレワーク化が進み、書類の電子化の需要も高まっています。
書類をスキャンしてPDFで保存するだけで電子化できます。
電子化した書類は廃棄できるので、文書保管に膨大なスペースを割いたり有料のレンタルスペースを利用する必要もなくなります。
パソコンで検索するだけで簡単に書類を検索できるメリットもあります。
在宅勤務であっても出張中であっても、保管場所に行かずに必要書類をチェックできるため、作業効率が大幅にアップします。
一部書類は電子化の際は法律で定められた条件を満たさなければならないのであらかじめよく確認してください。

3. 文書を分類する際のポイント

ファイル 運ぶ女性

文書を分類する際のポイントを4つ紹介します。
適切な分類を心がけ、作業効率の向上につなげましょう。

3-1. ルールを周知する

廃棄や一時保管、分類など、文書管理についてのルールを周知しましょう。
一部の従業員だけが知っている状態では結局整理されず、ルールを知る従業員の負担が増えてしまいます。
別の従業員が廃棄、紛失してしまうことにもつながり、文書管理をした意味がありません。
分類方法は従業員で話し合い、より多くの人が使いやすいと感じる方法を選択しましょう。

3-2. 定期的に確認する

書類の整理は一度終えたら終わりではありません。次々新しい書類が増え、その分古い書類も増えていきます。
継続して書類の分類を続けられるよう、効率的でわかりやすい分類方法を選ぶことが大切です。
定期的に書類の管理方法を確認し合い、問題なく管理できているか、改善点はあるかなどをチェックしてください。
確認時にルールを変更する必要がある場合は新しいルールを周知することも忘れないようにしましょう。

3-3. 細分化しすぎない

書類を分類する際は分類しすぎないことを意識してください。
細分化しすぎることでかえって探しにくくなったり、ファイリングに手間がかかったりデメリットが増えてしまいます。
バインダーなどに書類をとじている場合は細分化した分必要なバインダーの数も多くなり、余計なコストやスペースが必要になります。
大まかな分類の次に中くらいの分類、さらに細かい分類と、三段階程度の分類に留めておくと保管も検索もしやすいです。

3-4. 文書管理の法律を確認する

文書管理にはさまざまな法律の知識も必要です。
法定保存文書は定められた期間は必ず保管していなければなりません。
株主総会議事録や取締役会議事録などは10年間の保存が定められており、一方で健康保険や厚生年金保険の書類は2年間です。書類の内容によって保管期間が違うため、誤って廃棄しないように気をつけましょう。
帳簿や請求書、領収書などは電子化できないケースもあります。法人税法、会社法、商法などを確認し、電子化して問題ない書類か判断してください。

4. 文書管理を効率化して業務をもっとスムーズに

書類 保管場所

文書管理を進める必要性と実際の分類方法、分類のポイントについて解説しました。
書類を適当に管理しているとスペースが圧迫されるだけでなく作業効率の低下、紛失の可能性も高めてしいまいます。
効率的な作業をおこなうためにも書類の適切な分類を進めましょう。
紙の書類の保管が煩わしい場合は電子化という方法もあります。文書管理システムを導入することもおすすめです。

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